关于出版单位存货管理的问题分析与改进方法研究

金燕

【摘 要】据调查，出版单位的存货一般可以占据企业总资产的五分之一以上，是出版单位的主要资产。但是存货量过大就造成了管理上的难度增加，因此在存货中货物出现损毁的比例也比较大，这就给出版单位造成了一定的资金损失。不能进行有效的存货管理，不仅造成的出版单位资金的积压，不利于单位的资金流通，同时货品的损毁也造成了出版单位的经济损失，影响了企业的经济效益。因此，进行有效的存货管理对于出版单位而言十分重要，本文介绍了出版单位存货的特点，分析了出版单位存货管理中存在的问题，并提出了改进措施。

【关键词】出版单位；存货管理；分析和改进

为了保证有足够的存货进行销售，出版单位往往有大量的存货，这些存货占据了出版单位大量的资金。但是许多出版单位却不能很好地进行存货管理，导致许多存货出现了损毁现象，给出版单位带来了损失。因此出版单位进行良好的库存管理对于企业的节约成本，避免企业损失，促进企业的发展有着很重要的意义。

一、出版单位存货的特点

出版单位为了保证生产和销售的需要一般都会有大量的存货，出版单位的存货与一般的商品有着本质的区别，即这些存货的本质是为了保存出版物的内容，存货只是一个载体，以此这些存货一般具有以下特点：

第一，品种多，出版单位一般需要出版大量的刊物，因此出版物的首要特点就是品种较多，为了在必要的时候能及时进行出版和再版，出版单位保存了许多品种的出版物。

第二，唯一性，出版物对于每一位作者而言都有着独一无二的著作权，因此出版物基本都是唯一的，也就是说出版单位面对的几乎都是新的产品。

第三，时效性，现代信息更新速度比较快，因此出版物也具有一定的时效性，往往是热销时期一过，出版物的价值就会降低，以此存货还具有一定的时效性。

第四，替代性，可以出版的刊物同时也可以被其他的传播方式所代替，例如可以通过网络进行传播，读者可以阅读出版物也可以阅读电子书。

第五，易地存储，一般用于出版的材料都放在加工企业，并且印刷往往会外包给其他单位进行完成，而加工完成的出版物一般也会暂时存放在加工企业，因此存货并非全部放置在出版单位。

二、存货管理存在的问题

出版单位的存货管理一般关系到出版单位的多个部门以及加工企业，因此在管理方面长期存在许多问题，这些问题主要包括以下几个方面：

1.信息流通不畅

许多出版单位的财务部门与业务部门都不能进行良好的沟通，许多数据并不进行关联，而存货的管理关系着财务、物流等多个部门，部门之间不能进行良好的沟通就会造成出入库、收款等情况的混乱，不能有序进行。因此出版单位对于存货和账目不能进行良好的核查，就很容易造成库存与账目无法对接，因而不能良好的进行存货管理。

2.产销比例失调

出版单位的出版物其目的是为了销售，但是很多时候由于管理者计划不到位，生产出来的刊物不能及时进行销售，因此造成的库存的大量积压。积压的库存保存过久就会造成损坏，从而给企业带来经济上的直接损失，因此在存货管理中做好生产与销售达成恒定的比例很重要。

3.盲目主动发货

一般情况下出版单位和发行企业都会达成一定的协议，即出版单位一般会根据以往的经验给客户发相应数量的货物，这样一般更有利于新品的上市，同时又能避免因大量发货带来的退货问题。但是如果出版单位盲目的大量发货就会造成退货数量增加，从而造成库存的大量积压。

4.代销缺乏控制

代销是指出版单位将货品放在经销商处进行销售，在商品销售出去之后再进行结账。但是许多出版单位对于代销的管理却缺乏有效的控制，导致大量资金的存货放在经销商处，却并没有进行销售，甚至许多商品已经过时，因此很难进行销售。或是经销商长时间不予结账，从而造成大量资金积压。

5.日常管理不到位

存货日常管理不到位也是存货管理中的一大问题，出版单位不能进行及时的盘点，因而库存与账目不相符的情况频频出现，给库存管理造成困扰。另外在盘点的过程应该在场的部门不进行参与，盘点草草结束，达不到应有的效果。也有部分出版单位存在库房管理人员不按照规定违规发货，或是在发货之后没有及时进行结账，单位内也没有具体的责任人，出现问题是相互推卸责任，不能及时进行问题的处理，从而造成存货管理的混乱。

三、加强存货管理的建议

存货管理对于出版单位十分重要，根据以上存货的特点以及出版单位存货管理中存在的问题，出版单位可以从以下几方面加强存货管理：

1.全面清理，核实数据

对于库存进行彻底的盘点，核实库存数据，才能进行进一步的库存管理，再进行清点时要注意以下事项：

第一，库存的清点要安排具体的人员进行，每个人负责哪些方面要事先进行安排，避免在清点时出现重复盘点或是漏点的情况。

第二，对清点的存货进行严格的分类，这样既能明确哪些货品是进行清点过的，同时也能方便以后的盘点和管理。

第三，进行有效的统计，对于盘点结果进行统计，处统计库存数量以外，还要进行损毁货物的统计，以便于估计企业的损失。

2.加强信息管理

存货的管理是多个部门进行配合的结果，以此要加强部门之间的沟通，特别是财务部门与其他部门的沟通，对于内部的出入库要进行相应的财务登记，并有有效单据作为凭证。财务部门要对存货的发货、入库、外借等情况进行全面了解，然后对于及时进行账目的清点，向生产企业付款和向经销商收款，避免企业的财务账目与存货不相符合。

3.生产、发货前进行市场分析和调查

出版单位生产出版物之前要进行详细的市场调查，了解市场对于该类商品的需求，避免出版大量的刊物无法进行销售，造成货物的积压。同时在给经销商发货时也要根据经销商的销售能力进行发货，否则不能销售的货品就会被退回，这样既不能受到货款，也会造成货品不能进行销售。

4.完善委托代销商品管理制度

对于代销商品的管理，出版单位要从以下几个方面进行：

第一，财务部门应该设置专门的人员进行管理，对于发货品种、数量、销售数量、退回数量进行详细的账目统计，并对销售的金额及时将资金进行回收。超期未回款应该有处罚措施，避免企业资金不能回笼。

第二，销售部门应该在谈业务过程中与客户签订完善的合同，对于合适收款、如何销售进行详细规定，无论是新老顾客都应该签订合同，方面对代销单位进行管理。

5.加强日常管理

存货的管理主要还是日常的严格管理，出版单位要设置专门的库存管理人员，对存货进行日常管理。同时制定完善的管理制度，对于货物的收发流程、单据凭证的使用规定、以及如何进行财务登记等都要有严格的规范。这样才能方便财务部门与库房管理人员共同进行存货管理，保证账实相符。库房的管理人员要定期对库存进行盘点，码放整齐货品，尽量避免货品的损坏。另外不同的品类要设置相应的责任人，在出现问题时要进行责任的追究，并及时进行赔偿。相关的业务人员也要对过时的存货进行及时的清理，避免积压资金，同时也给库存管理带来阻碍。

四、总结

出版单位的存货占据了大量的企业资金，是管理中十分重要的一个环节，存货管理不善会造成货品积压和损毁的现象。因此，企业要加强存货管理的力度，在生产时做好市场调查避免出版物无法进行销售，同时管理好与代理商之间的关系，做好日常的存货管理，这样才能保证存货账实相符，避免存货的大量积压，同时也避免货品损毁带来的资金损失，保证企业的发展。

参考文献：

[1]韩真真.存货管理发展历程研究[J].商业会计.2014（7）.

[2]马小龙，王兴攀.基于供应链的农产品存货管理优化策略探析[J].农业经济.2014（5）.

[3]李争艳，董学林.羊绒服饰企业存货管理存在的问题及解决对策[J].中国商贸.2014（21）.