水利规划设计单位科技档案管理的思考

邓纪文（江苏省水利勘测设计研究院有限公司，江苏扬州，22255112277）



水利规划设计单位科技档案管理的思考

邓纪文
（江苏省水利勘测设计研究院有限公司，江苏扬州，22255112277）

水利规划设计单位在长期的工程规划、设计、咨询中，积累了大量的工程资料、报告、图纸、计算书等技术档案和各类文书档案，具有一定的保存和利用价值。本文针对水利科技档案在管理和利用实践中存在的问题，就如何更好地实现水利科技档案的标准化管理，谈谈个人的体会与思考。

一、水利科技档案的作用和价值

1.对于水利规划设计单位来说，水利科技档案是从事水利科学研究的科技工作者的第一手信息资源，对科研事业的发展起着不可替代的作用。水利科技档案能够为水利单位的日常工作提供参考，是单位科学研究成果最具价值的体现。

2.水利科技档案是水利工程建设全过程原始、真实的记录，是进行工程竣工验收，鉴定工程质量、查明事故原因、追究事故责任的重要依据，又对工程建成投产后的管理、运行、维修养护、拆除重建、加固改造及扩建等工作的决策、设计起着重要的凭证和依据作用。在工程质量终身负责制的今天，档案的凭证作用更为重要。如果忽视档案管理，造成档案资料的残缺或不准确，将直接影响档案作用的发挥。水利工程“五不验收”中强调“档案不合格不验收”，加强水利科技档案管理，是工程建设与管理工作的重要内容。

二、水利科技档案收集、整理环节存在问题和解决策略

1.水利科技档案归档的内容

水利工程科技档案的管理要注意完整、准确、系统和科学，文件归档应从基础资料的收集着手。具体包括：上级批文、设计合同、协议、委托书、分包合同、查勘、调查报告；勘探、测量、试验成果；勘测任务书、外协技术资料；有关会议材料、招投标文件；地形图、用地红线图、选址报告及其他技术文件资料等。

可行性研究、初步设计阶段、施工图设计阶段的文件归档收集按照单位《质量管理体系文件》的要求，把相关需归档的工程设计文件和成果文件一一核对，接受并填写文件、资料归档清单。整理时把与质量管理有关的资料装订成一本质量管理记录，和其它档案一样分类、编目。

2.水利科技档案归档的方式、方法

归档工作是档案管理的重点。企业下达任务书时就应提出项目文件的归档要求，在检查项目进度和验收、鉴定项目成果时同时验收、鉴定项目文件的归档情况，最后进行项目总结时做好项目文件交接。在各种内部审核、质量评定中，凡应归档而未归档的产品一律不得参加质量评定，更不得评优，未定质量等级的项目不得计入产值，由技术质量处进行初评，实行一票否决。

一些中小型水利工程在工程结束后可一次性收集整理归档，对于规模大、投资大、周期长的大型水利工程，文件的归档按科研前期准备，设计、施工和竣工验收等几个阶段进行。

文件归档时要认真做好每本资料名称、日期、部门、专业项目负责人的记录，按照单位任务书编号逐个进行项目统计。每张底图做好图纸封面名称、日期、部门、专业项目负责人的登记工作，同时统计每套图纸的张数，以便于归档环节一一核实，每年结合工程项目内审、外审时，统一向各部门发归档通知，确保归档的完整、准确、及时。

三、水利科技档案底图归档实践中存在问题和解决策略

底图因其自身形成和管理的特点，无法像蓝图那样组卷管理，需要单独存放，建立一套相应的登记目录，严格按照底图整理和排列要求，反映底图的成套性和系统性特点，以便于保管和利用。要在实际工作中建立底图目录，按张归档和使用。设计《文件、资料归档清单》附表《底图归档清单》，在这张底图归档清单中有三个关键点：一是底图号可以辨别每张底图。工程的底图号里有各工程名称、专业的内容和顺序号，通过每张底图的底图号识别底图。二是任务书编号。平时归档和设计修改通知单时，都按照任务书编号标记，任务书编号是底图归档和使用过程中的纽带。三是底图归档清单的内容。依次是工程项目名称、设计阶段、序号、图纸封面名称、单位、数量、图幅张数（几号图）、底图号、图纸封面日期、项目负责人、接收人、日期、归档部门、档案号、存放地等。归档时要一张一张核对仔细，把每一份图由哪些明细组成、归档的时间、部门都标识清楚，并在档案管理系统里著录，形成底图电子版案卷目录。

严格按照档案整理工作细则的规定进行整理立卷工作。扎扎实实地做好档案资料的收集、鉴别、整理、保管、传递、统计等基础性工作，及时提供借阅服务。对于卷内文件的排列，图样在形成时一般有两种情况:一种是形成时编制了图样目录，需按已编制的图样目录顺序排列。另一种是形成时没有编制图样目录，排列图样一般按总体和局部关系排列。主要适用于基本建设工程图样文件的系统排列。其总的排序是:总体布置图→系统图→平面图（或立面图、剖面图）→大样图等。即总体性、综合性的图样在前图样文件排列，局部性的图样居中，细部的、大样性的图样在后。

四、实现档案管理工作的规范化、标准化和现代化

1.建立健全水利档案管理领导责任制

领导要重视档案工作，研究解决档案工作中遇到的困难，将档案工作纳入到领导工作议事日程、单位年度工作计划或目标考核，并做到与单位其他工作同部署、同组织、同落实。成立档案工作领导小组，明确由分管领导任组长，技术质量处处长负责主管、主抓档案工作，各处室配备兼职档案员，形成公司分管领导直接抓、职能部门具体抓、各处室协调配合抓的科学合理的档案管理领导体系，保证档案工作的良性循环。领导重视为档案管理上台阶、上水平提供了有力的组织保证。

2.建立健全档案管理工作制度

把水利工程科技档案工作进行分解，有关具体要求细化落实到各部门和有关人员，融合到各项具体工作中。要把规章制度的实施作为一项专门的内容，列入工作考核实施细则中，提出具体考核要求，对各部门和有关人员贯彻落实规章制度的情况定期进行考核，促进档案规章制度的实施。确保水利工程技术档案的完整、准确、系统和规范，使水利工程技术档案管理达到制度化、规范化、科学化。

3.提高档案管理人员的专业素质

档案工作是一项科学性、服务性和技术性很强的工作，更是一项复杂、细致、繁琐的工作。随着社会的发展和科学的进步，档案工作的任务、环境、服务对象、管理方式都发生了变化。作为档案人员，要多方面、全方位地努力提高自己，系统学习和掌握档案专业知识、计算机应用知识和其他相关知识。同时，还要积极参加档案工作的各种经验交流活动，开拓视野，认真总结经验教训，取长补短，提高实践水平。要加大档案宣传力度，对新入职员工开展档案知识专题培训，增强员工的档案意识，使档案规范管理成为所有员工的意识、责任和使命。

4.做好档案资源的开发利用

档案利用是档案业务的中心环节，我公司通过编制各种检索工具、丰富档案编研种类、提高档案现代化管理水平等多种手段，化被动为主动，为领导科学决策和部门业务工作做好服务，为经济社会发展作出了积极贡献。编写了包括《全宗指南》《大事记汇编》《组织机构沿革》《获奖科技项目汇编》《质量管理体系文件汇编》《档案技术标准规范、规程汇编》《档案管理制度汇编》《主要工程项目简介》等编研材料。

5.开展水利档案数字化工作

近年来，档案管理数字化进程不断加快，建立科技档案与工程建设项目共享信息资源的统一标准，被提上了重要日程。水利科技档案数字化已经成为档案管理的必然趋势，为了使利用者便捷高效地查询科技档案信息，确定科学、统一的标准化模式是关键，是实现档案管理工作的科学化、规范化和标准化的核心。我公司根据档案管理的相关规定，采用流程化方式对电子资料实施统一、规范的档案管理。尤其值得注意的是，安全问题是档案数字化管理面临的重要问题，只有将技术手段、管理手段和法律手段有机结合，构成系统的安全保障体系，才能从根本上保证档案信息系统的安全。

参考文献

［1］张正强.论文件管理元数据结构对保证电子文件真实性的标准化作业和意义［J］.档案与建设，2011（11）：4-7.

［2］刘宏伟.《做好基层档案管理工作之我见［J］科技与企业，2013 （8）:36-36.