大数据时代对档案管理的影响

陆芳艳

[摘要]随着档案工作数据的电子化办公和数字信息的归档率都在不断上升，归档的数字信息正在变得更加复杂。随着而来的是对数字归档的信息管理，处理，存储，安全，和处置变得越来越困难。我们必须在大数据的形势下，通过新方法，搜索、发现和分析来帮助档案管理人员更好的从事档案管理工作。

[关键词]大数据；档案管理；信息化；智能化；预测

首先，何为大数据？“大数据”是一个体量特别大，数据类别特别大的数据集，并且这样的数据集无法用传统数据库工具对其内容进行抓取、管理和处理。大数据，首先是指数据体量（volumes）大，指代大型数据集，一般在10TB规模左右，但在实际应用中，很多企业用户把多个数据集放在一起，已经形成了PB级的数据量；其次是指数据类别（variety）大，数据来自多种数据源，数据种类和格式日渐丰富，已冲破了以前所限定的结构化数据范畴，囊括了半结构化和非结构化数据。接着是数据处理速度（Velocity）快，在数据量非常庞大的情况下，也能够做到数据的实时处理。最后一个特点是指数据真实性（Veracity）高，随着档案数据、档案记录内容、交易与应用数据等新数据源的兴趣，传统数据源的局限被打破。

国家对大数据的愿景：对信息资源的开发利用能力已经成为国际竞争以及国家整体实力的重要方面，当全球范围内数据成为国家资产、创新前沿，要成为“数据时代先驱者”，我们需要学习，借鉴、消化和创新，例如美国、欧洲数据开放战略，韩国、新加坡的基础设施建设，日本智慧城市、医疗和农业等方面的创新等。在国家层面建立大数据国家战略，强化对于基础设施的投入，推动政府数据公开，建立数据流通平台，加强法律环境建设，通过产业推进和详细规划，引导和推动各部委、各行业对大数据的研究与利用，推动各领域大数据落地，营造良好的大数据产业生态环境，养成大数据时代的管理创新思维。

大数据对婚姻档案管理的影响，未来将运用大数据等信息化的技术手段，进一步完善婚姻数据库档案，将其与教育信息平台、公安部平台等实现信息共享，加大对婚姻教育的信息化和打击拐卖妇女等不平等的婚姻做出数据依据。

目前婚姻档案数据库建设正在逐步实现部门共享，向公检法等职能部门公开。作为推动政府职能转变，加强事中事后监管的重要措施，有利于培育更加和谐完美的中国婚姻，打造中国梦。

民政档案，全国各地由大大小小的省，市，县等部门组成。大数据的目标就是要形成涵盖省市县四级。如婚姻数据业务的信用信息采集链条，在全国范围内实现互联互通。婚姻信用档案建档对象为家庭，采集的婚姻信息包括以家庭为单位的基本信息，强制性婚姻状况记录等许可的信息，以及政府奖励等良好行为记录，同时也有因为拐卖妇女等不合格以及执法中发现的违法违规的不良婚姻行为记录。

电子化檔案是一种能被传输、传达的信息，它是以文件、图像等载体体现出来的信息。在现代社会，我国的网络技术水平也在不断提高，档案管理的数字化要依靠科学技术的发展来实现，这已经成为我国档案管理现阶段的必然趋势。在这种趋势下，很多档案信息都可以从档案的实体中分离出来，实现资料的及时共享，为人们获取信息带了方便。

档案管理理论的挑战。正如信息化时代挑战了纸质时代的来源原则、文件生命周期理论、档案价值鉴定理论，催生了基础理论的新变革，产生新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论等等革新的理论。在大数据时代，新来源观、文件连续体理论、宏观鉴定理论都将受到不同程度的挑战，档案学基础理论将进一步发展。

挑战与机遇并存。大数据时代给档案管理工作带来挑战的同时也带来了新的机遇：大数据的理念给海量档案信息资源管理带来了机遇。传统纸质档案以“卷”“件”“份”为单位，在大数据时代，档案更多以“字段”“数据库”为管理对象。在档案统计方面，从原来的以“页”“米”为统计单位改为以“GB”（千兆字节）为统计单位。大数据的应用给档案数据挖掘带来了机遇。传统的档案管理以文档管理为主，档案基本处于被动利用，沉淀的档案没有人去分析利用，也没有技术工具去支撑挖掘、分析。在大数据时代，档案系统中除了大量的文档之外，还有海量结构化数据，并且数据利用的效果要大于文档利用效果。档案部门在收集大数据之后，通过主动调查利用者的需求，建立各种数据模型，对海量数据进行聚类、分类、相关性分析，找到数据之间的关系，提高档案价值，将原来的“死档案”变成“活信息”，为高层决策提供参考。

大数据时代化档案管理相较于以前的档案管理拥有以下的优势：

1.信息互联管理数字化。在大数据时代，数据是大而全的。档案管理人员在管理时可以采用现在高科技的网络技术，和大数据互联技术，完成数字化的管理。通过分布式，一体化的操作来提高档案管理的安全性、一致性、时效性等优点，互联网的可视性、专业性可以为管理人员提供及时的查询和浏览功能，从而解决资源的匮乏。

2.资源管理虚拟一致化。通过大数据一致化，互联网和档案馆相互对档案进行及时的管理，可以达到档案管理的稳定性和时效性，避免在档案借阅中的不及时和漏记等现象，从而达到对档案信息资源的便捷性，准确性的管理。

3.管理信息档案数字化管理具有智能性。档案管理人员可以利用大数据先进的软件和系统对信息的智能化搜索分析。搜索的速度要比普通的查阅快好几倍，这样不仅可以提高搜索的效率，还可以扩展搜索的范围，查阅到有有用的信息和资料，还可以对资料进行加密安全的管理，保证档案的安全性。这种数字化不仅提高了档案的保存年限，更对比较珍贵的资料进行了智能化的管理，方便使用者查阅，而且可以智能的用大数据分析出当下国民喜欢看的书籍和年龄段分层的数据，使得档案数据更加合理的提供给使用人员。

4.用户使用方便化。用户可以在不同的时间、不同的地点使用互联网进行信息的查阅，不受地域和时间的限制，这样可以帮助用户取得更及时、准确的信息，节省了用户的时间和精力，提高工作效率。检索速度快只需要几秒钟，而且还提高了信息的保存年限，而且还有智能的检索排行榜，对用户决策提供帮助。信息的真实性也有了一定的保证，在一定的时间内不会受到人为或者自然的损害，导致信息的失真。所以实现档案管理的数字化可以令使用者在世界的有网络信号的位置可以查询到想知道的准确信息。

5.具有统计性和预测性。通过大数据系统技术的统计特性，可以得出规律统计，比如统计婚姻档案，得出不同地方的婚姻档案记录和预测未来的一个婚姻趋势。这就是大数据的档案管理魅力。

参考文献

[1]赵国栋，易欢欢，糜万军，鄂维南 著.大数据时代的历史机遇.清华大学出版社，2013