浅谈档案信息化建设的问题及建议

张飞

摘 要：档案信息化建设是为人民群众提供高效便捷查阅利用服务的前提，是建设数字化档案馆的重要组成部分，也是社会各类档案馆（室）需要及时开展工作之一。本文就如何开展档案信息化建设提出意见和建议，希望能够为档案信息化建设提供一些思路和方法。

关键词：档案管理 档案信息化建设 思路

档案是过去和现在国家机构和社会组织以及个人在社会实践活动直接形成的历史记录，记载的是人们在经济社会发展中所形成的原始资料，真实的反映了社会各领域发展的真实状况。档案馆是保存这些原始资料的国家机构，发挥着为党管档、为国守史、为民服务的作用。随着档案事业的科学发展，档案管理工作已经渐渐和信息技术相结合，档案管理的工作效率和质量实现长足进步，对于档案管理工作必须适应经济社会发展新要求，做到纸质档案数字化，打造高科技的数字化档案馆，同时档案信息化建设是未来档案事业发展的必然方向，也是各地档案事业发展的短板。在当前社会发展大背景下，档案信息化对于档案工作更加科学的开展有着重要的作用，同时也关系到在“互联网+”的时代下档案管理工作能否为当地经济实现跨越式发展提供支持。

一、档案信息化建设的重要性

信息化是指利用数据储存技术、 数据压缩技术、高速扫描技术等技术手段，将纸质档案数字化并建成档案数据信息库，为查阅利用提供无纸化服务。传统的纸质档案移动性和便利性较差，尤其是档案资料的篇幅稍大时，只能借助其它设备对其翻新或搬动，查找年代久远的档案资料时容易造成纸张的二次伤害，另外查阅利用纸质档案需要的时间通常较长，速度较慢。在经济社会不断发展的过程中，电子档案有它独特的优势，占用空间小、查找速度快，数据库的储存方式让电子档案节约了大量空间，只需要不断加大数据存储介质即可，在档案数据库中检索所需要的档案资料的关键字就能搜索出所有对应关键字的档案资料，在分别查看就能迅速找到所需要的档案资料。在科学技术迅速发展的今天，纸质档案的数字化对档案保护、查阅利用工作有重要作用，尤其是大幅度减少纸质档案查阅利用次数，提高了纸质档案的保存期限，为档案资料保护提供了新途径。

二、档案信息化建设中存在的问题

1.档案信息化建设意识不强。目前，有关工作人员对档案信息化建设存在一定的误区，仍然认为档案管理工作不是单位主要业务工作，仅仅是收集、整理相关档案资料，能够满足日后的查阅利用工作就够了，更不需要将档案信息化。还有一些机关、企事业单位的领导对档案管理的错误认识，导致了档案信息化工作难以推进，档案信息化的优势难以体现，新技术、新方法难以推广，档案工作缺乏科学化、制度化管理，常常出现档案管理漏洞，严重影响档案工作适应和服务本单位中心工作。

2.档案信息化建设缺乏专业人才。随着国家信息化技术的推广和普及，档案工作不再是单纯的管理纸质档案，更要求纸质档案的数字化，同时完成纸质档案和数字档案的进馆保存，在这一过程，需要懂得一定信息化技术的人才来完成，但实际情况是从事档案管理工作的专业技术人才相当缺乏，制约了档案管理工作的整体发展，严重影响了档案查阅利用的效率，导致档案信息化建设工作整体存在跟不上时代发展的问题。近年来，多所大学撤销了档案专业，导致档案管理人才更加匮乏，加之大部分企事业单位从事档案工作的人员很少是档案专业毕业的，限制了档案信息化建设的整体发展。

3.档案信息化建设投入不足。很多机关、企事业单位对档案信息化建设的资金投入不足，档案信息化建设的基础设施不完善，档案信息化建设的设备配置缺少，直接影响了档案信息化建设的开展，整体来看档案信息化建设硬件建设相对落后。档案信息化建设软件投入也相对较少，缺乏档案信息化相应的管理软件，没有开展档案信息化建设的平台，缺少档案信息化建设的工作制度和相關执行的规程。同时有些一部分单位的分管领导对档案工作认识不够，觉得档案工作只是管理一些资料，不丢失即可，很少开展档案管理人员继续教育和业务知识培训。

4. 档案信息化建设有偿服务不多。2002年国家档案局中央档案馆印发了《全国档案信息化建设实施纲要》的通知，标志着档案信息化建设正式开始纳入到档案管理工作中，但由于历史原因，一些档案馆（室）已经存有大量纸质档案，再加上档案信息化建设初期，信息化建设经费投入不足和档案管理人员缺乏，在面对大量的历史档案，纸质档案数字化进程缓慢，导致很多地方到现在还存有大量纸质档案未完成数字化转换。一些地区成立了数量不多档案数字化服务公司，专门从事纸质档案数字化工作，收取一定的费用，但部分公司专业化层度不高，难以完成档案信息化建设的全部任务。

三、加强档案信息化建设的对策

1.增强有关领导和工作人员的档案管理意识，重视档案信息化建设工作。对于档案信息化建设想要构建一个高效的体系，首先应该增强有关领导对档案管理和档案信息化建设工作的重视，在人员、资金方面增加相应的投入，档案是不可再生资源，一旦错过了收集、整理的良好时机，那么再就没有机会进行完整有效的档案管理工作。所以说，有关领导和工作人员应该充分认识档案管理和档案信息化建设的重要性，切实肩负起应该承担的责任，加强与档案监管部门和相关部门的沟通，构建起档案管理工作大发展机制，从而有效的保存机关、企事业单位所产生的珍贵档案资料并及时开展有效的档案信息化工作。

2.加大对档案信息化建设人才培养，为档案现代化管理提供强大的技术支持。对于档案信息化建设极为重要的一点就是档案信息化建设人才的培养，档案信息化的较高技术决定了需要掌握现代化信息技术的人员去开展相关工作，虽然近几年相关部门加大了相关人才培养，但与档案信息化建设所需要的人才相差甚远，还远远满足不了档案信息化的需要。应该进一步加强人才引进和培训，赴先进地区学习当地档案信息化建设工作的先进经验，在不断的学习培训和实践中，提高档案信息化建设工作人员的自身素质和业务能力，为档案现代化管理和档案信息化建设工作提供强大的技术支持。

3.增加档案信息化建设相关工作的投入力度，强化持续投入意识。要建立一个先进、科学、强大和安全的档案信息化建设管理体系，需要大量的资金、技术等的支持，最主要的是要科学配置好档案信息化建设的相关设备，这是实现档案信息化建设的物质基础。同时也要规划长远的档案信息化建设的方案，将档案信息化建设工作全部纳入档案管理工作的重要部分，分批次、分步骤有序开展档案信息化建设，建立健全档案信息化建设完整的考核体系，对相关工作人员进行考核，保证档案信息化建设工作不断科学、有序开展下去。

4. 鼓励民间资本投资档案管理有偿服务，依法依规开展档案信息化建设。按照《全国档案信息化建设实施纲要》中相关要求，鼓励民间资金创立档案信息化公司，专门从事纸质档案数字化工作，申请保密资质审核，完善档案信息化建设工作制度，打造一支可以承包档案信息化工作的专业队伍，加速一些档案馆（室）纸质档案数字化进展，为建设数字档案馆，实现电子档案查阅利用和无纸化办公提供多元化的选择，不断壮大繁荣档案信息化建设有偿服务公司创业，提供更多科学、先进的管理经验。

四、结语

档案信息化建设对于机关、企事业单位的跨越式发展有着重要的影响，是档案管理工作的重中之重，也是需要长期构建开展的工作，需要相关领导和工作人员的高度重视和各相关部门的积极配合，以及档案信息化设备的科学管理为支持，还需要档案信息化建设的软硬件不断投入，为档案信息化建设的开展提供一个良好的环境。我们还应该根据推进档案信息化建设中产生的新问题，结合档案工作实际，不断进行调整，从而保证档案信息化建设工作能够为机关、企事业单位的实现跨越式发展提供不断的支持。

参考文献：

[1]赵黎《数字档案信息化建设的重要性》.新晨网.

[2]李开平《浅议高校二级学院教学档案信息化建设》.《中国期刊编辑联盟》.

[3]搜狗百科.http：//baike.sogou.com/v7917284.