浅谈电子档案工作存在的问题与对策

托尔逊古丽

摘 要 近年来塔城地区人社局电子档案建设工作逐步开展，已完成一定数量的档案目录数字化和档案全文数字化工作。但从地区范围来看，塔城地区人社局电子档案工作还处于低水平阶段。虽然取得了一点成绩，积累了一些经验，同时又有在实际工作中出现了诸多问题与困难。

关键词 浅谈 电子档案 问题

中图分类号：G276 文献标识码：A

1电子档案管理建设存在的主要问题

1.1档案事业经费投入不足，长期欠账

由于塔城地区所处地理环境特殊，经济发展与区内地州相比十分滞后，地区间发展不平衡，财力严重不足，用于开展档案事业建设的专项经费没有列入当地财政预算，只是人头经费，加之领导对档案工作的重视度不够，在档案工作上长期欠账，开展档案工作所需经费常常是用一点要一点，绝大部分单位档案经费仅限用于购买每年归档所需档案盒等一些档案装具。

1.2人员少，机构设置不完善，办公场所拥挤

一是定编少，没有相应的岗位，现有的人员无法正常开展业务工作；二是基层单位办公场所拥挤，档案室和办公室同在一室的现象普遍存在。

1.3电子档案管理困难

由于电子文件具有较多的格式和依托众多的软件这一特点，目前产生的电子文件种类复杂、文件格式多样，高达数十种。因不同背景和作用生成的电子文件，在收集、保管和利用方面与纸质文件的收集、保管和利用方法迥然不同。

1.4档案工作队伍不稳定，人员更换频繁

从历年统计数据看，在工作中所需的既懂信息技术又懂档案专业的人才十分缺乏，从事档案工作满5年以上的不足一半，有的单位甚至一年一换。从专业结构上看，现有的档案专业人员中档案专业毕业且从事档案专业工作的不足5人。

2解决电子档案管理建设中存在问题的对策

2.1争取领导支持是落实档案工作所需经费的根本

塔城地区电子档案工作如何开展，经费投入是关键性因素。决策经费投入的权利集中于各级工作部门的领导，要使电子档案工作得到一个适宜的经费保证，各级主管部门领导的决策无疑是关键性因素。因此，如何影响领导的决策，这是我们搞好电子档案工作必须面对的课题。

影响决策的关键因素是决策者对决策对象的认知和意识，因此，要影响领导对档案工作的决策，从影响领导对档案工作的各项法律、规定、要求等内容的认知和对档案工作具体情况的了解方面入手应发是可行的和有效的。由此笔者认为应该从一下两方面去做工作：

首先，各级档案部门、各单位要紧紧抓住2015年自治区党委办公厅、自治区人民政府办公厅印发的《关于加强和改进新形势下档案工作的实施意见》（以下简称《意见》），要通过向领导宣传和沟通让领导明确推进电子文件管理工作是《意见》中档案工作的要求，是必须要贯彻落实的、要纳入当地国民经济发展规划的一项长期的工作，资金投入必须纳入全盘体制管理，是长远的、持续的投入；其次，人事系统档案部门主动要求、及时地向领导汇报电子文件管理工作的具体情况、进展、所遇到的问题和困难，让领导掌握目前电子文件管理工作的实际情况，尤其是急需解决的问题，由此才能够使领导在经费安排决策时，能够将可能的经费安排到电子文件管理工作最需要的地方，避免决策的不准确而造成的工作被动和资金的浪费，从而使电子文件管理工作的开展达到高效、优质、科学的预期目标。

另外，不容忽视的是，作为档案工作部门还要用勤奋和创造性的工作和优良的工作业绩赢得领导的信任与支持。

2.2完善机构才能让电子文件管理工作纳入正轨，保证该项工作所需的人、财、物

建设数字化档案室已是今后信息化发展的必然趋势，电子文件管理工作应该是一个长期的常规化的行为，只有将电子管理工作纳入工作管理机制，建立必要的工作机构，完善工作运行机制，把电子文件管理装进工作机构这只“笼子”里，纳入例行的工作计划，步入正常的工作程序，才能使开展电子文件管理工作所需的人、财、物有保障。

2.3发挥档案行政主管部门的主导作用，做好电子文件管理的顶层设计，以根本上解决电子档案格式混乱和难以管理的技术问题

作为全地区档案主管部门的地区档案局应充分发挥主导作用，承担起作为全地区电子文件管理整体规划和统一规范顶层设计这一责任。通过制定和推行地区电子档案技术规范和电子文件格式标准，让新产生的电子文件达到规范化的目标，纠正目前电子文件格式混乱的现状。

2.4通过把好人员入口关、加强人员培训工作、落实人员相应待遇等来解决人员不稳定问题

一是把好干部的“入口关”、“使用关”。电子档案管理是一项专业性很强的工作，不是随便任何人都可以胜任的。因此，把好干部入口关既是电子档案工作的需要，也是稳定档案干部的必须；二是应注重档案干部的继续教育。电子档案管理不仅是一项全新工作，而且是一项技术发展和进步速度较快的工作。档案干部要持续胜任工作要求，必须不断补充新知识和学习新技能，这一过程是持续的，不间断的。因此，档案部门重视和加强档案干部的继续教育不仅是必须的，也是必要的，而且这项工作应该是一个长期的，持续性的工作，不可能是一劳永逸的；三是落实干部适宜的待遇。让付出和待遇相匹配，用适当的待遇留住人。

电子档案管理工作是一项专业性强、创造性强、基础性强、持续性强的工作，这项工作的付出应该有相应的回报，这是留住人的必不可少的因素。作为档案工作部门首先应当了解电子档案管理人员的工作性质和劳动付出，积极落实这项工作人员的相应待遇，并为他们创造晋升的空间，激发他们工作的积极性。

作为电子档案管理工作的组织者和管理者，单位领导还应从政治上、生活上关心、爱护干部，让他们体验到组织的关怀，增强干好工作的信心和动力。同时，也需要加强干部的思想教育，让他们树立崇高的职业道德责任感，树立为国存史、为党管档的政治责任感，自觉履行职责、不辱使命，干一行爱一行，通过自己的扎实工作和勤奋努力，来实现自己的人生价值和追求。