浅析企业档案开发利用中存在的问题与对策

郭增林

摘 要：档案是企业经营发展过程中留下的珍贵历史资料，在企业发展建设过程中起着重要的作用。在新时期，企业越来越注重对档案资源的开发利用。本文首先对企业档案开发利用的重要性进行了分析，然后针对目前企业档案开发利用中存在的问题提出了几点建议和对策，希望能为相关部门和人员提供借鉴和参考。

关键词：企业档案；开发利用；问题；对策

中图分类号： F272.92 文献标识码： A 文章编号： 1673-1069（2016）10-30-2

0 引言

企业档案是企业在长期生产经营活动中形成的有价值的历史记录，反映了企业整个历史发展过程，在维护企业经济利益、推动企业建设发展方面都具有积极意义。随着信息时代的到来，企业档案的重要性日益凸显，如何通过对档案资源的有效开发利用来使档案资源的价值得到最大化的发挥，是目前企业档案工作人员要研究的关键问题。只有做好了企业档案的开发利用工作，企业的档案资料才能富有生机与活力，进而更好的为企业的发展以及社会经济建设服务。目前，企业在进行档案开发利用的过程中还存在一些问题，需要企业予以重视，并采取有效的措施予以改进，从而使企业档案资源的价值得到开发。

1 企业档案开发利用的重要性

1.1 为企业管理决策提供可靠依据

对于企业来说，正确的管理决策是企业实现可持续发展的关键。企业领导在做经营管理决策的过程中需要大量的信息资源作为依据，其中档案就是一项重要的内容。领导可以通过档案资料了解企业发生过的重大事件，从中获取成功的经验和失败的教训，然后根据企业发展的实际情况扬长避短，准确把握经济市场发展的趋向，进而做出适合企业发展、符合市场经济运作规律的经营管理决策，为企业的可持续发展提供支持和保障。

1.2 为企业的文化建设服务

企业档案不仅是重要的信息资源，更是一种文化资源，对于企业文化建设具有辅助作用。在长期的经营发展过程中，企业的管理思想、经营理念、行为规范等经过不断的发展变化以档案的形式被记录下来，成为了企业宝贵的无形资产，为企业文化建设提供了大量的历史参考文献，对企业文化建设起着宣传推广和支持作用。对于发展历史较长的企业来说，档案更是一种文化竞争力的表现，合理的开发利用档案资源，能够助力企业对内的文化建设和对外的宣传推广，有助于企业树立良好的社会形象。

1.3 提升企业核心竞争力的保障

企业的发展是以经济利益为根本目标的，档案管理工作要满足企业内在、本质的需求。企业档案利用的形式大多是围绕企业招投标、科技开发、设施改造等外向型经济活动，能够帮助企业有效提升资质信誉，化解经营发展过程中可能面临的危机，使得档案以知识载体的形式为企业后期的发展建设服务。由此可见，对企业档案进行开发利用，有助于提升企业的核心竞争力。

2 企业档案开发利用中存在的问题

2.1 档案开发服务意识淡薄

长期以来，企业都将工作重心放在了提升经济效益上，对于档案管理这种基础的管理工作没有提起重视，档案资源开发利用不到位，相关工作人员缺乏必要的档案开发服务意识。由于档案价值的滞后性，大多数企业管理人员都没有意识到档案开发利用的重要性，而且对档案开发利用的途径不甚了解，导致档案资源不能被充分利用。究其原因，第一是因为部分企业没有建立专门的档案管理组织机构，或者将档案管理工作交给人事部门来做，导致档案开发利用科学性不足。第二是由于领导的不重视使得档案工作人员也就失去了工作的积极性，对档案的开发利用工作不上心，不自觉，档案管理工作缺乏科学性，导致档案资源的开发利用得不到保障，利用效率低下。第三是部分人员认为档案属于个人私有物品，将档案据为己有，造成档案部门在进行档案开发利用过程中面临障碍，不利于档案开发效率的提高。

2.2 档案工作人员综合素质不高，不能有效地对档案进行开发

在很多企业当中档案管理都是由办公室或者人事部门负责的，而这些部门的工作人员往往缺乏专业的档案管理利用知识，不了解档案资源对于企业发展的重要价值，也没有掌握档案开发利用的基本方法，因而导致企业档案开发利用工作被闲置，档案的价值得不到开发，档案管理工作的整体效率也有所下降。

2.3 档案管理工作缺乏科学性和规范性

虽然目前我国已经制定了档案管理相关的规范、条例，但是在企业当中往往得不到有效的实施，很多企业档案管理工作还面临着科学性和规范性不足的问题，档案相关的管理制度落实不到位。而且随着信息时代的到来，很多企业没有意识到档案信息化管理对于档案资源开发利用的重要意义，没有实现企业档案的现代化管理，相关的设施设备建设不足，进一步阻碍了档案开发利用工作的开展。

3 加强企业档案开发利用的对策

3.1 树立档案信息意识

根据目前企业整体档案意识不足的现状，需要企业及时更新观念，充分认识到档案开发利用对企业发展的重要意义。档案工作作为信息产业的重要内容，在信息收集、传播、开发、利用等方面都起着关键作用。知识经济时代的到来使得信息逐渐成为企业提升核心竞争力的一个关键因素，社会信息市场的形成也使得信息资源开发成为了必然的发展趋势。企业为了顺应这一发展趋势，必须从整体上树立档案信息意识，注重档案价值的开发，提高档案资源的利用效率，从而创造出更大的经济效益与社会效益。同时企业本身还要依靠档案信息来强化经营管理，提高全体人员的档案意识，使档案信息资源真正成为企业建设的财富，为企业所共享。

3.2 提高档案工作人员的综合素质

针对目前企业档案管理工作规范性不足，缺乏专业的档案管理部门和人员的现状，首先需要企業从思想上提高认识，将档案开发利用当做一项日常任务来抓，并坚持科学的原则。企业要建立必要的档案管理部门，并配备足够数量的档案管理工作人员，要求其具备必要的档案管理、档案开发利用专业知识以及现代化档案管理操作技能。加强对档案工作人员的教育培训，强化其责任意识，能够做好档案开发利用工作，并将相关的工作报告及数据信息提供给企业领导作为重要的决策参考。档案工作人员还必须掌握专业的档案开发利用的基本方法和手段，提高工作的自觉性，最大限度的挖掘企业档案资源的价值。

3.3 提高企业档案现代化管理水平，促进档案开发利用

为了切实提高企业档案开发利用的效率，企业要在认识到档案工作重要性的基础上加强相关的基础设施建設和改进，提高企业档案现代化管理水平，促进档案开发利用工作的有效开展。比如企业可以配备档案现代化管理所需的计算机、扫描仪、打印机等；构建档案管理信息系统，档案管理部门的技术人员要根据企业的实际情况编制实用的档案检索工具，方便相关人员查阅和使用档案资料。加强企业档案信息资源建设，对档案信息资源进行分类整合，企业还可以开发相应的应用软件，建立企业档案信息资源服务平台，方便大众使用档案信息资源，实现档案资源的最大共享。做好档案资源的存储备份工作，为利用者复制档案创造方便的条件，使企业档案的价值得到最大限度的开发，同时也能为档案使用者提供最为优质的服务。

3.4 建立档案利用信息反馈机制

目前大部分企业档案资源利用效率都不高，其中一个很大的原因就是缺乏一套科学的档案利用信息反馈机制，档案开发人员不能及时的了解档案利用的实际情况，也就不能很好的改进档案管理与工作。对此，企业首先要健全档案利用统计工作，不仅仅限于对企业档案利用的人次、卷次进行统计，还要做好人员、部门、使用意图等进行登记调查，并做好统计整理和分析工作，以方便档案管理与开发工作的改进。其次，为了提高企业档案开发利用的效率，提升档案信息服务质量，企业档案工作人员也可以主动的走访调查、与有关部门一起搞问卷调查活动等，以了解档案使用者对档案信息的实际需求，以及在档案使用过程中出现的问题，然后采取有效措施加以改进，使企业档案能够在企业生产建设、经营管理等活动中发挥应有的效用。

4 结束语

综上所述，企业档案的开发利用对于优化企业管理决策、加强企业文化建设、提升企业核心竞争力等方面都具有辅助作用，针对目前企业档案开发利用过程中存在的人员档案意识薄弱、档案工作人员综合素质不高、档案管理科学性和规范性不足的问题，需要企业及相关工作人员采取有效措施加以解决，企业要从整体上树立档案意识，提高档案工作人员的综合素质，提高企业档案现代化管理水平，促进档案开发利用，还要建立必要的企业档案利用信息反馈机制，使企业档案的价值也得到最大限度的挖掘，同时企业档案的利用效率也达到最大化。

参 考 文 献

[1] 祝晓琴.企业档案开发利用的问题及对策研究[J].办公室业务，2014（23）：180.

[2] 韩雪冰.企业档案开发利用的问题与对策探讨[J].中国高新技术企业，2008（13）：254+259.