信息化环境下的单位档案科学化管理路径探索

秀莲

摘 要：随着信息技术及社会的日益发展，我国机关单位档案管理工作缺陷也日益突出，机关单位进行科学化档案管理已经成为一种趋势，档案管理人员应积极跟上时代发展步伐，开拓创新，重视档案管理工作，增强资金及人才投入，推动档案管理的科学化及现代化进程。本文则对信息化环境下的单位档案科学化管理路径分析。

关键词：信息化环境；机关单位；档案科学化管理

我国现在已经进入了高度信息化时代，机关单位档案管理工作方式也出现了转变，朝着信息化方向发展，机关单位在信息化环境中，只有通过积极落实科学有效管理策略，探索科学化发展路径，才能更好地适应社会发展，促进档案管理工作更加高效有序。

1 我国机关单位档案管理中存在的问题

我国机关单位档案管理目前还存在较多问题，需要及时分析并解决，多数机关单位并不重视档案管理工作，机关单位档案管理在管理制度中有所体现，但是实际执行过程中力度还不足，相关监管部门没有积极地履行其职责，导致管理制度形同虚设。档案管理属于基础性工作，也比较枯燥，不能快速地反应业绩，这使得多数管理部门领导及基层工作人员对此都不重视，使得档案管理缺乏科学性[1]。思想决定行为，机关单位领导及管理人员不重视档案管理工作，因此在这方面资金投入也比较少，各项档案管理设备在其他各种设置更换情况下也不经常更换，使得档案管理部门工作环境较简陋，使用的档案柜也比较破旧。档案管理工作其实比较复杂，没有明确统一性规定，要求管理人员具有较高工作专业性及连续性，单位在这方面资金、人力投入不足导致其很难做好档案管理工作，很多没有档案管理教育背景人员进行档案管理，导致档案管理人员整体素质较低。

2 科学化管理在机关单位档案管理中的实施价值

档案管理是机关单位的基础性工作，具有管理性、服务性及政治性特点，信息化环境中，机关单位怎样提高档案管理科学化水平，确保单位更加高效有序运行现在是一件非常重要的事情，档案管理科学化也具有重要意义，其意义主要体现在以下几方面。

（一）有利于推动社会健康可持续发展

网络信息技术及媒体设备日益发展，人们生活也出现了巨大变化，传统档案管理方式已经被社会淘汰，档案管理现在正朝着系统化、网络化及规范化方向发展，相关人员应积极学习关注社会及科技发展新趋势并积极创新，逐渐提高档案管理的科学化水平[2]。

（二）有利于机关单位高效、有序协调地运行

档案管理中内容很好地将机关单位发展历史体现了出来，真实地记录了单位以往的工作活动情况，单位领导与决策者能够从档案管理中比较全面科学地了解单位基本情况，然后以此为基础对单位发展战略进行调整与制定。单位领导及决策者通过查阅档案，也能发现优秀人才，这样就能有效提升选拔效率。档案管理对于单位基层工作人员来说，他们个人的成长被记录在档案中，这些工作人员能够结合档案进行分析，对过去工作作一个充分认识，然后适时地调整目标，进行自我提升。

（三）有利于机关单位进行深化改革

我国积极推进机关单位改革，机关单位的政务公开、财务公开及人员公开等已经成为了新时代要求，这些内容要想更好地公开，需要通过系统、科学、民主的档案管理制度实现，社会各界能够通过查阅单位档案资料来看到其历史发展全部面貌，这样就起到了有效监督作用，也能选择优秀机关单位开展合作，取得共同发展[3]。

3 信息化环境下的机关单位档案科学化管理路径

（一）制定完善的管理制度

实现档案管理的科学化，首先要提升机关单位对档案管理的认知程度，增强档案管理事业宣传工作力度，详细讲解档案管理有关法律法规，增强机关单位及管理人员对档案管理工作的重视，并明确认识到档案管理的重要性。机关单位要结合自身发展状况，制定出比较科学完善档案管理制度，这些管理制度不仅对管理人员有强制约束力，对领导也有约束力，明确划分管理责任，对员工进行定期考核，惩罚那些没有积极履行制度的人员。

（二）增大资金投入力度

机关单位档案管理得到单位领导重视之后，还应加大在档案管理设施上的资金投入，积极改善档案馆工作环境，使员工在舒适环境中办公。单位档案馆应配备专用柜子及消防设备，进一步完善档案馆信息化工作，除此之外，还要相应地配置计算机进行网络化档案管理，增强档案管理人员工作积极性，为实现档案管理科学化打下坚定基础。

（三）培养专门管理人才

机关单位实现档案管理的科学化，还要重视单位档案管理人才队伍建设，将其作为档案管理工作的重要组成部分，单位应培养出一支专业化管理人员团队，定期对员工进行档案专业知识培训，使其认识到档案管理重要性及必要性，引导其紧跟上社会发展步伐，积极学习掌握并及时更新档案管理技术，使员工在头脑上具备最先进的管理理念[3]。同时还要对管理人员进行思想政治教育，增强其思想素质，使员工更加明确自身职业责任，树立正确职业观念，积极投身于档案管理事业中。单位人员调动工作，应将档案管理部门工作人员排除在外，确保档案管理团队的稳定。

（四）促进档案管理的信息化进程

机关单位要想更好地实施档案管理科学化，应积极跟随时代发展潮流，响应信息化时代要求，提出更高发展目标，机关单位档案管理部门应加大资金投入，积极充分地使用计算机等现代技术设备，构建高效、科学的档案管理系统，将档案信息及时、准确地导入进去，促进档案管理的自动化与电子化，提升档案检索效率。

4 结语

档案具有记录社会经济建设发展信息的重要作用，为相关研究提供了重要的信息资料，随着社会经济的快速发展，计算机网络技术已经广泛地应用于档案管理事业中，促进了档案管理工作的现代化。机关单位在信息化环境下，更应该探索出档案管理的科学化路径，利用网络实施档案管理，学习相关理论知识，结合机关单位档案管理工作现状，提出科学化建议。

参考文献

[1] 庞亚丹.档案管理工作的科学化水平提高问题探究[J].科技资讯，2015，（10）：146.

[2] 贾士宝.以档案管理科学化促进机关管理高效化[J].佳木斯教育学院学报，2010，（6）：301-302.

[3] 郭淑霞.提高档案管理科学化水平的有效途径[J].现代经济信息，2012，（1）：20.