石油企业实物档案管理方式分析

杨海燕

摘 要：随着石油企业在现代社会的不断发展，石油企业对于企业内部的档案管理也提出了更高的要求，在进行档案管理的过程中，必须着重加强对实物档案的管理，这是因为实物档案容易受到环境的影响，为了将有价值的实物档案进行系统的分类和管理，必须对实物档案的管理方法进行探讨，促进实物档案管理的现代化进程。本文将针对石油企业实物档案中的荣誉档案的整理进行分析，阐述了在整理过程中必须遵循的原则和规范，从而提高档案管理的规范化。

关键词：石油企业；实物档案；管理方式

石油企业作为重要的经济支柱，在进行生产运作过程中，离不开对于企业的有效管理，而作为企业管理中最基础的部分，档案管理显得尤为重要，它能对企业的日常运行进行系统全面的记录，保证企业资料的真实全面性[1]。石油企业的实物档案是档案管理最重要的内容，主要包括荣誉实物档案，通常具有真实性、原始性、直观性等特点，充分反应出了石油公司各项活动的历史纪录、反映了企业的发展史和荣誉史。由于实物档案的种类较多、性质具有差异，因此在实际的管理中存在着很多问题，造成了实物档案管理的不便。为了进一步凸显石油企业实物档案的价值，本文将在分析问题的基础上，着重对石油企业荣誉档案的管理进行深入的探讨和研究，以转变企业实物档案管理方式，为企业发展奠定坚实的基础。

一、石油企业实物档案管理的特点和管理方式分析

石油企业实物档案管理以荣誉档案管理为中心，主要包括对企业中团体或个人获得的具有保存价值和意义的荣誉证书进行管理，它不仅是企业团体和个人事业成功的见证，还是企业精神价值的体现，能够真实记录和反映企业的活动和经营原则，为了实现实物档案的有效管理，必须进行实物档案的统一集中管理，在完善实物档案收集管理的基础上，开展实物档案管理工作，从而充分发挥实物档案资源的价值和作用[2]。

（一）实物档案规范化管理的原则

石油企业在进行实物档案管理时，为了充分发挥其作用，必须遵循以下基本原则，在遵循有效原则的基础上，才能进行档案的有效管理。管理原则有以下几点：1.外观整齐，保持一致；2.进行档案管理编号时保持编号与实物的一一对应，便于归档和后期查阅[3]；3.保存的实物档案需要附着一定的原始材料，比如进行荣誉档案时，要有相应的照片，照片的编号也要与实物档案编号也要保持一致，保证材料在上传过程中的一致性。

（二）石油企业实物档案管理的具体整理过程分析

实物档案和企业其他档案一样，在进行整理的过程中必须遵循档案之间的历史联系和内在逻辑关系，形成档案管理的规范化和系统化，从而在一定程度上反映出石油企业经营活动的真实面貌，并简化了其利用的过程，提高了其使用效率[4]。同时，企业实物管理又具有区别于其他档案管理的特征，由于其存在是以实物为载体，集文书和物品于一体，因此在进行实物的管理中，必须探讨出一条适合石油企业实物管理的方法，从而实现实物档案管理的优化管理。其具体的管理过程主要按照以下程序进行：收集实物资料—按照管理标准进行分类—以件为单位逐个编制归档号—编制好实物分类分类—将分类目录与相应的实物标签进行对应，将其置于实物明显部位进行标记。在进行主要步骤的归类整理后进行程序分析：进行归档号的整理时既可以按照年度顺序，也可以按照载体形式的不同进行编号整理，其主要目的在于方便管理，提高归档速度和使用效率，加快建设现代化档案管理步伐。

（三）对实物档案进行保管和利用分析

主要对实物档案中的荣誉档案进行管理分析。在具体的保存管理过程中，由于荣誉档案的形式多样、软硬兼备，因此必须区别于一般的文书档案，将其陈列在直观易见，便于放取，又能有效防潮、防鼠、防火等适合奖杯等物件适合的地方。在摆放的方式上也存在一定的差别，比如奖杯，一般以竖放为宜，锦旗则尽量折叠成基本相同的尺寸放入柜中，而对于奖状、奖章和证书类，应该竖放在柜架上或平放在柜架中。综上，在进行荣誉档案的管理时要充分考虑其特殊性，既要使其便于管理和查阅，又要保证其不被损坏，提高其价值利用率。

二、加强对石油企业实物档案的电子化管理，促进信息化发展

随着社会科学的不断发展和社会的进步，企业在进行实物档案管理时也需要进行一定的变革和方式的转变，在吸取传统优秀管理方式的基础上，借鉴现代先进管理理念和技术，促进石油企业实物档案管理的科学化和规范化。其中最重要的一个特征是实现石油企业实物档案的电子化管理，从而提高档案管理工作为企业、为社会服务的能力。

一般的企业档案能够以电子文件的形式进行信息化处理，不仅能够延长相应档案的存在时间，还能有效提高档案的利用价值，提高工作效率，为企业发展提供了更为坚实的信息管理基础[5]。但是对于实物档案的管理，还存在一定的障碍，如果提高实物档案的管理价值，提高其管理效率成为了相关部门最值得关注的问题。现阶段，对于承载载体各异的实物档案，最好的方式是利用数码相机进行拍照存档，从而对照片进行相应的归档整理，并实现照片和实物的一一对应，从而形成一套完整的电子照片档案。这种实物档案电子化的方式一方面增强了实物档案的感染力，提供了方便快捷的利用方式，另一方面，双重保障在电子文档的基础上也加强了对档案原件的保障，真正实现了实物档案的有效管理。

三、对石油企业实物档案实现电子化管理的意义分析

现阶段，石油企业实行实物档案电子化管理具有非常重要的时代意义，本文将在分析电子化管理的意义的基础上，进行实物档案管理的改革，并对今后石油企业实物档案的现代化管理方式进行了前景展望。

（一）实物档案电子化管理能够充分提高档案的利用价值

档案价值主要体现在企业对其的利用率的高低，实物档案在进行电子化管理前，由于实物的存在形式多样，在实际操作中无法进行有效的利用，获取过程较为复杂，因此，其利用效率受到了极大的影响，降低了实物档案的利用率。在实现实物档案电子化管理后，实物档案多以图片的形式呈现，通过图片可以清晰的获取实物档案所传达的信息，并将其通过计算机进行细节的呈现，从而使人们获取信息更加方便，从而提高了实物档案管理的利用率。

（二）实物档案电子化管理的实现方便了对实物档案的管理

实物档案由于其存在形式的多样性，使其在实际的管理操作中面临着许多亟待解决的问题，不仅降低了实物档案的利用率，也加大了人力物力财力的投入，不利于企业的整体管理。实现电子化管理后，实物档案多以电子形式呈现，在科技的投入下能够实现实物档案的电子管理，只需将实物档案的信息进行扫描和拍照就能将其进行系统全面的收集，并进行相应的归类，从而方便了实物档案的查阅和使用。

（三）实物档案电子化管理的实现能够对重要的实物档案进行有效的保护

在石油企业的企业管理中，档案管理是一项非常重要的工作，尤其对于有价值的实物管理。目前，石油企业存在的实物档案对形式广泛，有各种材质，有的档案由于年代比较久远，期间会经过不断的查阅和使用，在保存中出现了不同的磨损。因此，传统的档案管理模式已经不能适应实物档案的管理了，但是实物档案信息化的实现很好的解决了这个问题。在各种技术手段的支持下，石油公司的实物档案能过通过扫描、拍照等方式将信息录入到档案系统中，进行相应的整合和归纳，从而为石油公司的档案综合利用提供了基础数据，既解决了对实物档案的保护问题，也提高了档案管理的利用率，提高了档案管理的价值。

四、结束语

随着石油企业不断的发展和生产规模的扩大，石油企业档案信息的管理也得到了极大的重视，在企业发展中发挥了重要价值。为了顺应档案信息化发展趋势，石油企业在进行实物档案管理时，必须要求相关人员转变传统思想观念，加强自身的技术创新，促进实物档案管理电子化和信息化，改变实物档案存在形式，从而充分发挥实物档案的作用和价值，提高其利用率，进一步促进石油企业的发展。

参考文献：

[1]郭东升.论实物档案的形成与收集[J].上海档案，2007（07）.

[2]张建英.浅谈化工企业实物档案的管理[J].内蒙古石油化工，2014（22）.

[3]田军涛.实物档案技术保护的实践与探索[J].黑龙江史志，2015（05）.

[4]张秀清.实物档案的管理与利用[J].科学中国人，2015（33）.

[5]部闫若.改革开放以来实物档案研究述评[J].新课程（下），2015（10）.