美国档案工作的特点与启示

赵　深　葛　霞　於志洪（..江苏省档案局，江苏南京，0008；.镇江市档案局，江苏镇江，004）



美国档案工作的特点与启示

赵深1葛霞2於志洪3
（1.2.江苏省档案局，江苏南京，210008；3.镇江市档案局，江苏镇江，212004）

应美国马里兰大学邀请，2015 年11月，江苏省档案局电子政务环境下政府电子文件管理培训团赴美国学习交流。笔者随团参加培训，直接感受到了美国档案工作的特点，就如何借鉴美国经验，更好地推动档案工作做了深入地思考。

1　对美国档案工作特点的认识

美国是联邦制国家，它的档案管理体制是分散式，各个档案馆有较大的独立性和自主权。美国的档案机构可以分为三种：联邦政府档案机构、州县市档案机构、公私企业和非盈利组织的档案机构。中美两国有着不同的经济、政治、社会、文化和历史背景，因此从中国档案工作者的角度看，美国档案工作在档案意识、档案保护、公共服务、馆藏特色、展览宣传、保护技术、档案数字化等方面有鲜明的特点。

1.1社会档案意识强

美国没有专门的档案法律法规，没有统一的档案行政管理体系，但档案的形成和积累得到了全社会的支持配合。马里兰州档案馆保管从州政府到所属郡、县、市政府及其部门的档案，这些部门之间层级关系不强，档案馆也没有指导监督检查职能，完全依靠所有部门自觉收集保管和移交档案。各大学档案馆的学生社团、校园文化活动档案也都是依靠相关组织者的自觉积累和主动报送。个人捐赠是档案馆馆藏的重要来源之一。在美国国家档案馆，有一份皮质的美国独立宣言，就是一位居民在搬家时发现的，居民认为它十分珍贵，便捐给国家档案馆保存。马里兰州档案馆中一些珍贵的书信和画作也是来自公众捐赠。同样的，马里兰大学档案馆中很多照片、视频、实物档案也都是由毕业的学生、离任的老师们主动捐赠。可以看出，档案意识已深入到公民和组织，美国档案工作在社会生活中拥有良好的土壤。

1.2档案保护力度大

在美国，所到之处都能强烈感受到美国社会对历史遗存的珍视和保护意识。虽然建国仅240年，但已积累起较为丰富的历史遗迹和档案资源。美国国家档案馆收藏了从独立宣言、宪法及宪法修正案原稿到历史人物手稿、历史事件、家族移民和变迁、技术发明专利等方方面面档案，载体从动物皮纸到实物、音像、图纸，无论形式还是内容都十分丰富。马里兰州等其他地方档案馆和专业档案馆也都十分注重地方名人、名企相关档案的收藏和保护。抢救保护的手段和方法也不尽相同，美国国家档案馆对独立宣言和宪法原件等珍贵档案采用密封充氩陈列展示，将自然老化和损害降至接近于零。马里兰州档案馆对收藏的年代久远档案采用去尘、脱酸、托裱、用无酸卷盒存放、缩微摄影等手段精心修复保护，马里兰州政府图书馆将收藏的当地著名记者捐赠的来往信件逐页放入高透明硬质塑胶夹中，并做好著录，便于检索。虽然保护形式不一，但可看出他们对珍贵档案的保护和传承极为重视，甚至到了煞费苦心的地步。

1.3档案开放程度高

一是档案外延开放，没有形式、内容和条块的束缚。我们所看到的档案可以说五花八门，有原始签名文本、名人来往书信、申请表单、设计图纸和实物、陈旧的城市风景图、民间的美术作品、社团刊物、照片和宣传画，甚至还有各个时代的电脑主板。二是内容开放，凡是不涉及国家机密和单位组织内部人事、技术秘密以及个人隐私的档案都向社会开放，市民可以查阅利用，档案馆基本是一周开放六日。每个档案馆都有档案陈列室或网站，推介馆藏内容，想方设法让公众来了解、来利用，把提高利用率作为档案工作的追求和目标。三是管理开放，各类档案馆都有聘请志愿者，或参与、帮助整理档案，或承担讲解员，宣讲档案、宣讲历史，如国家档案馆的讲解员就是一位爱好历史的退休工程师。马里兰州档案馆正式员工80人，志愿者20多人。马里兰大学档案馆正式员工仅3人，但来自学生的志愿者有4-5人。管理向社会开放既解决人手不足的困难，也让更多的人走进档案、了解档案。

1.4档案管理方法务实

需求导向贯穿美国档案工作的各个方面。所到之处的档案馆之间没有统一的业务规范和管理方法。库房基本没有整齐划一的排架、编号，保持档案移交进馆时的原貌，文书档案基本都是分纸箱存放，不打乱、不装订，纸箱侧面标注进馆时间、移交单位和移交人，标注形式有的直接手写，有的打印标签。其他形式的档案按照其物理特性，如形状、大小排放，这样就在最大程度上保护了档案的原貌，保证利用者接触到的是第一手资料。可以看出他们在库房管理和档案整理上并没有花费太多的精力，整理上比较注重实用性，即保持文件之间的内在联系，不强求外观形式上的整齐划一。只是做到存放有序、保管安全、查找方便即可。

1.5档案信息化理念超前

无论是国家档案馆、州档案馆还是部门档案馆、高校档案馆，都十分重视网站建设，都在互联网上建立有自己的网站，对自己的馆藏介绍得十分全面和细致，并有非常完善的服务。这些网站几乎都是利用开源的软件系统，各档案馆根据自己的实际进行选择并加以改造研发而成。美国大学档案馆的工作人员向我们讲解了10多种实用管理软件，每个软件解决档案管理的不同功能，并比较出各种软件的优劣。马里兰州政府图书馆则向我们展示了档案员工具箱的情况。马里兰大学和美国大学都收藏了许多陈旧的电子设备和播放设备，以满足历史上使用过的不同媒体和介质的档案的读取、播放和数字化转化需求。各档案馆都已开始注重对互联网信息的管理，使用多种软件抓取网页内容，并转化为档案。档案馆数字档案库主要来源是电子文件和网页文件，而馆藏纸质文件的数字化不是档案信息化的重点。据介绍，马里兰州档案馆的信息化工作在全美州各级档案馆中算是做得最好的，档案利用基本在网上完成，馆藏档案中的房产档案、基建档案、税务档案等巳全部数字化，但数字化率仅是馆藏总量的5﹪。同时他们对我们已逐步淘汰的缩微技术给予高度重视，他们认为这种保存方法更加可靠、耐久，如胶片具有可以保存500年之久、阅读方便等特点。基本上每个档案馆、图书馆都在开展对重要档案的缩微备份。

1.6档案人素养和敬业精神高

笔者受到各档案馆的热情接待、周到讲解，让我们强烈感受到美国档案工作者的专业素养和敬业精神。档案工作者基本从事档案工作多年，对所保管的档案非常熟悉，他们为我们的到访专门制作了PPT。美国大学档案馆档案员虽然管理的是一个单位的档案，但对市场上的多种档案管理软件研究透彻，功能、优劣讲解非常详尽到位。马里兰州档案馆从事档案修复保护的是经过博物馆专业培训的技术人员，一人可承担脱酸、托裱、去尘、字迹恢复等多种技术工作，并能根据需要自行设计、改装、配制、制作诸如热风机、刷子、边框、溶液等修复工具，并收集衬纸、木板等多种保护用材，工作场所如同实验室和杂物间。该馆年度经费预算为800万美元，扣除80多人的工资支出，用于事业的经费比较紧张，如库房中的手推车、登高梯、用量不多的特殊尺寸的箱盒等都是工作人员自己动手制作，用材厚实、使用多年，由于是根据自身需要量身定做，所以非常实用。各档案馆工作人员的办公室就是整理保护档案的业务技术用房，紧靠库房或利用场所，存取档案非常便捷方便。档案馆工作场所与公众活动区域仅用玻璃隔开，公众能直接观察到工作人员的工作状态，既便于监督又能够让公众了解档案工作。

2　美国档案工作对我们的启示

由于国情不同，美国档案工作与我国在许多方面存在较大差异，对此我们要用辩证的方法正确看待，大力吸收借鉴其中科学、合理的成份。

（1）加强交流，增强档案强国信心。同美国相比，我国有悠久的历史，有更为丰富的档案资源，有党和政府的高度重视和坚强保障，有比较完备的档案法律法规体系，有完善的行政管理体系，这些是我们的优势。中国的档案部门与档案工作者要广泛开展国际国内交流，宣传推介中国档案管理的先进理念、创新机制、完备体系、经费保障等措施。同时，我们要采用鲁迅先生所说的“拿来主义”，大胆吸收、借鉴先进的理念、方法、技术，我们一定会建成世界一流的档案强国。通过考察，这份自信在每个成员心中更加坚定。

（2）强化宣传，提高全社会档案意识。要将社会档案意识对档案工作的重要性提高到战略层面上来认识，在档案的形成、积累、收集、管理、开放、利用等各个环节尽最大可能地引入社会力量，下大力气、采用多种形式加强档案馆与社会的互动，使档案馆真正融入人们的社会生活，成为城市历史文化、公众物质和精神生活的一部分，使社会成为档案工作的肥沃土壤。

（3）解放思想，加大档案开发开放力度。以利用为导向，深化利用是档案工作的出发点和归宿的理念，以档案价值的挖掘和发挥情况作为衡量档案工作水平高低和地位高低的重要标准，变“养在深闺人未识”为“身在闹市人尽识”。为此，一要扩大征集接收的范围，将社会真正关注、需要的档案接收进来；二要扩大开放范围，法无禁止、无关国家秘密和安全、无涉商业利益和个人隐私的档案都应公开；三要办好展览宣传，内容要贴近社会生活和公众关注点，增强宣传的吸引力；四要讲好档案故事，通过史料编研，还原史实、再现细节，让人们体会到档案的质感。

（4）注重需求，提高档案管理效率。根据社会和工作实际需要确定档案管理业务和信息化建设的轻重缓急，馆内业务可以简化分类、整理、排架、划控、编写全宗卷和全宗指南等环节，信息化建设要高度重视已淘汰设备和接口的收集保养，尽快开展各类旧式载体中的电子数据的抢救工程，选择具备条件的大馆建立电子档案读取和迁移中心，以及网络媒体信息抓取中心。要减少那些劳而无功、劳而少功、事倍功半的指标和事务，根据实际需要确定工作内容和方式，切实将工作重心从闭门造车式的内部管理转移到发现、研究和解决实际问题上来，使档案工作者更多地抬起头来关注社会，寻找社会需求与档案功能的结合点。

（5）以人为本，提升档案管理和服务水平。档案工作是围绕人来开展的，从内容到形式都应体现人性化。档案宣传内容要立足受众需求和特点，突出人文精神和人文关怀。查档服务要重视利用者的感受，阅档场所的空间、光线、声音都要让来访者感觉友好舒适。马里兰州档案馆的利用大厅就是从人的感受出发，精心营造了通透、明亮、安静、流畅的查阅空间。档案馆内部业务和内部管理也要重视工作人员的活动便捷和身心健康，实现人与事的同步发展。档案资源建设要多措并举，拓展丰富馆藏渠道，除按相关规定做好档案进馆工作外，还要通过主动征集、接受社会和个人捐赠等方式，特别是要注重把具有本地特色的，对国家和社会有保存价值的各类档案，包括与公民切身利益密切相关的档案接收或征集进馆，使我国各级各类档案馆的馆藏资源极大丰富起来。

（6）完善制度，提升档案管理者专业化水平。美国档案工作情况进一步表明，档案工作专业性非常强，可以说专业化水平决定着工作水平。因此，要重视档案管理者的职业化建设，争取组织人事部门的支持，针对需要长期从事具体技术业务、专业要求高、其他人难以替代的岗位，如档案保护修复、库房管理、设备维护、档案数据处理、史料编研岗位等，可以考虑设立专业等级，工资待遇主要依据专业水平和职业年限而定，从而激励干部安心岗位、用心做事。专业人才要建立人才库，分类、分级采取进修、研讨、国外培训、大馆体验等途径培养提升。内部管理也要提高专业人员地位，制定业务工作的目标、任务、要求、标准、规范、流程，吸收专业人员参与，听取专家意见。通过这些措施提升业务决策水平，稳定专业队伍，提升职业荣誉感。

应当说，同美国相比，我们的档案工作在法制建设、业务规范体系、条件保障等方面有显著优势，在档案资源、信息化建设方面也是各有侧重和特色。但美国档案工作的全面开放理念、需求导向、务实管理、职业化塑造队伍等特点值得我们细心体会、深入思考、积极借鉴。只要我们“运用脑髓，放出眼光”，博采众长，汇聚各方优势，“档案强国”的梦想就一定会实现！