论技工院校的人事档案管理

摘 要： 对于技工院校来说，人事档案管理工作是档案建设、以及各项业务工作的基础之一，它影响着学校人事管理工作。人事档案的资料能够为学校人事管理提供重要的依据和条件，是组织人事工作政策要求的具体表现。但现时许多技工院校的人事档案管理管理系统不完善，管理模式单一、人员专业管理水平及信息化程度参差等问题。本论文在深入研究当前院校人事档案管理特点的基础上，提出一种适用于院校人事档案管理借鉴思路。

关键词：院校 人事档案 管理

中图分类号：G271 文献标识码：A 文章编号：1003-9082（2016）05-0030-01

随着我国改革开放市场经济高速发展，社会对于各类人才的需求不断增加，推动了我国的技工教育事业发展。技工教育改革不断向前奔跑，如何更好地做好人力资源规划工作，人事档案管理制度改革就显得尤为重要。中国建立人事档案制度成型至今几十年的事情，但很多技工院校并不重视人事档案的管理，这与现阶段技校的发展形势、社会市场大环境要求相当不吻合。因此，人事档案管理工作进行进一步完善与改革，这样才有利于促进学校人事管理工作以及学校长期健康发展。

一、人事档案管理重要性

1.人事档案对人事管理工作的重要意义

人事档案管理是否完善与健全，能有效地保护和利用档案，将直接影响着学校人事管理工作的成效。众所周知，人才储备是每个企业或单位的人力资源工作的重中之重，拥有一定数量与质量的人才，令需求量、质量与拥有量之间是否取得平衡，它直接影响着整个单位的发展战略对策与目标。人事档案对学校人员岗位的变动提供指导作用。学校通过建立与完善自身档案管理体系，在对学校人员进行管理及任用提拔的过程中，从人事档案管理体系获取整套科学完整的信息，它不仅能为领导决策作引导，而且为教学、科研等提供可靠相关信息，从而更好地开展指导学校的人事管理工作，员工个人得到相对公平发展的机会的同时，学校也将得到更好的改革和发展。因此，我们如何将人事档案管理的利用效率最大化、人事档案管理的价值进一步提升做好工作，更好地为院校管理未来发展打好基础。

2.人事档案管理在人力资源的重要性

人事档案是人事部门在招取录用，调配、培训、考核、奖惩、选拔和任用等工作中形成的有关职工个人经历、品德作风、业务水平、工作表现，以及工作变动情况的文件材料，一本完整的人事档案材料可以历史地、全面性地作为考察个人的依据，反映了其精神面貌，各项特长等，人事部门要根据档案真实材料的反映，做到知人善用、选贤举能。通过建立健全的人事档案管理体系，学校便可从人事档案中的信息，可更快、更准确、更加合理地对学校人员进行调动、任免以及晋升等，为学校人事管理工作开展提供了非常有利的条件。做好人力资源管理工作也就间接影响着学校发展的战略目标。

3.人事档案作为个人发展的作用

个人发展也是学校未来的发展，必须让员工有一个归属感，学校才能够有更长远的战略目标。随着时代的转变，人的观念也在不断改变，每个人越来越能够清楚地认清自身所追求的目标。一个完善、健全的人事档案管理体系，也就是更好地保护了个人档案，也就保障了个人利益。人事档案包含学校人员之前的任职经历、本人相关的社会关系情况等，谱写着个人的历史，并在不斷地进行补充新的材料，人事档案会伴随着人的一生。学校可根据各人的全面情况，做出最好适合学校以及人个发展的人事规划。只有员工感受到其发展的道路是按自身所规划去走，便能更好地留住员工，学校也更好地留下人才，就现阶段来说，院校对于人事档案管理工作也开始逐步重视，很多院校通过建立人事档案体系，使学校内部的人事工作更加顺畅与高效，从而促进学校和个人的共同发展。

4.做好人事档案管理是人事管理工作的职责之一

人事档案必须统一由人事部门管理，如何对全校的人事档案实行统一管理，统一监督指导直接影响着单位及员工个人的发展，人事档案和人事管理工作是密不可分的。由人事部门管理人事档案是事半功倍，因为人事部门本身便从事着人事管理工作，大部份的个人信息、形成材料，都来自于人事部门，通过查阅档案，能够更准确地发现档案中是否存在问题并及时作出更正，这对人事管理工作起到很好规范和监督作用。

二、技校人事档案中存在问题

随着我国经济的不断发展，教育事业不断发展，各类人才的需求以及流动性都发生了很大变动，但人事档案管理与社会经济发展的速度并不一致。

1.院校人事档案管理意识淡薄

其一、随着学校的不断发展与人员队伍壮大，在编在职、流动人员增加，而没有一个健全的人事档案管理系统，学校便不能做到识才、用才、育才，便会给学校发展带来间接的影响。人事档案是人事管理工作的基础，也是学校进行人才资源挖掘的重要信息来源。充分地发挥人事档案管理的作用，更好地推进学校的发展与改革。

其二、不够重视人事档案管理工作，现时许多人事档案管理人员是兼职的管理人员，也未有完善的管理体系，而院校人员数量之多，材料量之大，类别的繁多，导致形成材料未能做到及时更新，也会影响查阅材料的准确性。

2.院校的人事档案管理体系不够完善

院校都建立了档案室及其管理的网络架构，但因为没有结合自身情况以及不重视的原因，导致人事档案管理的效力发挥不能起到应有的作用。现阶段，人事档案管理工作更处于新旧转替期，人事档案又一次进行大量的整理及改版，导致工作量非常大，以及要求更仔细，但院校内的档案管理体系仍沿袭于旧的档案管理模式，现应借此机会，去建立一个更适合自身情况的人事档案管理体系，使其能够更好地发挥人事档案管理的功能。

3.院校人事档案管理人员综合水平有待提高

人事档案不只是简单的归档，其中还包含了对各类材料的正确理解并合理归类，人事档案应把所有重要信息、收集的材料认真鉴别，属于归档的材料每一份都必须真实、完整、齐全，文字清楚，手续齐备，并在档案信息基础上形成系统的信息体系。

从事人事档案管理工作的工作人员必须经过一定的业务培训，才能具备更专业的知识和技能，现时许多从事这份工作的人员并没有经过系统的培训，而造成对档案管理工作及材料收集管理不善，不能够科学地整理，对假材料未能做到有效地鉴别，也不能严肃、认真地做好每一份材料的纪录，导致许多档案材料参差不齐，類别杂乱无章，严重影响了人事档案管理工作的水平。所以，进行定期的人事档案管理人员素质、档案管理水平培训是非常必要的。

4.院校人事档案管理模式单一化

信息化技术已飞速发展的年代，对于院校人事档案管理来说，信息化技术也应是人事档案管理的有效手段与新型服务模式。但现时许多院校档案查阅与信息录入仍采用人工方式来进行，档案室设备得不到更新，存放环境得不到改善，便会极大影响工作效率。院校人事档案工作量大，所包含的信息非常复杂，缺乏信息化管理手段让人事档案管理工作变得繁重。在保留纸质版的同时，我们应推进电子信息化管理进程，实行多元化管理模式，从而更有利于日后查阅及有效地保存。

5.外聘人员人事档案管理得不到重视

院校因单位体制的特殊性，人事关系由体制内和体制外人员共同组成，但外聘员工其档案一直没有形成一个相对固定的系统性管理，应该就外聘人员作出一套考核管理制度及人事制度，其中所形成的材料归档交由人才交流中心统一代管，这样，也能更有效地使外聘人员的价值发挥最大化，有效、主动、合理地控制外聘人员的流动性。

三、完善技校人事档案对策

1.完善人事档案管理功能，建立完善合理的管理架构

事业单位的人事制度改革使单位的人员比以往的流动性更大，实行换岗、轮岗现象，甚至人员调动的机率更高，以至于人事档案的记录和管理更应得到重视，个人的技能、特长、工资、及培训材料等应得到及时的更新，单位与单位之间进行调动，须保证档案材料的真实性，健全性，准确性，档案材料顺利流动和保管，在人事制度改革的制度下人事档案管理也能顺利转变新模式，发挥着它最大的参考价值。

其次，建立和完善人事档案室及其管理的网络架构，在建制、人员配置方面作全盘的考虑，使学校人事档案管理这一基础管理工作有效地实施。

2.建立专业型、技术型的人事档案管理队伍

人事档案管理人员除具备文书学、档案管理学、档案保护技术学外，特别要熟练掌握现代信息技术。善于应用信息技术，是档案信息化时代的要求。档案工作者需要有与时俱进的创新思维，以及用发展的眼光、发展的思维的能力，快速吸收时代发展中出现的新技术、新方法，并及时运用到人事档案管理工作中来，为档案的利用与发展提供全面的技术支持。此外，要普及计算机技术，对档案进行科学地整理、保管，改变过去以查阅案卷为主的单一档案利用模式，将传统的档案实体管理体系向现代档案信息管理利用新模式的方向发展。

综上所述，人事档案是学校的基础管理工作，人事档案管理工作影响着学校各项管理工作的开展。完善与改进学校人事档案管理有着重要意义。

参考文献

[1]邹焕贤.浅谈人事档案管理的重要性 [J] 中国新技术新产品.2010，（12）

[2]梁健平.论新时期档案信息资源的开发利用 [J]广东档案，2014，（01）

[3]周红.浅谈事业单位人事档案管理现状与改进策略[J].经营管理者.2012（14）

作者简介：梁文婷（1979.8-）肇庆市技师学院人事科科员，本科，思想政治助理讲师，从事人事相关工作近十年，其中负责完成院校在编员工、属下两间校办厂在编职工及退休人员的人事档案的材料归类、目录整理等。