浅谈文书档案管理的问题与对策

张亚丽

摘 要：文书档案管理工作是当今社会经济发展的必然，其管理水平直接关系到档案资料的完整性，实行全面科学化的文书档案管理是衡量单位管理水平的一个重要标准。本文探讨了文书档案管理的问题与对策。

关键词：文书；档案管理；问题；对策

衡量一个单位管理水平的一个重要标准就是文书档案管理水平，档案管理直接关系档案资料的完整性。提高文书管理工作的地位，加强文书工作和档案管理工作的衔接，增强部门合作，完善工作程序和管理机制，树立文书档案管理的规范化和标准化意识，做好档案资料的收集工作，提高档案资料的利用率，保证单位的健康发展。

1 文书档案管理存在的问题

1、对文书档案管理工作的重视程度不够。文书档案不像其他工作那样容易出成绩，因此一些领导也不大愿意更多地投入和关注，仅仅要求保管好文件，确保档案信息不外泄、无遗失，需要时可以及时提供参考即可，换句话说就是档案意识不高。这些想法造成文书档案管理工作不被重视，也直接影响到文件在形成的时候就不规范，导致最终文书档案管理工作质量不高。

2、文书工作与档案管理存在脱节现象。在实际工作中，文书工作和档案管理经常出现分块管理，这无形中拉大了两者之间的距离，导致文书工作人员档案管理意识薄弱，而档案工作人员也很少关注文书工作，促使两方面的工作存在脱节现象。公文格式和处理方面也存在着不合理、不规范的情况，使现有的文件档案内容繁琐、形式多样，不利于分类和保管。

3、档案收集整理不规范。档案收集整理不规范体现在以下两方面：一是所收集的材料不规范，很多企业从文件形成开始就存在不规范的现象，不按照《国家行政机关公文格式》规定，如用错文种，格式不对、文件用印不当、行文不规范、纸张大小、装订不符合要求等。二是归档文件整理不符合规范材料不完整。《中华人民共和国档案行业标准归档文件整理规则》对归档有明确规定，但文书人员在实际操作中不按照要求，如归档材料使用字迹易消失的传真纸；只重视收集纸质材料，忽视其他材料，只收集正文，不收集附件和补充说明等。

2 提高文书档案管理的对策

1、做好文书档案管理的基础工作

文书档案管理工作的失误将影响其以后使用的正确性，其影响力不容忽视，做好文书档案的管理工作就必须先要求从基础工作入手，档案的管理工作不仅仅是“管好堆”，应不断的完善原有的档案。保证现有档案工作无错误的基础上，要求档案工作者对原有档案应进行核查，以防之前档案管理工作的失误，从中发现错误时，应采取补救措施以使失误造成的损失降到最低。这就要求档案工作者要全心全意地进行档案工作管理，从基础抓起。文书工作与现代信息技术的有效结合是社会发展的必然结果，所以文书工作者要不断学习信息技术将与实际工作有效结合，不断提升自身业务素质素养以及计算机、信息技术的学习，结合文书工作及档案管理工作的特点，制定合理的文书档案管理人才机制的培养。

2、做好档案的搜集整理工作

要从日常的小事一点一滴做起，在上级发文后，做好收文等级，要对文件的保存价值和储存价值进行评鉴，对档案进行规范整理，以方便查阅。对于档案的整理工作，要重视每一个细节工作，对于自生文件，要根据文件性质，比如签发文、定稿、改稿等进行规整，统一成册，由零散的“页”整理为“件”，最后装订成“卷”，做好入库前的准备工作。另外，为了保证工作正常进行，提高文秘工作人员档案的工作效率，单位要加强文秘工作人员的技术培训，重视文书档案管理工作，做好节本的收发、装订工作。

3、规范文书档案管理工作的程序和方法

首先，要全面普查案卷。要剔除一些无用的文件，才能避免今后实行计算机管理时出现重复与低效率的情况。这是实现档案管理标准化、规范化的第一步。其次，重新组合案卷，实现案卷规范化。将那些组卷过厚、内容混杂的案卷进行重新组卷。重新组卷的原则是尽可能将那些相互存在某种联系的文件组合在一起。在重组案卷的过程中还应对那些无页码、无卷内目录、无案卷标题或标题不清楚的案卷进行重新加工填写，以保证案卷更加规范。第三，规范题名，提高检索查准率。档案的分类号保证了检索查全率，而题名准确才能保证检索的查准率。但仅有查全率是不行的，还须同时保证查准，因此，在著录时要统一规范题名。我认为规范题名应掌握的原则与要点是填写题名项要规范机构简称，尽量避免在检索时出现含混不清、文不对题和计算机识别不清的情况发生。

4、提升文书档案管理人员的综合素质

提高文书档案工作者素质，是加速档案科技进步，推动档案事业发展的关键。要注意加强干部档案工作队伍建设，选择政治可靠、作风正派、责任心强的人员从事档案管理工作，注意对他们的教育培养，关心他们的工作、生活，充分发挥他们的积极性和创造性。要注意引进招聘一些有文化专业知识，有专业技术、技能的人才充实档案队伍。同时，加强现有人员的继续教育是目前和今后一段时间内一项刻不容缓的工作任务。当前社会和经济生活处于快速发展时期，新的行业和领域不断形成，这些对档案业务的管理、服务等各项工作提出了新的要求和挑战。

5、完善文书档案管理工作信息化建设

就目前来看，文书档案管理信息化建设已经成为提高企业档案管理工作质量的主要方法。企业文书档案管理人员应当引进合理的计算机系统，以此分析文书档案管理各个环节中信息化实现的可能性，推进文书档案管理工作的规范化于标准化。文书档案管理工作的规范化，是一个系统性工作，需要重视企业工作人员建档、归档意识的提升，在此基础上推进文书档案电子化发展。随着计算机技术的广泛应用，无纸化办公模式已经逐渐取代传统档案管理模式，因此企业文书档案管理工作人员应当合理利用计算机网络技术，提升文书档案管理工作的整体效率与质量。

总之，文书档案管理工作是各个单位都不可缺少的工作要素，除了切实的提高文书档案管理人员的综合素质外，还要加强文书档案管理工作与现代化管理手段及信息技术相融合，实现科学化文书档案管理，从而有效的提高文书档案管理的工作效率。

参考文献

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