企业档案工作对企业发展的作用

韩金霞

摘 要：人力资源和企业档案在企业中属于两大财富，并且在企业的现代化管理中起着非常重要的作用。企业档案更是企业广大员工日复一日的辛勤工作的結晶。为了能够更好地促进企业的现代化管理，本文尝试对企业的档案管理方面进行研究分析。

关键词：企业档案工作；企业发展；作用

企业从成立开始，在其不断发展壮大的过程中，会形成很多文件、财务报表、人事材料、信用凭证、科技成果以及企业日常经营活动中形成的照片、视频、音频、实物等各种载体档案，这些东西都是企业在发展过程中所积累的经验财富，也体现了整个企业的发展历程。当前我国的经济体制逐渐由原来的计划经济转变为现在的社会主义市场经济。企业想要在当前的经济体制下站稳脚跟，稳定推行现代企业管理，可以通过企业档案促进企业的高效持续发展。

1 企业档案对于企业管理和发展的作用

1.1 帮助企业提高决策科学性 当前市场经济时代的企业竞争异常激烈。作为一个优秀的企业管理者，可通过对各个方面的信息进行收集，然后对其进行分析研究，挖掘出档案中所记载的各种有价值的数据、信息等，从中寻找经验和总结相关的教训，明确其中存在的不足。从而帮助企业在未来的发展和日常的管理工作中做出正确的决策，从而在经济竞争中占据优势。

1.2 提高企业管理效率 通过对企业档案信息的回顾可以对之前的教训和经验借鉴，学习其中的有价值的地方，让企业管理效率得到提高。要确保企业的档案管理的每个环节都注重对于企业档案的利用，企业日常业务活动的开展，都可以从企业档案工作中获得依据并借以参考。

1.3 企业档案促进企业经营发展 当企业需要做出一些重大决策的时候，可以先去查阅之前发展过程中所积累的档案，寻找分析其中存在的不足，确保现在做出的决策更为科学和准确。而且企业在日常经营过程中，也可以不定期地查阅相关档案材料，从中寻找到有效处理经验，保证企业的科学发展。

1.4 企业档案可以作为法律凭证保障企业稳定发展 在企业的发展过程中，势必会出现与其他的企业或者是商家之间的纠纷。在这样的纠纷事件中，企业可以通过借助那些真实记录企业知识创新的过程、内容和结果的企业档案来作为凭证解决诸如知识产权、专利之类的问题，有了这些档案作为凭证，就可以强有力地支持企业维权和保护知识产权的活动。

1.5 保管企业档案可以维护企业的合法权益 企业档案中记载了很多关于企业的涉密事项，所以为了保护和管理企业，就需要做好企业的保护工作，就可以对企业的知识产权进行保护，避免企业档案出现丢失和泄密的情况。让企业的合法权益和知识产权得到很好的保护。

2 企业档案在日常管理中需要遵守的基本原则

2.1 对档案进行科学分类和统一规范的管理 企业档案管理部门在对档案进行管理的时候，需要将所有档案进行科学合理的分类和集中管理，此外，企业档案管理部门还需要对企业的档案管理制度进行健全、完善，来确保档案管理的科学性和规范性。要注重收集各种有价值的文件，管理企业日常经营中各部门形成的归档文件，并且按照相关要求对其进行科学地整理和分类，然后对企业所有的档案进行统一管理。确保将来企业发展过程中企业档案能够为其起到较为有效的作用。

2.2 要严格遵循档案管理的标准和规定 企业档案管理实际上是非常复杂的，不可以单纯的依靠行政手段以及经验来进行管理。档案管理需要一个统一的标准规范来保证企业档案管理工作稳定开展，避免给企业未来发展中造成损失。企业档案的管理要严格按照相关的规章制度、管理办法或实施细则进行。

2.3 通过以人为本的管理理念保证档案的安全性 企业档案管理，涉及生产经营、科研开发、技术创新、改制重组、权益保障等方面。企业的档案管理人员在进行管理的过程中要与企业发展密切结合，确定以人为本，注重培养档案管理人员的责任感和事业心。作为档案管理人员，应当坚持良好的职业道德和高度的组织性、纪律性以及警惕性，从而确保企业不会出现档案信息泄密和丢失的情况发生。在日常工作过程中，企业档案管理人员要做到每天都坚持收集企业管理原始凭证、原始记录。并且在对各种文件的收集过程中要严格按照规定的程序执行，要养成对回执、查询的原始记录进行收集的意识，尤其是要注意收集那些记录企业管理和发展的原始文件。

2.4 档案管理人员要确保企业档案的真实性 作为档案管理人员，应当时刻坚持一名档案管理人员的操守，在做好最基本的文件收集和保管工作之外，更要注重企业的日常文件材料收集，要注意收集企业真实的文件材料，以及那些可以如实反映企业发展历程的文件，确保企业的管理层在未来能够及时和清楚地了解之前的信息，避免企业在发展过程中出现同样的错误，从而保证企业的良性发展。

3 加强档案管理工作促进企业发展的措施

3.1 构建和使用网上登记制度 想要加强对企业档案的管理工作，就要及时应用先进的管理技术和手段，对档案利用者借阅、查询档案信息的情况进行跟踪记录，构建严格的利用效果登记制度，对利用者查阅档案的具体效果有一个系统的了解。

3.2 注重企业全体员工对于档案管理的满意度 企业档案管理在管理档案的过程中要经常收集企业普通员工对于借助档案信息推动企业发展的认可程度，以及普通员工对于档案管理机构提出的各种档案应用方式建议，档案管理部门需要根据这些建议和意见及时对自己的工作进行改进，让档案材料更好地推动企业的发展。

3.3 按时总结反馈工作 企业的档案管理部门需要定期向档案的使用者发放调查表格以获得反馈信息，并且要按时分析总结使用者反馈的信息，保障档案信息化化系统的管理更为科学，避免在日常运行中可能出现的各种问题，从而为企业未来的发展打下坚实的基础。

4 总结

为了保证企业档案部门在企业发展的过程中起到非常重要的作用，就需要改变当前的档案管理模式，通过对企业档案管理信息化，让档案管理部门能够更快更准确地将信息提供给企业档案使用者，确保档案管理工作能够最大化地保障企业的经济利益。

参考文献：

[1]韩宝安.浅谈私营企业档案管理[N].中国档案报，2009.

[2]胡振海，田志强.加强档案管理促进企业发展[J].兰台世界，2008（17）.