耶鲁大学图书馆的档案服务

朱圣明（天津外国语大学国际商学院，天津，300270）



耶鲁大学图书馆的档案服务

朱圣明
（天津外国语大学国际商学院，天津，300270）

与国内不同，美国图书馆也是档案保管与档案信息服务的主体之一。2015年7月26日至31日，笔者和父亲受耶鲁大学神学院图书馆（Yale University Library Divinity School Library）史茉莉（Martha Smalley）女士的邀请，赴该馆查阅历史档案。其间，还前往耶鲁大学斯特林纪念图书馆（Sterling Memorial Library）查阅相关史料。在整个查阅过程中，亲身感受到美国一流大学图书馆（档案馆）的优质服务，体验到他们规范有序的办事流程、热情周到的服务态度和先进高端的技术条件。这一切都让笔者此行受益匪浅，本文试图从外来利用者的角度考察耶鲁大学图书馆特藏提供的优质服务，以期为国内档案馆提供更优质的查档服务提供借鉴。

1　耶鲁大学图书馆及其特藏

耶鲁大学图书馆是全美乃至世界顶尖的大学图书馆，拥有1500万藏品，存放于斯特林纪念图书馆、贝内克善本和手稿图书馆（Beinecke Rare Book & Manuscript Library）、巴斯图书馆（Anne T. and Robert M. Bass Library）等15个分馆。耶鲁大学图书馆的藏品范围，从古代的纸莎草、早期的印刷本一直到数字文件、电子数据库都有涉及；它们的形式多样，包括文本、照片、视频、音频、数据库、地图以及票据。

美国诸多大学图书馆秉承“图书馆是大学的心脏”这一理念，耶鲁大学图书馆也是如此。在斯特林纪念图书馆大门右侧石壁上，就镌刻着该格言。而且耶鲁大学图书馆的网站名称就是Yale University Library /The Heart of the University（耶鲁大学图书馆／大学的心脏）。对于“图书馆是大学的心脏”这个观点，耶鲁大学图书馆的苏姗·吉本斯（Susan Gibbons）是这样理解的：教学和研究的方式在很多方面已经改变了，但是知识的创造、保存和传播仍然是任何大学的核心所在，这就是图书馆是耶鲁大学心脏的原因。因此，耶鲁大学图书馆的使命是：通过他们的员工、藏品、图书馆空间以及管理系统，服务于耶鲁的教学、学习和研究工作，同时为全球的学术界提供帮助。

在耶鲁大学图书馆，特藏是其精华所在。根据耶鲁大学图书馆的网页介绍，他们没有关于特藏的单独定义。但是在耶鲁，特藏一般有以下特点，即稀有性、格式化及综合性。稀有性指那些独有的、通常是未经出版的、或者极少乃至没有副本的，如珍本图书、档案、手稿或者其他形式的材料。因为它们的珍稀，特藏通常是不可替代的并且需要高等级的保护。耶鲁的特藏通常被存放在特定设施里，只有工作人员可以获取，不能流通，利用者只能在工作人员的监督下在阅览室里查阅特藏。其次是格式化，像照片、地图、手稿或者艺术品等，它们需要特殊的保护，也需要特殊的储存条件来确保永久保存和长久利用。最后是综合性，一组材料，考察其中的单份，其价值也许并不独特，但它们整体相互补充，就揭示某一问题而言具有极高的价值。

耶鲁大学图书馆的特藏，某种意义上其实可以理解为中国的档案，主要有手稿、档案、珍本图书、声像材料、艺术品和电子文件，分别保存在6家图书馆。其中，贝内克善本和手稿图书馆、斯特林纪念图书馆的手稿与档案部是专门保存特藏的部门。而神学院图书馆则是特藏与普通图书兼而有之。笔者在神学院图书馆和斯特林纪念图书馆手稿与档案部进行档案查阅，因此主要是通过这两个部门来考察耶鲁大学图书馆特藏的利用服务。

2　特藏利用的申请

耶鲁大学图书馆目前采用Aeon系统进行管理。Aeon系统即用户在线申请和工作流管理系统，是2007年克里斯汀·杜邦（Christian Dupont）向美国阿特拉斯（Atlas）公司提出概念，阿特拉斯公司随后开发的软件，是专门为档案馆和图书馆的特藏设计的。

Aeon系统通过提供性能卓越的跟踪记录、安全保护和统计手段来改善用户服务并最大程度提高员工效率。全美已有40多家机构采用该系统，包括耶鲁大学、哈佛大学、普林斯顿大学、康奈尔大学等高等院校的图书馆，以及洛克菲勒档案中心、犹太历史中心等档案机构。

根据耶鲁大学图书馆的要求，所有特藏的利用者首先都必须在Aeon系统内注册，并获得个人账户。这是由两方面因素决定的。首先是出于对特藏的保护，特藏的制成材料都是珍稀独特并且不可替代的，它们需要一个远高于一般流通图书的保存条件，因此特藏材料只能在图书馆工作人员的监督下，在确保安全的阅览室内使用，并且不能外借。所以，利用者必须注册才能进入特藏阅览室，还要记录每次进出特藏阅览室的时间。另外一个因素也是方便利用者，一旦注册成功，就可以通过相应的个人账号，查阅特藏的目录并提出申请。

Aeon系统的在线注册对象分两大人群。如果你是耶鲁大学的在校学生、教职工或者工作人员，可以直接输入其证件的用户名和密码。当前来者没有有效的耶鲁证件，属于访问学者。访问学者需要利用耶鲁的特藏，必须注册。注册表的项目包括访问学者的姓名、住址、Email地址、电话号码、所属单位、研究课题等信息。全部填写完毕，点击递交按钮，并同意《耶鲁大学图书馆特藏利用协议》，就能在线注册成功，Aeon系统便会保存个人信息，自动生成访问学者的个人账号。

《耶鲁大学图书馆特藏利用协议》指出，任何研究耶鲁珍稀和不可替代的特藏的利用者，都必须认同协议的条款，以保护这些文化遗产。该协议主要包括保密条款、复制条款、出版条款、安全条款、阅览利用条款等五方面。

在获得特藏的账号后，利用者可用通过Aeon系统在线申请查阅。Orbis是耶鲁大学图书馆的网上目录，YFAD是档案介绍数据库，两者和Aeon无缝连接。利用者可通过Aeon系统在线查阅自己感兴趣的特藏，并且在线向耶鲁大学图书馆管理员发送自己所需的特藏目录并预约查阅时间。预约的好处在于确保利用者在预定的时间能看到自己所需的特藏，因为耶鲁大学许多特藏平时保存在纽黑文郊外的后库里。

笔者赴耶鲁之前，分别向神学院图书馆和斯特林纪念图书馆手稿与档案部进行了查阅预约，都及时地得到了对方的响应。斯特林纪念图书馆手稿与档案部公共服务人员迈克尔·弗罗斯特（Michael Frost）6月11日回复的电子邮件是：“你们所需要的所有材料都在我们的Aeon系统内，目前处于等候状态。你们来访的前夕，这些材料会被提取和传递过来，7月29日你们就能见到。请记住随身带上身份证明，并完成登记过程。关于我们的利用规则，可以访问我们的网站。有什么问题可以向我们询问。我们期待你们的造访。”

3　阅览室的现场查阅

7月26日，我们按约赶到神学院图书馆特藏阅览室，工作人员史茉莉和凯文·克劳福德（Kevin Crawford）接待了我们。根据要求，利用者首次到耶鲁大学任何一个图书馆利用特藏，需要出示能表明自己合法身份的有效证件，证件上必须显示姓名、照片、有效期，可出示护照、驾照、军官证等，也可以出示由机构出具的身份证明。我们出示护照后，凯文用摄像头给我们拍了照，该图像就进入Aeon系统用户数据库。随后凯文就把预先准备好的档案盒交给我们阅览。

根据《耶鲁大学图书馆特藏利用协议》，所有的个人物件包括公文包、手提电脑和相机的外盒、外套、帽子、眼镜盒以及在阅览室不穿的衣服，都必须寄存。取出相机后，我们将随身所带背包存放在指定的储物柜里。

利用特藏，每次只能从工作人员处获取一个档案盒，阅览时只能从档案盒里拿出一个文件夹，用完该文件夹并放回档案盒后，才能利用下一个文件夹。由于文件夹里的手稿是不装订的，所以利用者必须保持原有的次序。特藏材料必须放在桌子上，不能置于利用者的膝盖、地板、椅子、或者其他任何远离阅览桌的地方。我们所利用的中国文件合集（China Records Project Miscellaneous Personal Papers Coll- ection，Record Group No.8）、帕克斯顿文件（John Hall Paxton Papers，MS629）和《世界召唤》（World Call，ZP W89）都是年代久远的特藏，所以我们阅览时特别小心。

在利用特藏之前，工作人员都会简单介绍一下利用规则，在利用过程中，可以随时咨询工作人员。在神学院图书馆，根据文件的重要性，笔者和凯文协商利用特藏的先后次序。因为《世界召唤》存放于后库，需要通过快递公司运输过来，凯文提前告知第二批到达的时间，便于笔者合理安排阅览时间。当天阅览结束，笔者归还特藏时，凯文都会询问笔者第二天是否还需利用这些当日已阅览的特藏。

耶鲁大学图书馆要求利用者对特藏内特定内容保密。首先是对社会保险号（Social Security Numbers）保密。社会保险号是唯一终生伴随美国公民的一个号码，每个人的银行账号、税号、信用卡号、社会医疗保障号等等都与社会保险号码挂钩。特藏内可能包含的社会保险号，利用者不能记录、复制和泄露。其次是对隐私权和肖像权的保护。由于美国对隐私权和肖像权的规定是由州法律规定的，所以利用者必须根据相关的材料，自己作出判断。

4　复制及对版权的尊重

耶鲁大学图书馆的特藏，在不违背特藏捐赠协议以及美国联邦版权法有关合理利用的原则，并且不损害特藏的前提下，是可以复制的。合理利用是指，一切形式的特藏复制件只能用在个人的学术研究上，不能进行买卖，也不能保存在其他收藏机构。耶鲁大学图书馆可以凭借特藏，为利用者提供广泛的复制服务。同时，也允许利用者自行拍照用于个人的学术研究。

《耶鲁大学图书馆特藏利用协议》规定，可用于拍照的工具，包括照相机、手提电脑以及其他移动设备，这些设备必须去除外包装。照相机不能使用三脚架或开启闪光灯。利用者只能拍摄自己所需的材料，不能拍工作人员或其他利用者，并且需将声音关闭，避免影响其他利用者。不允许使用便携式扫描仪，也不允许站在凳子上拍摄。

在进入两个特藏阅览室进行查阅时，工作人员都告知我们可以拍照。这种鼓励利用者拍照的政策，给我们带来了许多的便利。不必再去一一抄写，极大地节省了查阅的时间，复制回去后，也能完整地呈现特藏的原貌。并且拍照对藏品的影响最小，不像其他复制设备，会有强光对藏品造成损伤。但是耶鲁不允许利用者复制整个档案全宗。

耶鲁特藏的手稿，其每一个文件夹上都标有档号以及文件简介。连同档案一起拍摄下来，将来可以方便利用者归纳整理，并在引用时直接标注出处。另外耶鲁大学图书馆的藏品，许多已经数字化了，利用者可以从数字图书馆网页上免费下载。因此耶鲁大学图书馆鼓励利用者在实地查阅特藏之前，先去数字图书馆网页查看是否有自己所需的材料。

耶鲁大学神学院图书馆的智能扫描仪设备是Aeon系统的一个组成部分。该设备称为SCANNX，由一台触摸式电脑和一架A3扫描仪组成。触摸屏显示的流程简洁明了，让操作变得快速简单，可调节角度的扫描设备让利用者可以舒适地使用。扫描前可以根据自己的需要进行设置，扫描颜色有彩色、黑白、灰色，精度有标准、高品质、照片要求，格式有TIFF、JPEG、PNG。在设定复制件题名后，SCANNX能自动选择扫描对象，不需要手工选取，利用者确认后，会在极短的时间内完成扫描过程。扫描结束后，可以对图片进行旋转、裁剪、分割、缩放等处理。利用者可以直接将U盘插在设备上将图片拷走，或者通过电子邮件，发送到邮箱。有了智能扫描仪的帮助，可以将查阅到的照片高精度地复制回来。让我们惊讶的是，跟查阅和拍照一样，用SCANNX扫描也是免费的。

尽管特藏的利用限制较少，但耶鲁大学图书馆十分强调对知识产权的尊重。提供查阅或允许复制并不意味着耶鲁大学图书馆授权利用者出版，利用者必须自己去调查相关特藏的版权所在，并取得版权所有人的授权。一旦耶鲁大学图书馆之外的特藏版权所有者追究利用者的侵权行为，法律责任由利用者个人承担。除了一些特殊情况，耶鲁大学不拥有大部分特藏材料的版权。耶鲁大学图书馆只能将拥有版权的特藏，授权利用者出版。如果利用者公开了这些特藏的话，学校保留收取使用费的权利。

5　以利用者为导向

耶鲁大学图书馆特藏的查阅过程给笔者最深刻的感受就是其服务是以利用者为导向的。耶鲁大学图书馆网站上图书馆的愿望里的四句话，印证了笔者的想法：耶鲁大学图书馆的员工积极地预测和回应耶鲁和高等教育领域不断变化的教学、学习和研究需要；耶鲁大学图书馆是通向利用的大门，不管你所需要的材料是实体的还是电子形式的，耶鲁拥有的还是其他地方的，耶鲁大学图书馆会不断增强利用者发现、获取和研究的能力；耶鲁大学图书馆的空间会适应改变中的学术和研究实践，并随之变化；耶鲁大学图书馆系统会在对利用者需求和研究相关数据分析的基础上，及时作出回应。

以利用者为导向，首先可以从耶鲁大学图书馆的网站感受到。该网站内容分为研究、服务、图书馆分馆、信息与规范等四部分，通过这四部分可以链接到所有图书馆分馆。在研究部分，可以找到特藏利用的子项。打开特藏利用的网页，一共有8个栏目，分别为主页、查找、注册、请求、访问、复制、版权以及特藏的专业术语。其中主页部分详细介绍了特藏的概念、特藏的分布（包括相关图书馆的名称、邮箱、联系电话）、最新公布的特藏内容等。在注册栏目里，详尽说明了注册的意义、内容、步骤，并公布了《耶鲁大学图书馆特藏利用协议》，让利用者清晰地了解相关内容，并很容易地完成相关注册的流程。

其次，体现在工作人员的优质服务及其与先进的Aeon系统的完美结合。耶鲁大学图书馆指导原则里说：我们认为服务于耶鲁社区是我们的最高目标；我们期待每一位员工都成为耶鲁的使者；我们与来自耶鲁校园内外的人员合作，提供无瑕疵和全面的服务；我们依托技术手段，以最有效的方式来为利用者提供最好的服务；我们评估我们的所作所为，以确保服务的效率和质量。Aeon系统是一个充分考虑利用者需求、并将特藏工作服务于利用者的高效系统。但是，任何软硬件系统都离不开高素质的工作人员。笔者在赴耶鲁前，使用Aeon系统注册、在线搜索和发送查阅请求时，体验到Aeon系统的便捷，然而更感受到的是特藏工作人员周到的服务，这从对方及时回复电子邮件就可以体会到。在查阅过程中，无时不感觉工作人员的敬业和专业。

以利用者为导向也是双向交流的过程。一个合格的利用者，其文明程度需要匹配优雅的环境，而一个充满信任和帮助的环境氛围，同样有助于利用者素质和境界的提升。

朱圣明，女，天津外国语大学国际商学院本科生，研究方向为信息管理与信息系统。

［作者简介］