探讨做好高校档案管理工作的具体方法

刘波

【摘要】随着高校事业的迅速发展，高校档案管理工作逐渐引起了学校领导者的重视。高校档案管理工作涉及到的内容较多，管理难度大，复杂程度高。以往主要采用传统的档案管理模式，并未能够取得理想的管理效果。高校事业取得进一步发展后，档案管理模式也发生了很大转变，现代信息技术被应用于档案管理中，大大简化了管理流程，提高了高校的档案管理水平，提升了管理效率，為档案管理工作赋予了更多的活力、生机。就高校事业发展而言，高校档案管理是其中的一部分，做好档案管理工作，可将高校开展活动的记录、社会服务功能反映出来，优化管理模式，创新管理方式。要想对高校档案管理工作进行创新，管理者必须融入现代化管理手段，提高档案管理水平。本文主要探讨如何做好高校档案管理工作，改善高校档案管理质量。

【关键词】高校档案管理方法

所谓高校档案，就是指高校在管理、科研、教学等各种办学活动中形成的、对社会、学校均有着一定参考价值的各种声像、图标、文字等不同载体的历史记录。随着学校建立的历史越长，高校档案也会积累得更加丰富，它能够对学校的发展思路、办学理念进行记载，便于指导高校的管理工作，是高校的一笔宝贵财富[1]。从现阶段高校的档案管理情况上看，其中还存在很多不足，要想提高高校档案管理质量，管理人员必须意识到其中存在的问题，并采取合理的措施对高校档案进行管理。

一、高校档案管理现状

（一）领导人员对高校档案管理工作的重视程度不高

档案管理工作的业务性、政策性较强，不过因受到传统思维习惯、工作方式、性格阅历等因素的影响，部分管理者尚未意识到档案管理的重要性，在开展教育活动的过程中，存在轻视档案管理，注重教育建设的思想。管理人员的态度会在一定程度上影响其他员工的态度，档案管理人员的工作积极性很难提升。

（二）档案意识比较薄弱

高校档案管理是一项长期的工作，其功能可能要等到若干年后才能够发挥出来，功能的发挥具有隐性、渐进性的特征，易被群众、领导者忽略。部分高校没有构建完善的档案管理制度，导致档案管理工作仅仅流于表面形式，部分领导者对档案管理工作缺乏了解，认为档案管理就是单纯的文件保存、留档工作，且管理过程中不够细心，出现了文件资料遗失的情况。

（三）档案管理模式缺乏创新性

在信息时代发展背景下，人们对档案管理提出了更加严格的要求，传统的管理模式已经无法满足现代化社会发展的需求。部分高校仍然沿袭传统的档案管理模式，管理工作缺乏创新性，不愿引入先进的信息管理技术，还有部分高校即便引入了信息管理技术，不过应用化、专业化水平较低，并没有合理利用技术资源，无法实现档案数据信息的共享。

（四）管理队伍不够稳定

近几年，高校档案工作地位有所提升，然而部分档案管理人员并未意识到这一点，仍然将档案管理视为低技术、浅层次的管理工作，工作内容比较枯燥、单调，未被引起重视。与管理、科研、教学等其他单位相较，档案管理人员的专业化水平不高，管理能力不够理想。

二、如何做好高校档案管理工作

（一）高校领导者要对档案管理引起重视

档案管理对促进学校教育事业发展具有重要意义，做好档案管理工作，可对高校后续工作进行指导，确保教育活动的顺利开展与进行，制定教育计划，明确教育规律。为了提高高校档案管理水平，管理者必须对这项工作引起重视，强化档案管理的执法、监督、调控、决策力度[2]。

另外，高校档案管理部门要善于抓住时机，通过多种方式、多种渠道，宣传档案管理的重要性，干部职工、学校领导均需意识到档案管理的作用，关注档案管理工作进度，支持该项工作。档案管理者还要注重提高自身的专业化水平，促使自身的综合素养提升，多学习相关的业务知识，提高信息开发能力与信息利用能力，提升档案管理质量[3]。

（二）构建完善的档案管理制度

高校需构建完善的档案管理制度，在构建管理制度时，要综合考虑到学校发展的具体情况，做到有章可循、有法可依。另外，高校还需落实工作人员岗位责任制度，在校领导的带领下，做好档案信息的收集、归档、管理工作。档案管理人员要定期总结、评比、验收、检查档案信息。

制度的构建是提高档案管理质量与水平的基础，落实制度是实现这一目标的关键。通过落实档案管理制度，有利于使抽象的管理工作变得更加具体化，将档案管理融入科研、教学等活动中，充分发挥信息技术的作用，实现档案信息资源的共享，促使档案工作朝着科学化、规范化、制度化方向不断进步、发展。

（三）培养高素质的管理队伍

档案管理工作需要由管理人员来完成，由此可见，管理队伍在其中占据着非常重要的地位。只有使管理人才的优势充分发挥，才能够增强档案管理工作的活力与生命力，确保档案管理的质量[4]。高校要创建稳定人才、吸引人才的环境，采取措施促使办公环境得以改善，可采用奖励与惩罚制度，针对表现良好的工作人员，给予适度奖励，激发档案管理人员的工作热情，提高他们工作的积极性。档案管理人员需要不断充实自己，注重更新业务、拓展业务，多学习计算机知识与现代信息技术，丰富自身的知识结构。

（四）转变档案管理理念

高校档案管理者需转变档案管理理念，树立服务意识，变革传统的档案管理模式，利用现代信息技术对档案资料进行管理，促使服务手段得以改善，优化档案管理流程与内容。教职工可以通过计算机技术，及时查询到个人档案信息，有利于提高档案管理效率。

结束语

档案管理具有归档难、整理难、保管难、收集难等特点，在管理过程中，高校需构建竞争激励机制，鼓励档案管理人员进行创新。本文首先探讨了高校档案管理工作中存在的问题，然后分析了如何做好高校档案管理工作，通过本次研究了解到，高校必须从多个方面完善管理模式、转变管理理念，便于满足高校科研、教育的需求。

参考文献

[1]武志芳.论高校人事档案管理面临的新问题与改革路径[J].中国行政管理，2013，（06）：99-102.

[2]夏文.论高校档案管理工作的创新方略[J].北京档案，2011，（02）：37-38.

[3]彭志斌.论高校档案管理“失范”与对策[J].江苏高教，2010，（04）：51-53.

[4]王朝阳.高校档案管理工作面临的主要问题及对策研究[J].华北水利水电学院学报（社科版），2010，（05）：44-46.