人社系统“全能经办”业务档案管理之思考——以常州市武进区为例

钱海波　顾沁雯（常州市武进区人力资源和社会保障档案管理中心，江苏常州，21133115599）



人社系统“全能经办”业务档案管理之思考
——以常州市武进区为例

钱海波顾沁雯
（常州市武进区人力资源和社会保障档案管理中心，江苏常州，21133115599）

伴随着金保工程的不断推进以及社保工作的深入发展，社保工作已经从手工处理逐步转向电子化处理，社保中心的业务档案数量与日俱增，社保工作对业务档案信息化的要求越来越高。如何存储和管理好这些数量庞大的业务档案，保障档案能够随时顺利地被各业务环节调阅、查询、流转等，成为社保工作所面临的新的重要课题。目前，常州市武进区人社系统的档案管理系统在数据共享与业务协同、数据储存及系统性能、信息化平台扩展性等方面面临着越来越多的挑战，区人社档案管理系统的服务方式已不能满足人民群众日益多元化的服务需求，因此，加快推进人社系统业务档案管理的“全能经办”已刻不容缓。

一、武进区社保业务档案管理的现状

据统计，2014年武进社保系统全年受理各项业务98万单，日均受理2685单，后台数据处理量达6亿多条。随着就业形势的变化，新增人员流动性较强，加上越来越多元化的就业模式和人才的引进，参保单位（人员）越来越多，社保业务变更量迅速上涨，由此产生的业务档案数量也在急剧增长。而武进区人社业务档案管理系统当前还延续着传统的纸质档案管理模式：各部门的工作完成后，将业务材料收集上交，定期整理归档，然后再扫描录入至档案管理系统。这一工作仍停留在档案信息化管理的第一个阶段，即虽然有独立的档案目录检索管理系统，但是与社保业务系统没有衔接，一旦录入过程中发生错误，后期查找业务档案时就会造成档案信息的不准确。而且，相对独立的档案管理系统在一定程度上虽然能满足档案管理的需求，但其档案数据与人社系统的业务数据缺乏联系，档案管理系统中的档案仅供备查，与人社业务管理系统各自为战，在录入档案出现错误时，和人社业务管理系统的数据无法统一，难以给予人社业务工作以准确的数据支持和保障。

二、档案业务一体化建设对社保“全能经办”的现实意义

社保“全能经办”是一种综合柜员服务制度，社保经办大厅窗口实行综合办事制度，参保单位或个人办理多种业务时，无需像以往那样多次排队取号，无论办理何种业务，只需在一个窗口排队等候，“前台一窗受理，后台专业审核”。服务对象到柜面申报业务，无论申报的种类多少，都由前台将申报资料依据受理规则审核；审核通过后，将材料通过扫描或拍摄的方式传输到后台，交由后台审核；之后服务对象可以通过当面领取、网上下载、专函邮寄、自主领取等方式获得反馈结果。

创新社保业务经办模式的同时，对社保业务档案管理的模式也提出了更高要求。社保业务档案的管理不再仅仅是收集、整理、保管纸质档案，还要充分开发利用社保业务档案资源，发挥档案对社保业务的服务作用。社保业务档案一体化管理工作是业务经办不可分割的有机组成部分，随着社保业务档案管理信息化水平的不断提高，档案管理和业务经办一体化必将成为一种“新常态”。通过深入挖掘系统内外业务档案应用领域，用制度、流程和标准克服档案管理和业务经办工作中的随意性，档案业务一体化管理工作才能持续深入、扎实推进。

武进区社会保障服务中心“全能经办”业务办理大厅

三、档案业务一体化管理的新途径

1.全面应用电子档案影像管理系统

档案影像系统依托数据库高速扫描等技术，将传统的纸质档案转化成数字化信息，通过影像档案管理、实物档案管理、业务系统实时调用提取、档案公共服务和查询，以及档案综合统计分析等强大功能，与社保业务系统密切结合，为社保业务的各个环节提供档案影像支持，将档案管理系统与业务经办系统无缝对接。参保人员只需一次提交业务资料，综合柜员窗口对受理的业务资料进行影像化，影像化后的申报资料就可以全程使用。前台经办人员或审核人员在具体经办业务中可根据权限在业务系统即时调阅电子档案，为经办服务和稽查提供参考。建立纸质档案数字化、电子影像信息化、信息查询智能化、档案服务多元化的统一综合管理系统平台，不仅保障了业务档案的安全完整，也为规范业务经办提供了有力支持。

2.推进建设档案业务一体化管理平台

该平台以电子档案“前端采集，全程应用”为目标，为武进社保“全能经办”提供一体化的管理平台，为就业系统和未来建设或接入的人事人才系统、劳动关系系统等提供电子档案扫描、整理、归类、索引等电子化管理接口，实现档案检索联动、基于电子档案审核审批的业务模式。也为社保机构搭建一个纸质档案数字化、电子影像信息化、信息查询智能化、档案服务多元化的业务档案影像综合管理系统平台，减少工作人员的机械性劳动，加强社保业务档案的高效管理和应用，提高社保工作的工作效能，提升政府公共服务质量。

3.采用现代化的档案管理模式

要改革传统的社保业务档案管理模式，关键是做好“两融进”：一是档案管理要融进社保业务环节，通过重点梳理并优化业务流程，使其更加合理、严谨、高效。规范业务操作的方式方法，逐步实现智能化操作，实现跨部门、跨业务、跨系统的业务协同。按照“谁经办谁整理”“边经办边整理”的要求，明确前台经办档案整理的责任，将业务材料收集整理和立卷归档工作自然融入业务经办环节，实现档案整理与业务“同生同结”。二是档案管理功能要融进社保业务系统。通过引入档案影像管理系统，实现档案管理前端信息化、数字化（信息著录、扫描），后端管理自动化（调用、查询、统计、库房管理）以及网络查询利用目标，加快推行档案数字化，对庞杂零散的档案信息资源进行合理的归档存储，建设一个专业可靠、高效管理的服务平台，让人社档案管理系统不再成为信息孤岛。

4.加强档案管理专业人才队伍建设

打造一支专业素质较高的档案管理人才队伍是实现档案现代化管理的重要保障之一。因为工作的专业性，社保业务档案事业的发展急需同时具有档案管理专业知识、社会保险专业知识和信息管理技术知识的复合型人才。因此，要以“人人都是档案员”的目标开展全员培训，采用将业务和档案结合培训的方式，实现业务档案管理与业务经办一体化，提升业务档案管理能力和水平，研究解决工作中的瓶颈问题，探索经办新思路。

人社系统经办机构应随着服务型政府的深入建设主动求变，应随着业务档案利用价值的不断凸显，提升社保经办的管理服务质量，注重细节，不断调整、升级和创新，积极探索适应现代社会发展需求的社保业务档案管理和服务模式。