数字信息化视角下的档案建设

张庆涛

摘 要：随着数字信息化技术的迅速普及，档案建设进入一个全新时期。文章阐述了事业单位档案管理信息化建设的重要性，分析了事业单位档案管理信息化建设的问题，探究事业单位档案管理信息化建设问题的解决对策。

关键词：数字信息化；档案建设；探究

众所周知，随着数字信息化技术的普及，事业单位档案建设进入一个全新时期，档案管理者在大幅度提高档案管理工作效率和精确度的同时，更给人民群众带来档案信息共享的方便。但是，也要看到，由于受到诸多条件的限制，事业单位的档案信息化建设还存在一些问题，以至于影响了档案管理效益的发挥。

1 数字信息化建设的意义

1、时代发展要求 当今时代就是数字信息化时代，数字技术快捷、高效、准确、便利的优势深刻地影响着档案管理工作，档案管理发生了革命性的改变，对档案管理、管理人员都是重要的挑战。档案管理人员只有认档案管理工作的现状，不断适应新形势下档案管理工作的新要求，不断提升自身素质，才能推进档案管理事业向前发展。

2、提高工作效率 数字型档案馆将传统型的不能共享的档案文件通过数字化手段和互联网技术，转变为数字化、空间虚拟化、传播网络化以及可共享化的信息资源。电子档案对分散的档案信息集中管理控制并使其便于公众利用；信息化具有及时更新和方便查找的特点，提升了工作效率，增加了管理的精确度。

3、信息共享 数字信息技术将档案信息通过网络融为一体，连成一片，呈现一体化态势，实现信息资源的共享，改变了过去人需要到档案馆才能查到所需的各种综合信息的弊端，通过互联网的信息资源体系对各类数据库及相关文献信息进行访问、浏览、检索、并根据权限享受下载档案信息的服务，处在相对积极主动的地位，有更多的选择机会，而不是传统信息检索中的被动地位。档案管理员只需借助互联网就可以实现相关档案资料的接收和传递，安全又高效。

2 制约信息化建设的瓶颈

1、不安全因素存在 档案管理信息化虽然利用计算机中专门的系统，对档案资料进行记录和保存，但是也要看到，互联网存在众多的安全风险，使得档案管理安全无法完全避免。计算机安全漏洞、黑客攻击及硬盘损坏等人为因素都会给档案管理信息化的安全带来一定问题。

2、信息化意识不强 受传统的档案管理观念影响，不少单位领导层还依然抱残守缺，不能及时的接受新技术、新革命，加之不少单位受制于办公费用短缺，因而对计算机信息化技术不接受、不推广、不使用，使得档案管理信息化的建设面临阻力；即使在数字信息化建设较好的单位，其管理也存在问题，档案管理的相关制度都是建立在纸质档案为主时代的制度之上的，还没有对数字档案形成一个相对统一的认识，数字档案的收集、整理、管理及应用在制度上还没有形成较为统一的概念，无法形成一定的效力。

3、专业人才不足 目前档案管理工作人员学历层次偏低，缺乏掌握现代化技术的高级管理人才，特别是既懂档案管理和科学技术，又懂社会科学和经济管理的复合型人才。档案管理人员素质不高，直接导致新技术、新方法难以在档案管理中使用和推广，无法解决在工作中遇到的新情况和新问题。档案管理人员不合理配置，个体素质偏低已成为制约档案管理工作发展的重要因素。

3 加快数字信息化建设新举措

1、提升安全防范意识 必须高度重视信息化所带来的安全问题，提高管理者安全防范意识，认识到潜在的安全风险，加强对应对安全问题能力的培养，提高系统漏洞的更新和修补频率，应对黑客和木马的恶意攻击，及时对计算机进行升级；重要的文件和档案采取断网储、建立内部网络，避免安全隐患发生；防止硬盘损坏或不正当操作带来的档案记录被格式化实行备份，建立专门的空间进行保存，对备份档案进行更新。

2、强化管理者素质 档案管理者作为档案管理的直接责任人，综合素质和管理能力对档案管理信息化建设推行起到决定性的影响，应该加强对档案管理者的管理能力培训，使他们充分认识和了解信息化管理的相关知识，改变传统意识，使事业单位档案管理信息化从基层上真正的落实；档案管理工作人员要加强学习，提高创新能力和对新时代档案管理方式变化的适应能力；档案管理员要不断的主动学习、积极学习，及时掌握信息技术和现代管理等相关知识，不断提升数字技术的能力和水平，才能适应现代档案管理的要求；引进档案人员激励机制，在档案人员中除树立对档案工作高度负责的敬业精神之外，确立全新的公开招聘、严格审核、优胜劣汰的激励机制，使他们对自身从事的工作职责有非常清醒的认识，不满足于自身水平，危机感较强，有利于提高档案人员整体素质。

3、加强配套建设 加大档案管理工作的投入，既包括物质投入，也包括人才投入。不断改善档案管理的硬软件环境，提高档案管理的硬件配置；给管理者提供相关的设施设备，例如档案存贮库等等，一些重要的档案按照有关规定必须进行纸质文档的整理和收集。

综上所述，各级档案管理部门要适应信息化时代要求，充分认识到档案管理信息化建设的重要性，正视事业单位档案管理信息化建设存在的问题，积极探索事业单位档案管理信息化建设问题的解决对策，加快档案数字化建设，使之满足人民群众日益增长的信息要求，从而更好的加快信息流动，促进经济和民生建设。

参考文献

[1]毕静杰.如何实现档案管理信息化管理[J].办公室业务， 201 2（17）endprint