浅谈信息系统的发展和其对未来组织和社会的影响

龚厚宽

【摘要】信息、物资和能源是人类社会发展的三大资源。而任何管理工作的成败，取决于能否做出有效的决策，决策的正确与否则在很大程度上取决于信息的质量。信息系统是一个人造系统，它由人、硬件、软件和数据资源组成，目的是及时、正确地收集、加工、存储、传递和提供信息，实现组织中各项活动的管理、调节和控制。管理信息系统不仅是一个技术系统，而且同时是一个社会系统。

【关键词】信息；数据交换；管理系统；未来发展

[文章编号]1619-2737（2016）01-25-558

随着环境的变迁与科学技术的发展、信息系统的内容、工具与作用都发生了很大的变化。今天的信息系统不仅广泛的应用了信息技术，还深入地融入了现代管理思想、数学方法和系统方法。它包括常规的数据处理、综合信息分析及决策支持等多层次的内容，不仅对管理还对组织的各方面产生影响，并且承担着组织结构与组织运作方式的设计，甚至还被认为隐含着管理制度与管理模式。

首先先谈信息系统的发展，近几十年来，信息系统与相关的科学技术相结合发展出许多用于企业某一管理领域的新型系统或信息处理技术，例如电子数据交换、经理信息系统、战略信息系统、Intranet和电子商务等，以下我们逐一探讨。

1. 电子数据交换

（1）电子数据交换（Electronic Data Interchange，简称EDI，是企业之间业务往来的商业交易资料用标准的格式以电子方式在计算机之间自动进行的传送。EDI是随着网络技术和数据库技术的发展，企业信息系统日趋成熟而产生的用于商务管理的新技术。

（2）企业之间的交易需相互传递繁多的文件，例如定单、发票、运单、采购单、银行账单等，国际间的还有报关单、商检证明、保单等更多的单证。在企业交易量与信息量日益扩张的情形下，交易文件靠传统的邮寄传递及人工处理已不能相适应。使用EDI，交易文件只需在起源企业一次性地输入计算机，并转换成标准格式，然后通过计算机通信网络传送至异地的贸易伙伴的计算机，再转换成接受企业计算机系统所采用的格式，不需要重复输入就可以在计算机上作交易文件的处理。EDI的工作原理见图1。

（3）EDI不仅可以免去重复劳动，减少工作量，还可大大提高交易文件传输速度，减少差错，实现无纸交易，显著地降低交易成本。使用EDI对增强企业与供应商之间的关系，提高企业的市场竞争能力，改观企业的形象都具有重要作用。

（4）EDI是一种跨地区跨组织的系统，必须有多家企业或组织共同参与组建，并制定出可行的各方认可的交易文件的标准格式。其在我国的应用是从90年代初起步的，随着我国经济的稳步快速发展，国际贸易的增长，EDI的应用正在迅速地推开，并必将成为我国企业交易的重要手段。

2. 经理信息系统

（1）经理信息系统（Executive Information Systems，简称EIS）是20世纪80年代中期出现的面向组织高层领导，能支持领导管理工作，为他们提供高效率和改善有效性的信息管理系统。我们有时也将EIS称为总裁信息系统或高层管理信息系统等。

（2）根据组织高层领导的工作特性，EIS的概念结构大至如图2：

（3）EIS与其它信息系统相比有重叠，也有区别，这些区别形成了EIS的特点。根据系统形式、内涵与功能，我们可总结出EIS的一些特点：用户可以在很短的时间内学习掌握使用方法，EIS还有丰富的办公支持功能，例如：电子邮件、无线通信、日程安排和公文处理等等。EIS的特点决定了开发过程的特殊性，EIS的分析与设计建立在对经理和总裁等领导职能、工作状况及个性分析的基础之上。信息需求分析的重点在于关键数据的确定，邮精到细的数据层次关联分析。由于EIS开发难度大，费用高，目前基本上还停留在研究和讨论阶段。

3. 战略信息系统

（1）战略信息系统（Strategic Information Systims，简称SIS）是一种支持企业赢得或保持竞争优势，制定企业中长期战略规划的信息系统。当今市场变化频繁，竞争日益激烈，企业在发展方向上的决策稍有失误就会蒙受巨大损失甚至被淘汰。企业不能仅考虑眼前利益，而更应着眼于长远的发展。在此背景下产生的SIS能为企业的经营战略的分析与决策提供有力的支持。

（2）SIS利用反映环境和竞争对手等状况的企业外部信息及企业内部关键因素信息，借助市场分析预测与战略决策等模型，以人机对话方式在计算机上作出供供高层管理者决断的企业中长期战略发展方案。SIS的逻辑结构如下：

图3战略信息系统逻辑结构图

（3）SIS是一个较新的概念，涉及许多非结构化的问题，有关SIS的结构、人机交互方法等尚不成熟，SIS的实现还必须以传统的管理信息系统为基础。目前我们必须强调的是企业高层领导应牢固树立长远的经营战略思想，重视战略思想的收集与组织，在建设管理信息系统时就要考虑为将来实施SIS打好基础、做好准备。

4. 信息高速公路和Internet

4.1信息高速公路的概念是美国政府为促使经济新增长于1993年在一份政策报告中提出的。国家信息基础设施（National Information Infrastructure，简称NII）是一个国家的信息网络，通过他能使任何人在任何地点任何时间，将各种多媒体信息传送给任何地点的任何人。我们已经知道交通运输网对工业化社会所起的作用，类似地，我们可以肯定信息高速公路对信息化社会将起的巨大作用，可以预计NII的建设必然会给国家的经济、生活等许多社会领域带来革命性的变化。

4.2从信息系统的角度来看，广义的信息高速公路概念应包括“路”和“货”两个方面，除了“路”这一基础设施外，还有一个被输送的“货”的来源与组织的问题，组织什么信息资源及如何组织等问题是信息系统专业人员继续解决的问题。

4.3 Internet是一个全球的、开放的信息互连网络，它在全球范围内将成千上万个计算机网络互连在一起，因此又被称作网络的网络和网络的集合。

世界各地的计算机通常可用以下三种直接或间接的方式接到Internet，成为Internet的一个用户：

（1）将计算机连接到一个服务器为Internet主机的居域网；

（2）通过电话拨叫方式进入一个Internet的主机；

（3）通过电话拨叫方式进入一个提供Internet服务的联机服务系统。

4.4近几年来，Internetde规模迅速发展，根据统计资料，1996年底接入Internet的网络有6万多个，用户超过5000多万，能在Internet上通过E-mail或通过网关接入的国家超过180个。目前Internet的规模仍以较大的增长率扩展。Internet的应用已经并将继续影响社会的各个方面，例如人们的通信方式、组织的结构及运行机制等。对企业来说，Internet的应用将为企业信息系统外部信息的开发与利用提供强有力的手段。企业信息系统与Internet相连可使企业与同行之间、与客户及供应商之间在全球范围内方便地互通信息，加强联系，促进业务的发展，加速业务的处理。

5. 电子商务

5.1电子商务（Electronic Commerce，简称EC）是近几年兴起的利用计算机网络等信息技术在企业之间、企业与消费者之间进行网上交易，以及与此相关的企业内部事务联网处理的商业模式。

5.2电子商务涉及的商业活动包括售前的企业广告与客户选货，售中的洽谈、订购、付款以及售后的服务等，与之相关的对象有供应商、订货商或消费者、金融部门等。由于计算机网络特有的时空优点，电子商务能使企业价值链的各个环节获得增值，同时给客户也带来了很大的便利和实惠。

5.3除了对原有的商业环节有显著的增值外，电子商务还延伸出许多新的交易方式，如24小时服务、个性化产品和服务组合、信息产品直接在网上发送等。电子商务早在提高合作效率、减少交易环节、缩短交易周期、改善企业形象、降低管理成本、密切企业间和企业与客户间的关系等方面有显著的作用。

5.4普及电子商务最主要的难点是与交易安全有关的客户和企业身份的认定及电子付款。客户身份的确认可以避免骗购和抵赖；企业身份的确认为保障货真价实；而电子付款则是电子商务便捷交易的主要因素，一般有电子货币与信用卡两大类形式。随着我国信用消费规模的扩大和上网人数的增加，相信电子商务在我国经过一个教艰难的过程后会很快的进入高速发展期，其前景一定相当可观。

5.5企业为实现其目标按职权和职责对企业内部各种人员进行分工安排所构成的关系即是企业的组织结构。在一定的环境中，企业的组织结构是相对稳定的，当环境发生较大变化时，企业为适应环境并求得发展，必然需要对组织结构作调整，有时甚至要作重大的变革。信息系统对企业组织结构的影响主要反映在以下四个方面：

（1）信息资源观念和信息系统地位的确立，使企业组织结构向菱形结构发展。信息资源的开发和利用成为企业的一项战略任务；越来越多的企业设立了信息管理机构；信息管理成为企业中不可缺少的职业。为了保证对信息资源的有效管理与充分开发利用，不少发达国家的大企业还设置了作为企业核心人物之一的首席信息经理的职位。这一趋势进一步确立信息系统在企业中的地位，使白领工作者的数量迅速增长，蓝领工作者数量减少，进而使企业的组织结构由原来的宝塔形结构向菱形结构发展。

（2）信息与决策支持功能的开发和利用，使企业组织结构向扁平化方向发展。信息系统能向企业各类管理人员提供越来越多的企业内外部信息和各种经营分析与管理决策功能，信息系统的可能，已使企业中许多不同职能不同技能的各类管理与技术人员参与决策工作，使许多决策问题也不必再由上层或专人解决。这种趋势导致企业决策权力向下层转移并逐步分散化，使企业组织结构由原来的立式的集权结构向卧式的扁平化分权结构发展。

（3）基于信息网络的信息交流与共享，提高了企业组织结构的灵活性与有效性。网络化的信息系统使用了先进的信息交流与信息共享技术，企业管理人员与技术人员之间的信息发送与获取已不受时间与地域的限制，信息源的通一与信息的共享使管理问题的分析与判断有了共同的基础。信息网络系统除去了组织结构中僵化与滞延的不利面，添入了灵活与积极的有利面。

（4）信息系统对企业变革的使能器作用，增加了企业过程重组及组织结构优化的成功率。由于企业外部环境众多因素的快速变化，企业的对策已不能仅停留在原管理过程上的处理速度提高等要求上，而应考率运作方式及管理过程等的彻底重新设计，其中也包括组织结构的重新设计。信息系统除了对企业管理的效率与质量的提高、成本的降低具有明显的作用外，实际上还有深层次的促使企业运作方式和管理过程的变革等作用。

5.6人们在谈论信息对社会的影响时一般都集中于信息技术的作用，但信息、信息技术与信息人员中任何一个都不可能单独存在与发挥作用，必须把它们按一定的原则加以配置组成一个有机的整体——信息系统，信息系统是人们应用信息技术开发与利用信息资源的系统化手段，信息系统对社会较显著的影响主要反映在经济发展、人们生活与工作方式、科研与教育、法规与政策等方面。

（1）对经济发展的影响。信息系统使信息技术得以真正的为社会经济的发展产生新的增长点，这主要是由新生产部门的出现和发展来体现的。信息系统在服务业、工业和农业等部门中的应用显著地提高了工作效率，减低了成本，对传统经济的新增长也有重要作用。信息技术与信息系统的应用使就业结构也发生变化，在信息职业及对信息知识有一定要求的职业新就业机会增多的同时，经验型和体力型职业的就业机会日益减少。

（2）对生活与工作方式的影响。信息网络系统广泛的影响着人们的生活方式，通过国家的和国际的通信系统，人与人之间的信息交流不再时间和地域的阻碍，信息系统的应用使团体工作不必座在一起，人们可以在家里参加单位的工作。信息系统透到人们的生活与工作中，给社会带来了有利的影响，但也有不利的影响。例如：全球文化交流范围的扩大、内容的丰富与方式的便捷会使民族文化受到冲击等等。

（3）对科研与教育的影响。全球或全国范围的信息网络系统使科研工作者之间的距离与信息传递时间几乎缩小到零，大家都可以座在一间虚拟的工作室里共同科研活动。利用远程教育系统，位于各地的师生可同时地进行模拟教室的听讲问答式教学，这对偏远地区的学生和成年人的教育或老年人的学习有特殊的意义。

（4）对政策与法规的影响。信息系统规模与应用范围的日益扩大，对人类活动的影响越来越大，从而对法规与政策提出新的要求。为了有序的开展信息活动，保护组织和个人的合法权益国家应制定相应的信息法规和政策，国际组织则要为国际间的信息流转制定必须共同遵守的规则。

信息系统在组织中的应用对组织各方面都有影响。信息系统不仅对组织具有重要影响，而且对社会的各领域也会产生巨大作用和深远影响。信息系统使信息技术得以真正地改变社会的经济结构，产生经济发展的新增长点，促使信息经济于信息社会的形成。信息系统还改变了人们的生活及工作方式与格局，给人们的习惯、习俗与心理带来深远的影响。

参考文献

[1]黄梯云主编、高等教育出版社出版的《信息管理系统》