电力施工企业档案管理信息化建设探究

张丽萍

摘 要：档案是电力施工企业业务经营发展中的真实记录，也是处理客户纠纷的重要依据。它是企业最重要的知识资产与核心信息资源，其直接关系到电力施工企业的长效发展。新形势下，电力施工企业的业务范围不断拓展，信息资料以及数据资源变得更为丰富和庞大。因此，传统的档案管理模式已不适应当前电力施工企业业务发展需求。作为电力施工企业档案的管理人员，需探索一种全新的信息化模式，分层、分类、系统、全面对企业档案资料进行管理。

关键词：电力施工企业 档案管理 信息化建设

企业档案管理是电力施工企业管理的基础工作，也是维系企业工作业务正常运行的重要资源保障。企业档案管理的对象是企业的重要信息资源以及企业发展中的相关资料记录等，其作为电力施工企业的第一手资料，能够为企业的发展壮大提供核心信息。因此，企业档案信息化建设工作，已成为众多电力施工企业转型发展的前提。企业档案管理人员需从实际出发，增强档案管理信息化建设的责任感和自觉性，将电力施工企业档案管理工作作为企业生产、经营以及管理过程中的重要任务来抓，实现管理信息化、技术信息化、决策信息化。

一、电力施工企业档案管理信息化建设现状

档案信息化建设工作的主要目的，是为了实现档案管理以及档案存储和档案查询一体化。传统电力施工企业档案管理主要方式为人工管理，因此在档案资料查询、整理和存储等方面存在效率不高、查询时间长、误差率高、风险大等系列问题。此外，纸质文件容易破坏和丢失，为企业后期管理决策造成了困扰。随着信息化时代的快速发展，电力企业人工档案管理方式的弊端日益凸显，其不仅在信息资料接收和保管方面手段较为落后，而且庞大的数据量以及信息资源，需要电力施工企业采用更为先进的现代化管理方式对档案进行存储、备份及管理和利用。

二、电力施工企业档案管理信息化建设面临的挑战

档案是各行各业经营业务发展中的一项基础资源，也是企事业单位的无形资产。电力施工企业也不例外，对于处在互联网时代的电力施工企业而言，档案管理的信息化主要是针对企业档案内容以及相关事项进行数字化处理，从而利用现代信息技术以及计算机技术，对檔案资源进行存储、整理、备份和传输、查询、利用、管理等，以此实现信息资源随时、随地、远程共享。因此，信息化是电力施工企业档案管理转型发展的重点。但信息化时代档案管理工作同样存在档案数据易损坏、丢失等巨大的风险，如何通过风险防范，解决好电力施工企业档案管理信息化建设工作，这一问题值得每一个信息档案管理者深思。

1.电力施工企业相关领导重视程度不足。电力施工企业档案管理信息化建设具体工作业务，涉及多个部门以及需要多方面的专业人才，更需企业上下员工齐心协力、共同配合，特别是电力企业相关部门领导需要高度重视。但从实际来看，多数电力企业管理者信息化意识不强，对企业施工中所形成的档案资料管理信息化建设工作认识不够深入，其认为档案管理只是简单的文字数据管理与保存，与企业电力生产以及销售和服务关系不大，相对于电力企业的主体工作而言，其认为档案管理信息化建设工作的对企业所产生的效益微乎其微。因此，这种落后的思想理念在企业经营管理、决策中会产生巨大影响，从而延误了电力施工企业档案信息化管理工作的发展进程。

2.电力施工企业档案管理信息化建设的基础设施有待完善。档案资源的数字化和信息化管理，需要一套完善的信息资源管理设备。而我国电力施工企业大多建立时间较早，因此在经营过程中一直沿用传统的生产设备及管理模式进行企业运营。在技术方面以及体制方面和信息化手段方面，创新程度不高，不能与时俱进，全面实现管理信息化与技术实施信息化和决策信息化。因此，在电力文件保存和接收、备份、回收、利用等方面存在局限。另外，电力施工企业在档案信息资源的数字化处理过程中，需要通过扫描设备对纸质文件进行扫描处理，形成电子档案，并将电子档案录入至档案管理数据库中进行保管存储。因此，构建完善的信息化硬件与软件基础设施平台，将成为电力施工企业档案管理信息化建设工作实施的重要内容。

3.电力施工企业档案管理信息化建设需加强人力资源配置。信息化时代，人才和技术是企业发展的核心和重要保障，只有采用先进的网络技术以及资源存储技术和信息资源分类技术，才能妥善保管企业电力施工过程中形成的庞大数据资源。与此同时，电力施工企业档案信息化管理中的相关信息资源可能会遭受网络不法分子攻击以及病毒袭击，从而使档案管理工作存在档案文件被破坏、盗取、甚至丢失等巨大风险。对此，电力施工企业应从实际出发，优化内部人力资源结构配置，建立一支从信息分析采集到信息存储备份、再到信息接收和数字化处理、信息查询以及信息安全等各个环节都能精通和熟悉相关业务的专业技术人才队伍，以此积极构建企业档案管理信息化建设的质量保障体系。

三、电力施工企业档案管理信息化建设路径

1.建立完善的档案信息化管理制度。档案管理信息建设工作的实施，制度是保障、技术是基础、人才是核心。目前，国家已出台了相关的法律法规，重点对企业档案管理信息工作进行约束和引导，从而为众多电力施工企业档案管理信息化工作的实施和转型、发展提供了参考、指明了方向。但是，国家出台的法律、法规具有普适性，作为电力施工企业个体，应从自身实际出发，以国家法律为指导原则，制定符合自身发展的实际管理制度。通过对企业现有的档案管理制度进行完善和修正，从而保证电力施工企业各项工作事宜能够具有规范性、有效性以及科学性，为企业现阶段档案管理信息化建设工作的实施，创造良好的制度环境。

2.不断加快信息化技术的研发和创新应用。随着计算机技术以及现代通信技术和互联网技术的融合发展，电力施工企业应该抓住这一良好的发展契机，将三者融合到企业日常业务中，实现技术创新，重在结合胶片以及光盘和磁盘、新型光材料等对新的档案载体介质进行转换与修复，充分利用信息资源共享技术和资源网络化管理技术等，实现电力施工企业档案信息电子化以及电子档案数字化，使技术创新成为档案信息收集以及传递和开发、应用等功能得以实现的重要保障。企业档案管理部门也应将档案保管基地转化为企业的信息资源存储中心，通过引进新的设备以及建立完善的软件和硬件管理系统，对企业信息化资源管理的相关工作进行协调、统筹，以此促进网络化环境下，电力施工企业档案管理信息建设工作不断朝着有序化、高效化以及创新化方向发展。

3.加大企业资金投入，重视人才创新。电力施工企业档案管理信息化建设工作是一项系统、复杂和长期的工作任务。因此，相关管理者应久抓不懈。因信息技术管理的软件和硬件等基础设备、设施平台等建设都需要高额资金。因此，企业应该加大资金投入力度，对原始的纸质档案进行数字化转化，同时将企业档案管理工作合理划分为收集档案以及分类档案和整理档案、档案归类管理等环节。因此，需在具体管理实施中，成立专门的企业档案管理小组，明确责任、划分业务；针对企业各个环节的不同档案资源进行有层次、有重点的管理，故需引进专业化的技术人才进行管理，通过定期教育培训，加强企业档案管理人员的信息化管理能力以及风险防范意识。

四、结语

总而言之，档案管理工作是一项业务性强、能力要求高、技术质量严格的管理任务。在实施中涉及企业多个部分、多项环节、多个人员。因此，在档案管理全过程，要注重对档案收集以及分类、整理和存储等多环节进行技术和质量管控，防范风险，将现代信息化技术和网络化技术等综合管理模式应用到电力施工企业档案管理工作中，以此提升企业的综合管理效益。

参考文献：

[1]李霞.新时期电力部门档案管理信息化建设方案探究[J].办公室业务，2015，No.212 03：49-50.

[2]刘金荣.对加强电力施工企业档案管理的几点思考[J].党史纵横，2014，No.336 04：62+61.