Excel函数在学生信息及成绩管理工作中的应用

田杰

摘 要：在教师和班主任的日常工作中，经常需要对学生的基本信息和成绩信息进行管理和汇总，在没有专业管理系统的帮助时，单凭人工去实现，就太费时费力了。Excel电子表是一种简单易上手而且功能强大的数据处理工具，借助Excel中的函数就可以轻松实现对学生基本信息及成绩的管理和统计。

关键词：Excel 函数 学生信息 成绩

中图分类号：G71 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）05（c）-0019-02

Excel电子表是一款功能强大的应用软件，它操作界面友好、简单易学，在数据处理、统计等方面有出色的表现，其中Excel的函数更是功能多样、应用方便。如果教师和班主任能熟练使用Excel的函数，便可轻松完成对学生基本信息及成绩的日常维护管理及统计分析等工作。

1 学生基本信息的管理与统计

在新生入学报到时，都会统一收集学生的基本信息，通常包括学生的：姓名、性别、身份证号、籍贯、家庭住址等。班主任在日常管理工作中，通常会需要提取学生的出生日期信息、年龄信息、班级男女生人数信息等。人工去提取和统计是不可取的，如果借助Excel函数则可以在电子表中轻松实现所需信息的提取和统计。

1.1 提取出生年月日

学生的身份证号码中便包含了学生的出生年月日，可以借助字符串截取函数Mid或Left和Right函数的组合来实现。

1.1.1 Mid函数

格式：Mid（字符串，起始字符串的位置，截取字符串的个数）。

功能：从指定字符串中的指定起始位置开始，返回制定长度的字符串。

应用：依据学生的身份证号码，返回学生的出生年月日。

操作过程：选定需要显示学生出生年月日的单元格（如H2，并假设对应的身份证号码在D2单元格中），在Excel的编辑栏中输入“=Mid（D2，7，8）”并回车，即可截取出当前学生的出生年月日，其他人出生年月日的计算则通过拖动自动填充柄轻松完成。

1.1.2 Left 函数和Right函数

格式：Left（字符串，截取字符串的个数）。

功能：从字符串左边开始截取指定长度的字符串。

格式：Right（字符串，截取字符串的个数）。

功能：从字符串右边开始截取指定长度的字符串。

应用：依据学生的身份证号码，返回学生的出生年月日。

操作过程：选定需要显示学生出生年月日的单元格（如H2，并假设对应的身份证号码在D2单元格中），在Excel的编辑栏中输入“=RIGHT（LEFT（D2，14），8）”或“=LEFT（RIGHT（D2，12），8）”并回车，即可截取出当前学生的出生年月日，其他人出生年月日的计算则通过拖动自动填充柄轻松完成。

1.2 计算学生当前年龄

在提取了学生的出生日期信息后，年龄的计算也变得简单，只需用当前日期的年份（日期中年份的获取通过Year函数实现）减去学生出生日期的年份即可获得年龄信息。要特别说明的是，在上一项中提取的出生年月日信息为文本型字符串，因此在计算中可以借助Excel的类型转换函数Value将字符串转化成数字。

1.2.1 Year函数

格式：Year（日期）。

功能：截取日期的年份，返回整数值。

1.2.2 Value函数

格式：Value（字符串格式的数字）。

功能：字符串格式的数字转化成数字。

应用：依据出生日期，返回学生的年龄。

操作过程：选定需要显示学生年龄的单元格（如I2，并假设对应的出生日期在H2单元格中），在Excel的编辑栏中输入“=YEAR（NOW（））-VALUE（LEFT（H2，4））”，即可计算出学生当前的年龄，其他人年龄的计算则通过拖动自动填充柄轻松完成。

1.3 统计男女生人数及比例信息

格式：CountIf（范围，条件）。

功能：返回满足条件的单元格数目。

应用：依据性别字段，返回男生或女生的人数。

操作过程：选定需要显示人数值的单元格（如K2，并假设性别字段范围为C2：C55），在Excel的编辑栏中输入“=COUNTIF（C2：C55，"男"）”则可统计出男生的总人数，输入“=COUNTIF（C2：C55，"女"）”则可统计出女生的总人数。

2 学生成绩信息的统计

对学生的考试成绩进行统计分析是班主任和任课老师的一项日常工作，包括对学生成绩进行排名，计算总分、平均分、补考科目统计等操作，借助Excel的函数来操作可以轻松实现统计操作。

2.1 Sum函数和Average函数

格式：Sum（范围）。

功能：求指定范围中数值类型数据之和。

格式：Average （范围）。

功能：求指定范围中数值类型数据的平均值。

借助Sum函数和Average函数可以轻松求出学生成绩的总分和平均分，过程简单，不再赘述。

2.2 根据学生成绩总分计算排名

成绩排名是学生成绩管理中的一项日常工作，借助Excel中的Rank函数可以轻松实现排名。

格式：Rank（数值，范围，排位方式）。

功能：求当前数值在指定范围内的排名，排位方式为0（零）或忽略则表示按降序排名，其他非0（零）值表示按升序方式排名。

应用：按总分由高到低的次序对学生的班级名次进行排名。

操作过程：选定需要显示名次的单元格（假设K列为总分所在的列），在编辑栏中输入”=Rank（K2，$K$2：$K$55，0）”即可算出第一个学生的排名，后面学生的排名用填充柄自动填充即可。要特别说明的是，此处的排名范围对每个学生都是一样的，因此范围区域的引用使用的单元格地址的觉得引用。

2.3 统计补考科目数目

格式：CountIf（范围，条件）。

功能：统计指定范围内满足条件的单元格数目。

应用：统计每个学生的补考科目（不及格科目）数。

操作过程：假设第一个学生的成绩区域范围为C2：J2，求他的不及格科目数也就是求成绩在60分以下的科目数，选定需要显示该生不及格科目数的单元格，在编辑栏中输入“=CountIf（C2：J2，"<60"）”，回车后即可得结果，拖动填充柄完成其他学生的不及格科目数统计。

3 结语

Excel软件是一款功能强大、操作简单的应用软件，它的数据处理体系的功能是非常强大的，巧妙地运用Excel自带的函数功能，能帮助大家快速地对数据进行处理和统计等操作，让教师对学生的基本信息、成绩等相关数据的处理工作变得更轻松、便捷。

参考文献

[1] 杨奔全，左靖.计算机应用基础[M].北京理工大学出版社，2015.

[2] 崔赛英.Excel函数学习方法与技巧[J].电脑知识与技术：学术交流，2012，8（18）：4428-4431.