新形势下的人事档案管理现状及解决策略分析

[摘要]人事档案管理作为事业单位人事管理中，不可或缺的一部分，对事业单位的长远发展起到极为关键的作用。为此，本文结合当前形势下的人事档案管理现状，分析了其管理中存在的主要问题，并就如何解决这类问题，提出了相应的策略。

[关键词]人事档案管理；现状；解决策略

1、新形势下的人事档案管理现状

1.1 以人为本的理念不断深入 人事档案涵盖了事业单位的所有员工信息及相关资料，涉及内容多、层面广，其档案管理水平的高低直接影响到事业单位的人才构成体系，以及其综合竞争力。当前，越来越多的事业单位在新的市场经济环境下，意识到人才选用及内部人员管理的作用，“以人为本”的管理理念逐渐深入到实际档案管理工作中去。

1.2 人事档案管理逐渐步入现代化 人事管理的现代化，实质是指在人事档案管理中采用现代化的管理理论及技术、方法，在保障档案管理质量的基础上，最大限度提升其工作效率。

1.3 人事档案管理制度基本社会化 随着社会主义市场经济格局的变化，国家对事业单位的用人政策做出了法律法规方面的调整，强调人才聘请及合同签订的平等、自愿，为社会中广大人才提供了一个更有利的竞争发展平台，也让事业单位的人员聘用、管理变得更为规范。同时，人事档案管理代理制的大力推行，有助于更合理地调配人才资源，让人才的作用得到最大发挥。

2、現阶段人事档案管理存在的问题分析

2.1 领导对人事档案管理存在认知偏差 在激烈的市场竞争下，虽然越来越多的事业单位领导及管理人员意识到人才的重要性，并在实际工作中秉持“以人为本”的管理理念，但仍未深入贯彻到实际工作中，对人事档案管理依旧以档案存放、资料查阅为主。因此，在人事档案管理方面，投入经费极为有限，档案管理基础设施配备不齐全，严重限制了人事档案管理工作效率的提升。

2.2 人事档案管理内容单一、管理质量不佳 现阶段，大部分事业单位的人事档案内容较为单一，主要存储工作人员政治方面的材料，对员工专业水平、绩效考评方面的记录信息较少，导致人事档案资料的不完整，难以发挥出人事档案的全部功效。此外，还有部分人事档案资料因管理不当，存在大量的资料遗失、档案字迹模糊等问题，为人事档案的长期存放造成了较大的困扰。

2.3 人事档案管理技术应用层次较浅 信息时代下，虽然越来越多的现代化信息技术被应用到人事档案管理中去，但其技术的应用层面较浅，只是将纸质档案转变为电子档案，人事档案管理的工作性质仍为发生本质上的改变，工作效率没有得到较大的提升。并且，部分技术及先进设备虽被引入人事档案管理内，但其设备利用率较低，造成一定程度上的资源浪费。

2.4 缺乏有效的人事档案管理体制 人事档案管理体制不健全，也是影响我国人事档案管理规范化发展的重要因素。

2.5 人事档案管理人员整体素质有待提升 当前，大部分事业单位的人事档案管理人员为内部调配，缺乏专业的人事档案管理知识与技能，在其工作中大多只会应用一些较为简单的管理技术及方法，一旦其人事档案管理中出现任何状况，都较难在第一时间内采取有效的应对措施。同时，一些事业单位由于岗位调动频繁，让一些经验尚浅的人员负责人事档案管理事项，而这些人员由于对工作内容掌握不全、经验不足，使得人事档案管理各项事务无法正常有序开展。

3、解决人事档案管理存在问题的有效策略

3.1 转变观念，提高思想认知 转变事业单位管理层的传统观念，让其认识到人事档案管理对事业单位发展的重要作用，进而给予其高度重视。在这个过程中，事业单位可通过宣传讲座、组织交流活动、优秀员工评选等活动，让管理人员在实际参与中，深刻感受到人事档案管理是反映员工综合素质、事业单位内部岗位调配的重要参考依据，进而在人事档案管理中投入更多精力。

3.2 制定科学、完善的管理制度 健全的管理制度是人事档案管理工作得以有序开展的前提。事业单位在制定人事档案管理制度的过程中，需根据自身实际情况，在科学的人力资源管理理论指导下，制定合理、完善的人事档案管理制度。其中，明确各级别档案管理人员的职责以及具体管理范围，规范人事档案管理的各个流程，要求档案材料搜集、鉴别、整理、存储、应用等必须按照规范标准进行，确保各项管理工作有据可循。

3.3 合理引进现代化管理技术及方法 随着社会的不断进步，事业单位发展所面临的环境越来越复杂，对各类人才的需求、选用标准、绩效考核等都不尽相同，这就使得人事档案管理难度日趋加大。在此情况下，只有及时转变人事档案管理方法与手段，积极引进现代化管理技术，如机读技术、电子扫描技术、声像技术等，在提高人事档案管理效率的同时，为利用者提供更为便捷的资料查阅服务。通过配备齐全人事档案管理硬件设备，构建人事档案信息存储及检索系统，合理应用现代化技术，来提高人事档案管理的效率，为事业单位的进一步发展提供助力。

3.4 促进管理信息资源共享 互联网信息技术的普及，为人事档案资源的社会共享提供了有利条件。在人事档案管理中，相关管理人员应该认识到资源共享是人事档案管理今后的必然发展趋势，在实际人事档案管理工作中，主动采用档案管理信息化软件，并通过网络化与数字化技术手段构建完整的人事档案管理库，并按照一定标准设置其信息资源的共享级别，以在确保档案资料安全的基础上，最大限度提升人事档案管理的使用价值，为事业单位的长远发展做出更大的贡献。

3.5 提高人事档案管理人员综合素养 在当前科技迅猛发展背景下，人事档案管理水平的提升，还需建立一支综合素养较高的现代化人事档案管理队伍。在这个过程中，既要提升人员的现代信息技术应用能力，也要培养档案管理人员的创新意识与探索精神，鼓励其紧跟时代步伐，不要改进自身工作方法与工作理念，以更好地胜任新时期的人事档案管理工作岗位。同时，事业单位也需制定合理的激励机制，调动人事档案管理人员的积极性，驱使其日常工作中不断充实自身，更好地完成自身职责，并根据档案管理需求，定期开展人员业务培训活动，不断更新其管理人员的知识层次，培养出一批综合素养较高的人事档案管理团队。

参考文献

[1]刘丽峰.浅析事业单位人事档案管理存在的问题及对策[J].档案天地，2014（S1）.

作者简介

王静（1979.4-）女，云南省大理市，馆员，本科，研究方向：人事档案.