基于知识管理的高校档案管理研究

潘建华

[摘要]随着社会经济的发展和教育水平的提高，国家的综合国力竞争发展演变成更高层次的知识竞争。而在知识经济时代，高校作为知识创造和知识传授的主要来源之一，已然成为我国社会人才的主要培养基地，有必要将知识管理的管理理念和管理方式运用到高校管理中。高校档案作为高校管理的重要内容，同样面临着新的形势和新的挑战。本文将从当前高校档案管理工作存在的问题出发，分析知识管理对于高校档案管理的重要意义，并且基于知识管理对如何有效做好高校档案的管理提出相应对策。

[关键词]知识管理；高校；档案管理

[中图分类号]G640 [文献标识码]A [文章编号]1671-5918（2016）06-0035-02

引言

高校档案管理是高校从事学校各项事务的管理活动中所形成的具有不同表现形式的历史记录，像纸质文件、声音、图像等信息和资料，为学校以后活动和发展提供历史参考依据。高校的档案管理工作是高校进行管理的基础，对于高校的其他管理工作具有不可替代的作用。然而，当前很多高校档案管理还是以实体档案管理和信息档案管理为主，以文件和计算机技术为主要表现形式，但是这种管理模式在高校实践应用过程中效果并不明显，难以适应高校的发展要求。知识管理通过将系统内知识进行循环应用促进知识的再生，在高校档案的管理工作中能够有效满足广大师生以及学校事务的需求，推进高校的传统档案管理向现代知识管理转变，做好高校档案管理以及整体的学校管理水平。

一、高校档案管理工作中存在的问题

（一）高校档案管理工作的滞后性

随着高校对于信息化建设的更加重视，高校在档案保存方面也呈现出多种形式，不仅包含了传统的书面纸质档案，当然，更多的是电子信息档案。档案信息载体的多样性对于高校的档案管理提出了更高的要求——如何更好地这些多样性的档案信息载体进行有效管理。但是，在很多高校的档案管理中，还存在着滞后性，没有对多种形式的档案进行整理和分类，造成了很多原始档案文件的流失，使得实际的高校档案管理工作效果并不理想。

（二）高校档案的管理意识不强

当前，高校的档案管理工作主要内容还是对文件材料的简单分类和归档，由于当前高校档案管理工作没有得到足够的重视，档案管理工作人员没有从思想上高度重视高校档案，对档案的管理专业技术方面也没有得到提高，这就使得高校的档案管理会经常因为归档不及时或者是存放位置的错误使得资料文件出现积压，电子文件和多媒体信息没有按照要求完整和及时进行归档，有时甚至还会出现文件资料丢失的情况。

二、高校档案应用知识管理的运用程序

（一）知识获取

获取知识是高校档案知识管理的第一步，高校的档案管理无论是从内还是对外只有不断获取新鲜知识、实用的知识才能提升高校档案知识化管理的水平。对于高校档案管理知识获取来说，一方面要吸收“实体”知识，包括教育部门的指示、高校教师的信息、教学条款等多种形式的档案；另一方面要吸收“隐性”知识，像可以通过观察、模仿和沟通交流对高校教师的思维模式、教学特点等进行通过实体的形式和状态进行保存，丰富档案内容储备。

（二）知识共享

在高校档案知识管理中，知识共享可以说是知识管理中最为重要的流程。知识的共享可以先从档案的内部分布进行知识和信息实践开始，逐步累积和转化，可以将高校档案管理的范围从档案部门扩大到整个学校。档案管理部门可以让管理人员将所掌握的知识和经验个大家实现知识共享，进一步加深档案知识的积累。

（三）知识存储

高校的档案管理需要对档案资料文件进行存储，由于资料信息具有海量数据，档案管理对于海量数据信息不可能完全进行“消化”，因而需要有选择地对数据信息进行筛选。高校档案管理可以对有保留和存储价值的资料和文件进行保留，是作为永久保存、长期保存还是短期保存需要通过知识存量分析做出决策，建立知识标准化存档。像有的教学公开课，可以进行过程实录，制作成档案文件，为以后教师学习和培训提供样本。

三、基于知识管理提高高校档案管理能力的策略

当前，知识管理已然成为我国高校档案管理工作的发展趋势，知识管理在高校档案管理过程中的逐步推广运用将会极大提升我国高校的档案管理能力，满足高校教学和学生以及社会人士的需求。以下将基于知识管理，对如何提高高校档案管理能力提出相关策略：

（一）建立良好的高校档案组织文化

高校档案知识管理的主要工作是通过档案管理人员完成的，因此，高校档案管理人员要通过不断学习和积累经验，吸收和获取新知识，利用学校现有的资源和条件，建立良好的高校档案组织文化。在高校档案管理的过程中，档案管理人员需要将自身工作和集体工作进行有机结合，在为高校档案建设和管理的奉献中也能够获得更多的学习机会，有利于加强彼此的合作交流，从而促进档案知识的更新。同时，高校也要为档案管理人员提供更好的知识共享平台，为高校档案管理人员知识管理技能的提高创造良好的条件。

比如说，可以通过利用网络技术，让高校档案管理人员能够在电脑或者手机上能够实现档案知识的实时信息共享，像档案管理人员可以建立微信群，对于高校接收的上级通知、学术交流活动、高校艺术大赛等活动信息在微信群以图片或者是手机办公软件形式等进行发布，从而让高校档案管理人员在准备活动或者活动总结能够有参考依据。

（二）构建高校档案知识管理信息系统

知识管理的目标是为了更好提供服务，构建高校知识管理信息系统则能够将学校的各部门、各班级的档案创新成果进行分享交流，降低知识管理成本。

高校可以建立基于知识管理的档案库，将学校内的教师和学生档案信息、学校资金规模、学校部门介绍、学校重要活动通知等可以通过模式识别、优化算法和人工智能的方式对高校各类档案信息和知识进行保存，并且借助校园网减少部门层级之间、不同部门之间的档案分类工作，有效融合其他信息资源。在高校的档案知识管理中，要充分利用档案知识，对其潜在的价值进行充分挖掘而后再转化成教学资源。高校作为知识产生和汇聚的重要“源泉”，为学生和教师学习和掌握各种知识信息打下了坚实的基础。知识管理对于档案的要求就是要充分开放，让更多的学生和老师通过档案的内容和知识提升自身的教学水平和学习能力，更好地位广大的教师和学生提供服务。同时，对于档案知识还要及时进行更新优化，实现档案内容的二次利用，构建更为齐全的高校档案知识管理信息系统。

（三）推进高校档案知识管理服务升级

在高校档案的知识管理过程中，不仅要加强档案服务系统的建设，还要进一步提升高校档案管理人员的管理水平。档案管理人员的素质直接影响到高校档案管理工作的质量和效率，因此，必须要加强高校档案管理人员的建设，提高高校档案知识管理服务水平。

高校的档案管理工作随着科学技术的发展也相应提出了更高的要求，为了适应档案管理知识的需求，档案的知识管理的形式也在不断发生变化。高校的核心竞争力在于教师的教学专业素养的提升，在对档案知识管理的过程中，要结合管理形式的变化不断进行创新。尽管知识本身并不能创造价值，但是通过档案的知识创新，能够进一步拓宽原有档案的视野，融入主观能动性，使得档案管理能够焕发出新的“生命力”。

结语

综上所述，当前高校的檔案管理工作还存在着一定的问题，像管理方式落后、服务水平低下、管理意识不强等，严重影响了高校档案管理工作的发展。因此，必须要通过知识管理在高校档案管理的应用，改变过去传统的档案管理方式，提升高校档案管理人员管理素养和管理技术，结合高校档案管理的特点，实现高校档案管理工作的更大跨越。

（责任编辑：章樊）