浅谈事业单位档案管理信息化建设要点

王佳琳

摘 要：在事业单位的建设与发展过程中，档案管理信息化建设正在如火如荼的展开，但是在对档案进行信息化管理时，难以避免的会出现一系列的问题，对档案的建设效果产生一定的影响，在这种情况下，进一步提升档案管理水平，发展档案的信息化建设成为事业单位在当前工作中的重点任务。本文以此为出发点，对建设的要点展开讨论，希望在今后事业单位的工作中能够进一步提升档案信息化管理的工作效率。

关键词：事业单位；档案管理；信息化建设

时代在发展，科学技术也呈现出突飞猛进的势态，所以我国当前已经进入了信息化的时代。在信息化发展的过程中，档案管理也受到了影响，可以说档案管理与人们的生活息息相关，加强档案管理的效率可以有效的促进档案管理水平的提升。因此本文重点对事业单位中如何在信息化时代的发展过程中开展档案管理的问题进行了论述，促进档案管理朝着现代化、效率化以及更加节约环保的方向发展。

1 目前事业单位中档案信息化管理的主要任务

首先，在现代化发展的过程中，要想将档案管理信息化水平得到进一步的提升，首先就应该明确纲领，从事业单位自身的实际情况出发，在不触犯我国相关法规的基础上开展纲领的建设。具体来说，先要在事业单位的全范围内进行调研工作，将档案管理信息化建设中主要面对的人群以及对象确立下来，改革传统档案管理的方式，使用电子档案进行管理，同时需要进一步加强相关工作人员的态度与对这一问题的意识，使他们的思想觉悟朝着现代化的方向转变。另外，在信息化发展建设的过程中，还应该分清主次，避免在重要的环节上出现问题。在人才培训方面需要进一步提升其效率，促进人才的发展。除此之外，信息化的档案管理与传统档案管理建设的方式有所不同，但是后者也不能完全废弃，可以将二者结合在一起，进行共同化的管理。

其次，在进行档案的信息化管理过程中，一个全新的特点就是开展了网站的建设。网站建设的主要目的是为了方便群众对档案信息的查找，可以提供一个更加便捷的平台。在进行网站建设的过程中，需要聘请专业化的人士进行日常管理与维护工作，确保网站更加便捷与实用。这样人们在搜索相应档案信息时，也可以大大节省时间，也提高了档案管理的工作效率。开展网站建设是进行档案信息化管理的重要任务，同时也是与事业单位的档案信息化管理密切相关的，只有加强在这方面的建设，才能实现各部门在信息上的共享，满足事业单位一体化的管理与建设。

第三，在事业单位进行信息化档案管理的过程中，还要促进资料数字化的发展，在完成网站目标的建设任务后，也就可以进一步实现资料的数字化管理。数字化管理是实现档案信息化管理建设的基本前提，所以事业单位中的工作人员应该对档案资料进行有效的收集，然后再将这些资料进行重新录入，将传统的档案信息管理与现代化的档案信息管理进行有效的结合，这样才能实现档案的数字化管理。这种直观形式可以更好的为事业单位工作人员提供便利，使得工作效率得到进一步的提升。除此之外，在资料数字化管理时，应该注意不能遗漏任何一项信息，无论是图片信息还是数据信息，都需要进行数字化管理，这样才能将工作水平得到进一步的提升，为工作提供了更多的便捷。

2 事业单位中信息化档案管理建设的要点

首先，在进行档案信息化管理的建设过程中，事业单位公职人员的办事能力还有待进一步的提高，这是管理建设的要点所在。传统档案管理建设中已经不能满足现代化发展的要求了，所以在档案管理的方式上便应该朝着信息化的方向发展。但是当前事业单位的工作人员对于信息化管理系统的具体操作还不甚了解，相关的知识储备也不完善，因此在一定程度上造成信息化档案管理的滞后性。所以，提高公职人员的办公能力也是不可或缺的一个环节：组织系统化的培训，举办与信息化建设相关的活动，将奖金与办公能力挂钩，鼓励公职人员与时俱进，树立不停止学习的理念，达到人力资源与信息化硬件设施的一致性；从制度上确定档案管理信息化平台的服务角色，网站设计的人性化、资源的完整性、公职人员对系统的不断完善等等建设中的努力都是为了给服务群体提供一份简洁、直观、有效的档案资料。

其次，档案管理信息化建设中应进一步提高网站的效率。减少工作中的人力和财力资源的使用，使办公流程更简单，办公时间更少更快；使服务群体不局限于一种信息获取方式，随时随地让更多需要档案信息的人及时准确的得到所需资料，是事业单位进行档案管理信息化建设的两个主要目标。然而，在使用的过程中逐渐发现，经过诸多努力精心建设的档案信息化管理平台并不能达到预期的效果，有效利用率很低。众所周知，档案管理的信息化建设不是为了应对检查或者搞形象工程，而是为了能让服务群体更方便的获取所需信息，所以单位必须要建立一个有效的推广平台，对服务对象进行宣传、推广，让服务对象了解档案信息化网站的优点、使用的方法，提高网站的有效利用率。还可以学习其他事业单位优秀的档案管理信息化系统的成功经验，融合本单位的实际情况，建立具有特色的信息化平台，提高平台的利用率。

第三，档案管理信息化建设中应加强日常维护和更新。虽然如今很多事业单位都顺应时代趋势，创建了较为完善的信息化管理系统，但因一些单位部门内部公职人员没有足够的计算机技术知识，不能及时的更新网站，不能给服务对象提供最新的资料信息，或者网站出现问题，不能及时解决。这些主要体现在新档案的录入更新、网站模块设置等的更新上。这些问题就要求单位对技术人员进行人才培养，同时处理好前台与后台的工作一致性，形成一套有秩序的高效解决方案。后台技术人员对服务器网站的日常维护和数据的录入更新和前台管理人员在信息化网站的良好基础上端正的服务理念和亲和的服务态度是达到档案管理信息化高效性的途径之一。单位有必要在制度制定和行为规范上确定公职人员的分工管理，使他们了解各自的工作目的、互相之间的工作关系。每几周组织前台管理人员和后台技术人员相互沟通，反映在工作中遇到的问题，提出共同解决的方案，切实保证档案的录入和更新的同步性，提高信息化管理平台的更新速度，使服务对象享受到更优质的服务。

3 结语

综上所述，目前我国事业单位在档案管理的过程中，正朝着信息化的发展方向前进，因此本文重点对信息化档案管理建设的要点以及其中存在的不足之处展开了论述，希望能够在不断解决问题的基础上进一步提升档案管理的工作效率，尽快实现档案的信息化建设目标。

参考文献

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