职业院校档案规范化管理措施研究

李东振

[摘要]档案管理在职业院校的内部管理中具有非常重要的作用，也是促进职业院校教学科研以及行政管理的重要内容。本文很对职业院校档案规范化管理，首先介绍了职业院校档案的主要分类以及档案管理的内容，进而分析了目前我国职业院校在档案管理中普遍存在的一些问题，并针对这些问题，有重点的提出了改进完善措施。

[关键词]职业院校；档案管理；规范化

引言

檔案管理在职业院校管理工作中具有非常重要的作用，尤其是在提高职业院校的标准化建设好水平，改善职业院校的教学质量和科研能力上，发挥着重要的作用。现阶段，部分职业院校在自身的内部管理工作中对于档案管理工作重视程度不足，以致于在职业院校的档案管理中出现了滞后的问题。加强职业院校档案的规范化管理，提高职业院校档案管理的数字化与标准化水平，已经成为职业院校管理的重要内容，这对于促进职业院校各项工作的顺利开展也具有重要的作用。

1、职业院校档案分类及档案工作主要内容

职业院校作为以培养专业技术人才为办学目标的学校，档案管理工作也主要是针对学校的教学、科研、实践活动以及党政管理等工作过程中所产生的各种文字、图表以及影像资料。职业院校的档案资料主要分为文书类档案资料、人事类档案资料、财会类档案资料、实物类档案资料以及科技类档案资料等几种类型。档案工作的基础功能主要是完整的收集保管各种文献资料与技术文件，同时对档案资料进一步的开发、编研，并为师生以及管理层提供借阅、检索、查询利用等服务。加强职业院校的档案管理工作，一方面有助于为职业院校内部专业设置、科研教学、招生就业等管理工作提供参考依据；另一方面，高质量的档案资料还可以为社会公众提供大量有价值的信息资料，档案信息资源的共享实用，可以产生更高的社会公益效益。

2、当前我国职业院校档案管理中存在的问题

在我国部分职业院校管理中，对于档案管理工作的侧重不够，档案管理规范化水平不高的问题还较为突出，主要表现在以下几方面：

（1）档案管理意识不高。一些职业院校的管理层对于档案管理工作的重视程度不高，认为档案管理工作不如招生、就业、教学科研等工作重要，因而在档案管理工作的开展上也不愿投入过多的人力物力以及财力，造成了职业院校的档案管理工作基础较为薄弱，档案管理工作的开展水平不高。

（2）档案管理规章制度不健全。一些职业院校在档案管理工作的开展上，没有针对性的制定相应的档案管理办法，不利于督促职业院校内部的各个部门积极整理材料，更不利于档案材料的全面归档保存，影响了档案材料的完成性，制约了职业院校档案管理工作的长期开展。

（3）档案业务流程规范化水平不高。在职业院校的档案管理工作中，无论是立卷归档、检索还是编研利用等方面，缺少规范化的业务流程规定，档案工作开展过程中的参照标准不一致，不利于提高档案工作规范化水平的提高。

（4）档案管理工作的数字化水平有待提高。提高档案管理工作质量和效率，最有效的手段就是档案管理信息化，但是目前由于一些职业院校的软硬件设施投入不足，造成了职业院校档案数字化建设水平不高，档案管理工作较为落后。

3、改进提高职业院校档案管理的措施

（1）增强对职业院校档案管理的重视程度。职业院校管理部门应该充分认识到档案管理工作的重要性，将档案管理视为基础工作来开展，为职业院校档案管理工作的实施开展提供必要的人力物力支持，特别是应该针对档案管理工作的开展提供必要的预算经费支持，为职业学校档案管理工作的实施开展提供良好的基础条件保障。同时，还应该完善职业院校档案管理机构的设置，配备必要的档案库房以及基础的设备设施，以保证职业院校档案管理工作的有效开展。

（2）健全完善职业院校档案管理规章制度。确保职业院校档案管理工作的开展，应该结合职业院校档案管理工作的特点，完善档案管理制度的建设，尤其是以国家档案法、地区档案工作条例、高等学校档案管理办法等作为依据，针对职业院校档案工作，制定职业院校档案管理办法细则，对归档范围与保管期限、立卷归档、档案整理、档案保密、移交接收、查借阅、库房管理、鉴定销毁等档案管理具体工作进行细化明确。其次，在职业院校的档案管理工作过程中，重点还应该建立与档案管理相关的绩效考评与制约机制，以确保相关责任部门积极配合档案管理工作的开展。

（3）规范职业院校档案管理工作流程。在职业院校档案管理工作的开展过程中，应该注重对不同业务流程的规范化管理。在档案的接收管理上，应该确保装订规范、内容完整、手续齐全，并按照档案的门类和载体进行接收；在档案的整理上，应该按照卷宗整理，结合档案的实体分类法进行分类，并合理划分保管期限，立卷归档；在档案的鉴定上，应该尽可能地采取直接鉴定方式，逐一进行，集体审查，确保准确无误。在档案的保管上，重点应该避免出现遗失、失密和泄密问题，严格按照程序登记管理，并建立台账，全面准确掌握档案的收集、整理、利用、移除、销毁情况。在档案的借阅利用上，应提供全面的检索借阅服务，充分发挥档案的信息功能，通过这些措施进一步提高档案管理规范化水平。

（4）提高职业院校档案管理的数字化水平。随着档案管理理念的不断更新完善，对职业院校档案管理工作进行数字化的改造，打造信息化的档案管理体系，不仅是档案管理工作发展的必然，对于提高档案管理工作效率，确保档案原件安全可靠也具有非常重要的作用。档案管理的数字化建设应该注重将档案的收集、整理、立卷、归档、检索、利用等一系列的工作通过信息技术进行整合，采取专门的档案管理软件进行统一的维护管理，实现录入、存储、检索、备份等功能。同时，在职业院校内部建立档案信息资源平台，便于对于档案信息需求者按照权限设置等进行档案资料的查阅。

结语

职业院校管理层应该高度重视档案管理工作的重要性，增加在档案管理方面的人力与物力投入，完善档案管理制度的建设，提高档案的信息化建设，注重档案的开发利用，以最大程度的发挥档案工作服务教学、科研与管理工作开展的作用，促进职业院校管理水平的提高。

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作者简介

吕文倩（1983年5月），女，宁夏回族自治区人，大专，助理工程师；研究方向：企业档案管理。