精益会议模式的构建与探索

会议是企业从事管理的核心管理工具和方法，可以提高工作效率，可以通过会议对未发生的事情进行预测，对正在进行的工作实行监控，对已经完成的工作进行总结和评估。它对集思广益，消除误解，做出决策，有重要意义。但现在，许多会议成为了一种形式，有的会议议题繁多，只议不决；有的会议拖拉严重，效率低下；有的会议，参加人数众多，“陪绑”现象严重……低效、无用、拖拉、陪绑的会议，既浪费了大家的时间，又制造了“文山会海”，成了许多公司效率低下、成本增大的重要环节。如何才能开好高质量高效率的会议？

一、精益会议模式提出的背景与意义

（一）国内外背景

精益管理是一种理念，一种文化。它是源于20世纪50年代日本的一种企业管理理念，以丰田、本田、日產为代表的汽车制造业，在六、七十年代广泛实施精益生产管理，获得巨大成功，以低成本、高品质的产品享誉世界。从上世纪八十年代开始，在欧美及台湾、韩国等国家和地区的制造业内掀起了学习精益生产的浪潮，精益生产在上世纪70年代末期引入我国，长春第一汽车制造厂是最早引进精益生产方式的企业。80年代初一汽各分厂实施精益生产，到了90年代以后，随着我国市场经济体制的建立、健全，竞争的加剧，国内更多的企业也逐渐意识到了精益运营管理的重要性及其广大的应用前景，纷纷在抓紧研究应用。

（二）烟草行业背景

联系到我们烟草行业自身，国家局凌成兴局长代表国家局党组对全行业提出了做好“加减乘除”四则运算的部署要求，其中对精益管理提出了“做除法”的新论述；在2014年行业企业管理现场会上，国家局对做好精益管理工作提出了“更科学、更精准、上水平”的总体要求。

省局（公司）新一届党组根据国家局部署，将“管理抓改革与精益”确定为全省系统三大战略任务之一，并召开一系列会议部署推进。吴洪田局长曾强调指出，“抓好精益管理课题研究，是实施‘审慎理财、适度从紧，提升企业管理水平的一个根本突破口”。

市局（公司）邓基刚局长在全市系统全面精益管理现场会上提出，“我们提出的全面精益管理则是精益管理的‘升级版，是一个‘大精益的概念，将精益的思想、理念、工具和方法拓展到市县两级每一个单位和部门，涵盖到生产经营管理的每一个领域和环节，实现精益实践在全市系统的全面覆盖。

（三）八项规定要求

2012年12月4日，中共中央政治局审议通过了关于改进工作作风、密切联系群众的八项规定，其中第二项对会风作出了明确的规定，“要精简会议活动，切实改进会风……提高会议实效，开短会，讲短话，力戒空话，套话。”由此便激发了笔者对精益会议模式的构建与探索的思考。

二、精益会议模式构建与探索的主要内容

（一）依托内部门户网站，增设相应模块

依托省局（公司）新版OA系统上线以及市局（公司）正在开发的内部新网站，对机关各科室赋予一定权限，增加会议室预约模块，需求部门点击会议室预约模块，根据参会人数多少、具体参会时间预约大中小及视频会议室，填写会议室申请单，实现网上申请、网上报名；增设会议议题提报模块，议题需求部门直接在网上进行议题提报、网上流转、领导签批，实现议题网上查阅，方便快捷。

（二）增设会议时间定时预警机制

人都是有生物钟的，开会时间太长容易犯困、大脑反映迟钝。每次会议事先设定好会议时间，到达规定时间定时报警响起，这时候可以由会议主持人根据会议情况决定是否继续开会，如果迟迟形成不了决议，可以下次再议，避免出现议题繁多，只议不决，会议拖拉严重，效率低下的情况，以便及时、准确做出决策。

（三）会前、会中、会后各项工作要细致周到

会前通知工作要做好。重大议题应提前一天告知，让参与决策部门广泛征求意见，充分做好准备，开会各抒己见，迅速作出决策，提高会议效率，避免未经深思熟虑作出决策，导致决策有误。

会议决策程序很重要。每次会议列席部门及其他领导先发言，主要负责人集中大家意见，最后作出决策，确保会议决策科学、民主，该议的时候议，该决的时候决，该签字的时候签字，尽可能会上形成决议，不要事后补办，切实提高会议效率。

会议记录要规范完整。从汇报情况、交流讨论到会议决议、表决，每个环节都要进行详细记录，以备后查，可采用录音笔同步录音，做到规范、准确、可查，确保纸质记录、电子记录以及录音声像资料样样齐全完备。

会议纪要要准确及时。会议召开后，应在两日内，下发会议纪要，会议纪要要做到完成工作的时间、要求、方法、执行部门四落实。增强会议时效性，及时贯彻会议精神，发挥会议的作用，提高会议的效益，增强执行力。

会议督导检查要跟上。及时督导检查相关部门对会议决议的贯彻落实情况，必要时下发督办立项，对会议的贯彻，各个节点，每个环点都要进行督导，确保会议有效性的贯彻落实。

（四）以制度体系为支撑，完善精益会议模式，构建长效机制

能召开电视会议的召开电视会议，充分利用好省、市、县三级高清视频会议系统，能不开的会议坚决不开，可以合并召开的坚决合并，严格控制会议的数量和规模，减少参会人员，压缩会议时间，严格执行会议费用规定，实行费用预算定额标准控制，不随意提高会议标准，费用据实核销，参照省局（公司）规范会议通知模板，计划内外会议明确标明，严肃会议审批制度，严格执行会议计划管理制度，严格会议分类，对《会议管理程序》及《会议费管理办法》等不断充实完善，保证精益会议模式的构建与顺利运行。

三、精益会议模式与现行会议模式对比

（一）现行会议模式

会议室口头询问或者直接使用，经常发生冲突，准备不充分；会议议题纸质提报、纸质传阅，造成纸张大量浪费，议题材料无法实现网上查阅，只能纸质保存，保存难度大，查阅不便；偶尔出现议题繁多，会议拖拉、效率低下情况，每年都会出现未严格按照会议计划执行的会议，增加或者取消的会议计划很多都未严格按照审批程序执行；投入大量成本建成的省、市、县三级高清视频会议系统未得以充分利用。

（二）精益会议模式

根据会议类别、参会人数多少预约不同类型的会议室，由会议管理部门办公室统一沟通协调，更加规范严谨；实现会议议题网上流转、网上传阅，无纸化办公节约相关费用，还同步实现了议题资料等的网络痕迹化管理，方便日后查询；严格执行会议分类和审批制度，超计划会议严肃签报审批流程，明确区分计划内外会议，能充分发挥好省、市、县三级高清视频会议系统功能；严控会议数量和规模，推行会议费用预算定额标准控制，会议时间预警机制，避免出现只议不决，会议拖拉严重，效率低下的情况，能够及时、准确做出决策。

作者简介：

侯书芳（1984.5— ），女，民族：汉族，籍贯：山东威海，学历：本科，职称：初级经济师，研究方向：政工，企业管理类。

（作者单位：山东省威海市烟草专卖局（公司））