承前启后工作法在银行个贷档案管理工作中的应用

仲璟

【摘 要】个人贷款业务是商业银行资产业务的重要组成部分，而个贷档案管理工作又在个贷业务中处于举足轻重的位置。笔者在长期银行工作特别是个人贷款档案管理工作中，总结出了“承前启后”工作法，本文详述此工作法在个贷档案管理工作中的应用。

【关键词】档案管理；承前启后工作法；应用

建设银行青岛分行个贷中心档案管理工作主要负责一般档案和重要单证管理。档案人员现设置岗位为档案管理一岗、档案管理二岗、权证管理岗（台账）、权证管理岗（实物）及一般档案扫描岗。

青岛分行个贷中心档案库房共有二个，重要单证库房和一般档案库房：其中重要单证库房面积约100平米，共有200柜，现库存6.3万份，最大容量18万份；一般档案库房面积300平米，共有700柜，现库存9.6万份，最大容量15万份。

由以上描述可知个贷档案管理工作对于分行个贷业务发展起着举足轻重的作用。笔者在长期银行工作特别是个人贷款档案管理工作中，总结出了“承前启后”工作法，现将此工作法内容详述如下。

一、承前启后工作法

1.所谓“承前”，包含两个方面的含义：

（1）充分利用本岗位前任工作人员的工作成果，少走弯路，提高工作效率；

（2）在充分熟悉个贷流程中前一环节工作岗位工作内容的基础上，充分共享前一岗位的工作信息或充分利用本岗位已完成部分的工作信息，减少不必要的重复劳动，同时对前一岗位的工作信息或本岗位已完成部分的工作信息进行复核，提高准确性，实现“一举两得”。

2.所谓“启后”，也包含两个方面的含义：

（1）在主动熟悉个贷流程中后一岗位工作流程的基础上，通过本岗位工作流程的改善优化，尽可能使下一岗位的工作或本岗位后续工作更加准确方便快捷，通过本岗位的一点工作，使下一岗位提高远大于一点的工作效率，从而提高整体工作效率。

（2）平时注意做好工作信息的备份及工作经验的积累，以便因工作需要调离本岗位工作时能使接任者尽可能在较短的时间内胜任本岗位工作。

二、承前启后工作法应用实例

笔者总结出承前启后工作法后，带领档案全体人员认真学习了“承前启后”工作法，之后在档案管理工作各岗位全面推行此工作法。通过此工作法的推行，使档案人员人人都能熟练掌握此工作法，并能在工作实践中自觉运用，从而较大提高了档案工作质量和工作效率。

以下为此工作法在档案管理工作中的应用实例：

实例1：把档案中的“重要单证台账”、“一般档案入库台账”、“一般档案结清台账”三个台账各自独立记账的状况完善为“在三个台账之间建立密切关联，实现信息共享”。

实例2：对于已经见回执放款的卷宗，把“抵押外勤定时来档案岗位领取已见回执放款卷宗”的做法调整为“档案管理岗主动把已见回执放款卷宗送至抵押内勤处”，从而方便抵押外勤在最短的时间内取得卷宗。

实例3：把“档案管理一岗整卷发现缺失他项权证复印件时，再由权证管理岗（实物）出库权证进行复印”的做法调整为“由档案管理二岗在权证入库前提前检查档案中是否缺失他项权证复印件并及时补齐缺失的复印件”，从而减少了权证管理岗（实物）权证出入库的次数，即防范了风险，又提高了相关岗位的整体工作效率。

实例4：权证管理岗（台账）在个贷流程支持系统中录入重要单证入库信息时，从已完成的重要单证台账中复制借款人信息，这样既可以提高录入支持系统的效率，又可以对重要单证台账信息进行校核。

实例5：他项权证因结清出库时，权证管理岗（实物）在结清材料上注明“重要单证台账”的子台账分类名称，档案管理岗根据以上注明信息可以非常快捷地到相应“一般档案台账”中查到一般档案的编号，并把结清资料归档。

实例6：一般档案高速扫描过程中，扫描员在观注扫描质量的同时要留意档案分类是否有误，以便即时改正错误并提示下一环节作出调整，从而在保证质量的基础上提高了工作效率。

实例7：已结清一般档案台账的要素格式要与向办公室移交结清档案的表格要素格式尽量一致，而且已结清一般档案归档号前后保持一致。这样每年在向分行办公室移交结清档案时，移交表格的大多数据都可从已结清一般档案台账中快速取得，极大提高了移交结清档案的工作效率。

实例8：档案管理二岗人员与权证管理岗（实物）人员每月底针对“因改证等原因未能及时入库的他项权证”进行核对，档案管理二岗人员负责落实上述权证的及时回证和入库，从而避免了上述他项权证遗失风险。

实例9：权证管理岗（台账）对于“因预转现原因已出库但由于某种原因未办理上述业务而又原证归还入库的他项权证”，在重要单证台账中着重加以标注。当此类权证再次因预转现原因出库时，就可以较快地有针对性地分别在“支持系统”和“重要单证台账”中予以登记，避免差错。

实例10：权证管理岗（实物）定期更换库房中部分重要单证保管袋，规范保管袋封面书写内容，这样既整洁美观，同时又提高了权证出库及权证对账效率。

实例11：档案扫描过程中，每一岗位都使用“工作流转单”，既能将工作责任落实到人，提高各岗位责任心，减少差错频率，同时又方便在出现问题时及时查找问题所在，为下一环节节约时间，从而提高扫描工作整体效率和质量。

三、结束语

承前启后工作法的应用，既提高了个贷档案管理工作的工作质量，又极大提高了工作效率。在青岛分行房金部开展的“创新在我身边”活动中，此工作法被评为最佳奖项“金星奖”。同时，青岛分行档案管理工作的突出业绩受到建设银行总行的表扬，并在总行《住房金融与个人信贷业务参考》刊发了青岛分行档案管理工作的先进经验。