医院档案信息化及管理策略分析

郭涛

摘 要：在网络技术高速发展的当今，信息化在各个行业和各项管理工作中都已经成为了主流趋势，医院管理也不例外。作为医院管理的重要组成，档案管理一直是一项备受关注的工作，关系到医院的管理水平与服务质量，所以，现代医院管理中有必要对档案管理方面的工作进行调整。该文对医院档案信息化及管理进行了分析，并提出了实现方法，希望能够作为相关医院改进工作的参考。

关键词：医院档案 信息化 管理策略

中图分类号：G270.7 文献标识码：A 文章编号：1672-3791（2016）01（c）-0013-02

信息技术推动了经济的发展，也使得各项管理工作的模式发生了深刻变化。信息技术在管理工作中应用的实例越来越多，其展现出的高效、便捷等优势，足以说明其利用价值。与其他单位一样，医院管理也在不断探索新的管理模式，而拥有强大功能优势的信息技术无疑将为其工作的改进提供巨大帮助。

1 医院档案信息化推进思路

在现代社会背景下，人们已经逐渐意识到了纸质档案的局限性，其在保存期限、查阅便利性等方面的表现很难令人满意。为了实现更加高效的管理，大多医院目前已经开始对档案管理工作进行调整，其中，对于信息化的高度重视，是这些医院的共同点，也是其创新措施能够取得一定成效的关键。

1.1 加强管理网络建设

与纸质档案相比，数字档案不仅容易保存且成本较低，查阅起来也非常方便。现代医院大多已经建立了办公网络，此举对于档案管理工作的改进是具有很大益处的，比如，借助办公网络，网络管理得以顺利实现。但同时，档案管理信息化的实现仅靠办公网络的便利性是不行的，还需要从其他方面入手采取保障措施。目前在这方面医院经常采用的做法是强化信息部与档案管理负责部门的联系，通过二者的协同努力，从硬件上给予管理系统支持。同时，为了方便资源的共享与利用，医院可以考虑在内部网络开通文件上传窗口，以推进信息化建设。现阶段档案管理工作中需要完善的制度主要涉及文件归档及技术处理、档案合理利用以及保密等方面，需要医院根据具体情况，做好相关机制的建设，提高规范化程度。

1.2 遵照科学原则逐步推进

档案信息化是一项巨大的挑战，是时代变化在医院管理工作中的具体展现。结合医院档案管理的特点来讲，所谓的信息化其实指的就是借助网络等现代化技术，实现档案资料的高效整合与统一管理，使其更好的服务于医院的发展，其中，数字化是实现信息化的必要路径，而资源共享则是信息化的主要目的。具体来讲，档案信息化的实现需要遵照系统性、便利性、服务性、多样性等原则，只有以这些原则为基准，才能保证信息化建设有序、逐步的推进。

同时，在信息化过程中，医院应重视以下几项问题：（1）信息化的优势非常显著，但同时其也存在较高的安全风险，所以，采取各种手段保护信息安全，是医院需要重点加强管理的工作。（2）信息化建设不可能单靠一个部门去努力，在推进的过程中需要各部门的配合与支持，所以，加强部门沟通协作是落实信息化的基础。（3）为了保证信息化的顺利实现，医院有必要强化管理人员的培训，使其掌握相关的管理技术，具有与信息化管理相适应的综合素质。这样就要求医院在做好职工继续教育的同时，重视职工交流，通过职工彼此的沟通，促进共同进步。

2 医院档案信息化管理策略

2.1 改进信息收集方法

为了进一步提升档案信息的收集效率，管理工作中应加快数据库建设，借助数字的形式，实现现有资源的高效存储。在做好上述工作的基础上，医院还要重视加强对档案的开发，为充分利用档案奠定基础。医院档案的特点之一就是总数多，所以，对于这样的资料，要想高效的利用，就必须重视从完善查询机制入手，加强平台建设，方便资源查询和利用。一般来讲，医院档案的查询平台应具有以下几项基本功能：（1）支持数字化。（2）高效存储。（3）便利检索。（4）信息输出。这样的平台可以为档案资源的高效利用提供方便，其也因此显得更加重要。

对于档案信息搜集而言，数字转换是一项非常重要的流程，在具体操作中，应视现实情况与资源的具体形式来确定转换方式。对于材料上报，医院应要求各部门按照相应的格式递交电子文件；而在将现有资料转换为数字形式的过程中，则要对转换方法的可行性进行考虑，对于图像档案，最好采用扫描的方式进行录入，以确保文件信息的完整性与真实性。实现高效存储的方式有两种，分别为“索引+目录”法、检索库法。

2.2 健全机制，提升服务水平

信息技术在档案管理中已经有了很长的应用历史，但该项技术的优势却并未得到充分利用。现代信息技术除了能够推动管理创新之外，对其服务水平的提升也有非常明显的积极作用。

医院档案实现信息化管理，对于信息服务质量的改善有着明显的益处，所以，当前阶段医院有必要正视并合理利用网络的优势，具体做法如下。

（1）加强网站建设，为档案高效利用提供支撑。

在内部网络基本确立的情况下，负责档案管理工作的相关部门应立足档案资源需求现状，加快网站建设。借助档案资料的数字转换，医院可实现档案资源的高效整合，服务用户的各项条件已初步具备。在这样的情况下，通过加强网站建设，为用户提供优质资源服务已经具有了较高的可行性。为了实现上述目标，负责档案管理工作的部门应重视强化数据库建设，加快信息化进程，为资源共享的实现而积极努力。

（2）设立专管部门，对资源利用进行调控。

对于医院来讲，大量的档案资料就相当于一个庞大的资源库，这些资源理应得到合理的利用。为此，医院应考虑设立专管部门负责这项工作，比如成立专门的管理中心。就资源库的构成来讲，管理中心居于基础地位，其主要任务是在集中、统一管理电子信息的同时，规范资源服务秩序，尤其是在限制性文件利用方面。这样做可以确保档案信息得到更充分的利用，提升资源的利用效率，既可以体现档案价值，又可以使其更好的为医院工作服务。

（3）结合当前的情况来讲，我国有很多医院尽管也顺应潮流应用了新设备，但在运行方式上依旧是单机式，限制了网络优势的发挥。

对此，医院必须转变认识，明确信息化的特殊性以及其与传统管理模式的差异。信息化管理最显著的特点体现在资源利用需要借助资料上传以及数据下载的方式来实现，因而，为了使得资源利用更加便捷，医院可考虑从资料上传、下载两个环节进行改善，对于前者，医院应重视推行自动上传，以拓宽资源来源渠道和搜集效率。此举不仅有利于档案利用效率的提升，还能够推动档案管理的高效化和规范化。

3 结语

对于当前阶段的医院来讲，档案资料的重要性已经日益凸显，所以，如何做好档案的管理工作、提高资源的利用效率，就成了医院最为关心的问题之一。鉴于医院档案数量大、种类杂、参考价值高等特点，档案管理部门有必要创新管理方法，通过推进信息化、完善检索机制等方式，来保证档案资源得到更充分的利用。

参考文献

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