高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法

摘 要：高校财务会计档案的主要作用就是记录高校的财务收支情况，用以反映高校财务管理总体水平和质量。财务会计档案管理是高校財务管理中的重要内容，需要从制度和方法上强化总体管理水平。文章在此基础上，主要对高校财务会计档案管理中容易存在的问题进行分析，研究相关解决办法。

关键词：高校；财务会计；档案；管理；问题；解决；分析

高校财务会计档案是反映高校实际财务情况的重要记录文件，对财务会计进行档案化的管理，就是要求在日常经济收支活动中保存好收据、账簿等相关会计凭证，做到有案可查。高校财务会计档案管理种由于管理人员的技能水平和外界等影响因素，导致在实际管理中会出现一些问题，需要采取有效措施积极改进。[ 1 ]

一、高校财务会计档案管理主要问题

（一）财务管理意识淡薄

高校财务管理中由于一些管理人员和领导的管理意识淡薄，对高效财务管理工作不够重视，相关工作也落实的不到位，影响财务管理质量。高校主要是学生接受教育的场所，教师、学生以及外勤、内勤人员较多，人员流动性大、财务收支活动频繁，财务往来增多，财务管理工作任务就重。在实际的会计工作中，由于领导对财务档案化管理的认识不够，不了解财务会计档案管理的作用，容易产生一些应付思想，甚至不配合财务人员的工作。例如在高校活动中，无论是行政拨款、物品采购还是资金筹措等，都需要保管好相关账簿、收据、收条等会计凭证，在会计处申领时要出具这些拼争，但是一些人员认为这些工作浪费时间、耗费精力，不愿参与财务档案管理，导致会计资料不全，财务档案管理工作难以落实。

（二）管理制度不完善

高校财务管理工作没有一定规章制度的约束，一方面会导致高校人员不重视、不支持财务人员的会计档案管理工作，另一方面对内部财务人员的行为也难以规范。例如财务管理中没有明确对票据的开取规定，在实际工作中，就会有一些单位装订会计凭证后没有及时封粘，甚至票据填写有问题，缺少会计人员签章或者其他项少填、漏填等。这种形式的票据上交到财务处没有实际效力，影响正常的财务管理工作。高效财务管理制度不全，还会让财务管理人员产生一种懒散、不负责的工作态度，对于一些会计账簿、会计档案乱摆乱放，或者随意出借，导致档案缺失、破损，难以完成移交、清册等。这些都会为高校财务会计档案管理工作呆料不利影响，使档案保管不力、查找困难，甚至会造成数据统计差错、账额对不上等。

（三）职责、权限不明

由于在许多高校中，财务会计档案管理人员大多同时兼管会计账务工作，这就造成管理人员职责模糊、权限不明，同时难以保证财务档案管理和会计管理工作的高效率、高质量。高校财务会计档案管理人员在管理档案时需要对相关票据数据进行备案，要按照一定的查阅规则科学分类、归档，这些工作如果有会计人员兼管，由于其专业意识不够、管理水平不足，难以对资料及时备案，造成分类混乱、保管不善等，最终影响财务档案管理总体质量。因此，高校财务会计档案管理人员要明确好自己的工作职责，保证管理工作合规合矩，保证档案资料符合保管、借阅规则。

二、高校财务会计档案管理问题解决措施

（一）明确职责，加强培训

对于从事高校财务会计管理工作人员要进行行为和意识上的规范，促进其不断学习财务会计管理知识，提高专业技能。对高校财务会计档案管理人员要做到积极宣导，明确管理人员的主要职责，使其端正工作态度。对于会计资料的整理、分类、归纳、查阅、借阅、调阅等都需要要完整的申请流程，对于每一分档案，管理人员都要做好安全措施，保密负责。会计档案管理工作中，高校要派选专业人员进行不定期的抽检工作，检查财务管理是否按照规章制度执行，档案材料是否分类清晰、归档完善。财务档案管理人员需要强化自己的责任意识，明确工作的主要内容，积极接受监督和检查。[ 2 ]

（二）材料正确归档

在高校财务会计管理工作中，涉及最多的就是会计档案的搜集、分类和归档，对于不同账簿、收据等要检查好必填项和选填项是否合法合规，日期、签章、数额等是否符合事实。有高校的财务往来较多，原始会计凭证要有会计主管和会计人员共同检阅之后装订成册，对于一些财务报表、财务账簿和手工登记册等要及时检查是否符合纳税登记要求、财务申报要求等；凭证数据要及时利用会计电算化登记在系统中，仔细核实后移交清册，保证凭证及时归档、入库。对于不同性质的财务档案要按照具体要求正确分类、归档，可采用编号编辑管理，方面日后的整理和查阅。

（三）先进技术应用

在高校财务会计档案管理中，要利用好先进的技术水平，优化档案管理程序，提高档案管理效率。例如对于一些票据和账单的数额录入等，可以使用会计电算化，在财务系统中录、登记，这种操作形式一方面可以减少人工手动录入的误差，另一方面可以提高数据保管的安全性和实效性。

现代信息技术的发展极大的促进了财务会计管理工作的进行，一些计算机设备和网络技术应用其中，提高工作效率，保证工作质量。打印机、计算机、扫描仪以及复印机等的使用方便了财务会计档案的复制、查阅和管理，也成为现代财务会计档案管理工作中的重要辅助性工具。在高校财务会计档案管理中，利用计算机等技术完善了财务信息化管理，提高财务档案材料管理的安全性和科学性。[ 3 ]

三、结语

高校财务会计档案管理工作是高校管理工作的重要内容，要进一步完善高校管理工作，就要提高经济财务管理水平、提升财务会计管理技能。由于在实际管理工作中，财务工作人员的专业素质不够高、相关会计制度也不够完善，这就造成财务档案管理工作中存在一些问题。要解决好这些问题，就要同时提高财务会计管理人员的专业技能和管理水平，做到严格保管重要财务资料、规范借阅调阅行为，提高高校财务会计档案管理水平。

参考文献：

[1] 戴敏.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].中国证券期货，2013，04：142.

[2] 刘芳.高校财务会计档案管理中存在的问题及解决办法[J].企业家天地（下半月刊），2014，07：203.

[3] 亓芳.高校财务会计档案管理存在的问题及解决对策[J].承德民族师专学报，2010，02：63-64.

作者简介：

邢芳（1979-），女，汉族，河北人，本科，讲师，研究方向：财务会计。