现代信息技术对企业档案管理的影响及对策

陈晨

摘要：信息时代的到来为我国社会经济各方面的发展提供了源源不断的动力。对于企业来说，信息化的管理手段也是日常管理工作中必不可少的应用。企业档案管理对提高企业的整体经营水平，整合利用各项资源具有重要作用，信息技术推动了企业档案管理走向现代化和信息化。在这个背景下，企业档案管理不仅能够利用多项信息技术来实现信息的传输和共享，还能够形成统一的档案体系，促进企业信息资源的有效流通，大大推动了企业的发展。当然，企业档案的信息化虽然具有不可忽视的积极影响，也存在一定的消极影响。因此，企业在档案管理的工作中需要利用信息技术的优势来为企业的发展提供动力，同时也要与时俱进，努力提高企业档案管理的水平。

关键词：现代信息技术；企业档案管理；积极和消极影响；对策

中图分类号：G270文献标识码：A文章编号：1009-5349（2016）01-0183-02

信息技术的发展大大提高了各种电子资料的利用效率，促进了信息的流通和共享。在企业的档案管理中，信息技术能够将企业日常的工作资料转换成电子文档，方便企业的应用和管理，提高了企业日常工作的效率。企业各个部门之间可以随时实现信息的共享，同时还有利于企业和社会之间的联系，方便外界了解该企业。企业的档案管理工作对企业本身具有重要的意义，它记录了企业从建立到发展的各项重大事件，反映了企业发展的轨迹，是企业以后发展路线的重要参考。在现代信息技术的潮流中，企业档案管理需要与时俱进，跟随时代的步伐实现档案管理的电子化和信息化。在这个过程中，企业档案管理工作可能会面临某些问题，需要企业能够发挥信息技术的优势，消除其可能带来的不良影响，提高档案管理的效率和水平，为企业发展提供良好的动力。

一、企业档案管理信息化的双向作用

1.企业档案管理信息化的有利作用

第一，企业档案管理的信息化改变了传统的纸质档案文本管理方式，档案管理更加智能，档案资料利用效率更高，并且利用的范围和对象更广。当前任何企业的日常工作都离不开计算机，档案管理也在计算机的普及下改变了其以往的管理形态。通过计算机和档案管理软件可以对档案资料进行编辑和存储，记录档案利用情况。第二，企业在档案资源的开发利用中可以通过信息技术破除时间和空间的限制，拓宽档案资源的利用范围，整合可以利用的各项有效资源，并且具有非常高的效率。企业的领导可以随时调阅电子档案来制定企业发展方案；企业部门可以通过信息化的资料来有效率地安排日常工作；部门之间也可以随时随地实现档案资料的共享和研究。第三，档案管理工作从其性质来看是有关文本的整理工作，具有较高的复杂性，而利用信息技术可以方便档案的管理。电子化的档案材料可以根据企业的需要实现各式各样的功能，方便了档案的检索和整合等。同时，现代信息技术允许企业建立自身的资料库，所有的档案能够在资料库中得以保存和利用，还能够建立各种档案目录，方便档案资料的输入对比和输出利用。第四，企业档案的信息化能够提高档案管理工作各个环节的效率。企业的电子档案库能够根据企业自身的需求将资料进行分类整理，企业人员可以通过快速筛选检阅任何想要利用的资料。档案管理工作不再仅仅服务于企业的日常工作，还成为了企业提高管理效率的战略任务。企业优秀的档案管理水平也是企业形象的重要保障。

2.企业档案管理信息化的问题分析

第一，虽然我国企业进入到了信息化的时代，但是要改变传统的档案管理方式还需要一定的适应过程。传统的档案管理都是通过档案资料室的方式进行的，很多管理人员已经适应了纸质文本的管理，在利用计算机来进行电子档案的整理时还不能良好地适应。在现代化的管理方式和理念下，传统的管理理念必然会与之冲突。因此企业要努力改变这一现状，改革档案管理方式，提高档案资料的利用效率，增强档案管理能力，提高档案管理的水平。第二，企业档案管理的信息化必然要求改变以往传统的纸质文本等传统的管理方式，将档案材料以电子化的形式储存在计算机当中，这样可以方便资料的整理和共享。但是由于以往的纸质文本数量较多，完全将其电子化需要耗费大量的人力物力，而且网络风险较大，机密的档案资料可能面临着泄漏的危险。第三，企业档案管理的信息化需要企业引进先进的电子信息技术和设备。首先企业要准备大量的资金用于购买计算机和档案储存设备，这对于企业来说是一笔重大的资金支出。同时在运用其进行档案管理的时候要花费一定的费用来对设备进行维护，更新管理软件。另外，虽然现代信息技术具有其很强的优势，但是仍然会出现漏洞，某些情况下某企业的机密档案材料可能会被窃取而泄漏，给企业带来严重的损失。第四，电子化的档案资料需要经常进行备份，如果出现突然断电的情况或者计算机故障，之前的工作可能因此而变得毫无价值。企业要专门配备相关的技术人才，增加了企业的人力成本和财务成本。

二、完善企业档案管理信息化的对策

第一，要改革企业档案管理思路和方式，引进先进的管理理念，提高档案管理工作的活力，拓宽档案管理工作空间。企业档案管理工作要采用现代化的思路和方式，引进先进的管理技术，提高档案管理工作各个环节的效率，整体上转变传统的档案管理方式。在现代化的企业经营管理潮流中，企业需要对各方面的管理工作进行改革创新，跟上时代的步伐，提高管理的质量。档案管理工作虽然非企业日常的业务性工作，但是其对于企业本身的发展来说是至关重要的，需要企业认真对待，实现现代化的管理。具体来说，企业首先要明确档案管理方式改革的思路和方向，结合企业本身实际情况，制定出符合企业长远发展的档案管理方针，确保档案管理工作成为企业日常重要工作任务之一。其次，企业要积极学习和吸收先进的档案管理经验，采用现代化的管理技术，规范档案管理条例，保证档案管理工作能在先进理念的指导下稳步开展。

第二，要将企业档案管理工作常态化，制定科学合理的管理标准并严格监督实施。任何一家企业在当今时代都面临着档案管理信息化的任务，但是要实现档案管理信息化的目标并不是短时间内能够完成的，需要企业在日常工作中不断总结和反思，积累管理经验，制定合理的管理条例，安排合适的管理人员。因此，企业在日常档案管理工作中要制定出详细的管理方案，确保每个环节都能够提高档案管理的效益。这就要求企业完善管理机制，统一档案管理任务标准，采取有效的管理方案来，明确管理责任，确保管理的每一个流程都能够清晰明了，从而提高档案管理工作整体的效率和质量。对于工作中的疏忽现象要给予相应的处罚，提高管理人员对档案管理工作的重视度。

第三，要加大对技术设备的投入，完善档案管理的硬件设施。企业档案管理的现代化不仅需要先进的管理理念，还要加大资金投入，积极引进先进的管理技术和设施。很多企业认为档案管理工作通过手工就可以完成，忽视了信息技术在档案管理中的重要作用，这样就降低了档案管理的效率，不利于企业长远发展。有些企业虽然前期配备了先进的设备，但是在日常工作中没有进行良好的维护，后期维修工作不到位，导致设备老化，计算机和其他时常出现故障。因此，企业在日常的档案管理工作中要有良好的设备维护意识，及时更新管理系统，更换老旧设备，组织合格的设备管理人员定期对设备进行维护。同时企业要加强对档案管理人员的培训，提高其技术能力和管理能力，为档案管理工作的正常开展提供良好的技术和硬件保障。第四，企业除了要从理念和技术上进行改革和创新外，还要从人员素质方面着手，提高档案管理质量。先进的管理理念需要以优秀的人才作为载体，这就要求企业能够通过完善的培养体系来保障管理人员具备有关的能力。企业档案管理人员除了要具备档案管理相关的业务素质外，还要掌握与之有关的信息技术，能够利用现代化的技术设备快速有效的完成档案管理工作。因此，企业要在档案管理人员招聘时严把关，在日常的管理工作中要定期组织相关的讲座，随时监督管理人员的工作情况。要制定严格的管理条例，确保管理人员在工作中遇到问题时能够及时向企业汇报。另外，企业还要加强各部门和各人员之间的交流和沟通，避免档案管理人员只重视某一类档案而忽视了其他类型的档案工作。

三、结语

本文首先说明了企业档案管理信息化的必然趋势，然后说明了企业档案管理信息化的双向作用，最后提出了完善企业档案管理信息化的对策。在企业的档案管理中，信息技术能够将企业日常的工作资料转换成电子文档，方便企业的应用和管理，提高了企业日常工作的效率。企业档案管理的信息化改变了传统的纸质档案文本管理方式，档案管理更加智能，档案资料利用效率更高，并且利用的范围和对象更广。但是传统的档案管理都是通过档案资料室的方式进行的，很多管理人员已经适应了纸质文本的管理，在利用计算机来进行电子档案的整理时还不能良好的适应。在现代化的管理方式和理念下，传统的管理理念必然会与之冲突。要改革企业档案管理思路和方式，引进先进的管理理念，提高档案管理工作的活力。

责任编辑：张丽