浅谈我市公务车辆档案管理

宋强 孙平

摘 要：公务车辆档案是公务用车管理不可缺少的基本要素，科学管理和有效利用公务车辆档案对全面推进公务用车制度改革具有重要作用。

关键词：公务用车制度改革 科学管理 有效利用

近年来，特别是党的十八大以来，中央和地方各级加大了反腐倡廉的工作力度。“三公消费”之一的公车消费，因其存在着超编超标配备公车、公车私用等腐败问题，受到社会各界的广泛关注。传统的公务用车制度成为改革攻坚的热点，全面推进公务用车制度改革能够有效解决公务用车领域存在的突出问题，规范领导干部职务消费行为、降低行政成本，对推行党风廉政建设、廉洁型机关和节约型社会建设起着至关重要的作用。公务车辆档案是公务用车管理不可缺少的基本要素，科学管理和有效利用将对全面推进公务用车制度改革起到重要作用。

一、公务车辆档案的重要性

公务车辆档案，能够全面掌握全市公务车辆审批、购置流程是否符合公务用车管理规定，以及每辆公务车辆的权属单位、品牌型号、购置价格、车辆号码、配备、日常的使用管理、处置等基本情况。根据公务车辆档案，将各单位配备的公务用车数量严格控制在编制范围内。这样，公务用车在总量上得到有效控制，既节约了财政资金，又避免了浪费。公务车辆档案，提高了监督检查公务用车使用管理情况的效率，为全面推进公务用车制度改革提供真实、完整、准确的信息依据，对不参加车改的执法执勤等公务用车的长效管理提供了真实有效数据。公务车辆档案，有利于进一步规范全市党政机关事业单位公务用车管理，保证公务车辆的合理高效使用，节约经费开支，有利于转变政府职能，遏制“车轮上的腐败”，重树政府廉洁形象，营造良好社会风气。

二、我市公务车辆档案管理的主要做法

近年来，我市对党政机关事业单位公务车辆管理高度重视，成立了机关事业单位公务车辆管理工作小组（简称公车办），负责协调、推进、监督、管理公务用车工作。为严格公务车辆档案管理，公车办购置了电脑、档案盒、档案柜等设备，建立规范的公务车辆档案库，制定了公务车辆档案借阅、保密人员岗位责任制等工作制度。建立公务车辆档案时，按照“不漏一个单位、不漏一辆车、不漏一项信息”的原则，对全市所有机关事业单位的公务车辆进行全面调查摸底，从购车发票、车辆行驶证等资料入手，统计各单位的车辆情况，为每辆公车建立专门档案。档案中的《公务车辆情况统计表》详细记录了：车牌号、车辆类型、品牌型号、用途、排气量、购买金额、时间、行驶证所有人、变动记录等，统计表中的备注栏标明车辆属性，如一般公务用车、执法执勤用车、特种专业技术用车、生产性用车等。公务车辆档案的资料还包括各单位车辆编制情况说明、《车辆购置（更新）审批表》、购车发票及《机动车行驶证》复印件和《车辆处置审批表》等。这些资料经各单位负责人签字、加盖公章，被统一上报到公车办，再经档案管理人员认真核对，被按照统一顺序存放到档案盒。公务车辆档案的管理采取系统化、动态化的模式。系统化，是指所有公务车辆的相关资料，按单位分类，编制目录，统一管理，形成资料详细完整的档案库。公务车辆档案的管理范围包括全市党政机关、企事业单位（包括二级科室）以及其他纳入车辆管理的公务用车。按照单位性质将所有档案进行分类管理，如市直机关、乡镇机关、公检法、改制企业等。动态化，是指各单位公务用车出现新购、所有权人变更、报废处置等情况，都必须上报公车办，公车办再将变动情况及时登记到公务车辆档案，确保每辆公务用车从申请购置到最后报废处置，期间所有流程都有详细清楚的记录。

档案管理采取纸质档案与电子档案并存的方式。充分利用了电子档案检索自动化、快速化、统计准确等优点。档案保管采用防火、防有害气体、防光、防潮、防虫防尘、防霉、防盗和防高温“八防”设施，确保档案的安全与完整。设专人定期检查纸质档案，发现破损或载体变质的档案，及时进行修补和复制。做好档案借阅工作，不随意扩大借阅范围，严格遵守档案保密制度。

三、目前公车档案管理存在的主要问题

1.用车单位存在漏报、瞒报、错报现象。比如，有的单位公务车辆已过户、顶账、处置，但未办手续，也未报送该车辆信息，导致公车信息漏报；有的单位财务状况复杂，财政拨款资金购买的公车能够全部填报，自有资金购买公车却不报送，致使公车信息瞒报；有的单位与下属单位车辆权属不清晰，有的单位公务用车资料保管不善，行驶证或者发票遗失，虚报车辆购置费，虚报购车时间等，造成公车信息错报。

2.档案更新的不及时。建立公务车辆档案时，采取对全市所有党政机关事业单位摸底统计的形式，工作量比较大，持续时间也很长，档案管理人数严重不足，再加上公车本身又是处于变化的状态，容易出现档案更新不及时的情况。

3.档案利用不充分。目前公车档案管理仍局限在简单的汇总整理上，还不能够提供数据全面、分析准确的专题材料。没有专门的档案管理软件，也没有真正建立档案数据库，不能主动提供服务。

三、完善档案管理的建议

1.加強档案机制建设。坚持标本兼治、纠建并举，定期对我市公务用车进行清查盘点。通过实地走访，核实单位资产财务账目，将汇总整理的车辆档案与交管部门的车辆登记信息逐一比对，明确车辆权属，核实车辆信息，做到实有车辆和公务车辆档案的信息相符。严格督导检查，建立公务用车配备更新和使用情况统计报告制度，及时更新公务车辆档案库。开设举报热线、搭建网络监督平台，主动接受社会各界的监督。严肃认真核实群众举报的公务用车违规情况，有情节严重的及时报纪检监察机关处理。

2.完善档案管理系统。积极探索档案管理的新办法。用科技手段提高档案数字化程度，建立全文数据库、多媒体数据库。利用复制、缩微、扫描等技术，对档案资料定期进行整理、著录，将纸质档案通过扫描等方式转化成影像资料，丰富电子档案库的内容。建立公务车辆信息统计系统平台。实现用车单位的自主申报与管理单位统一监管，节约人力物力，提高档案利用的实效性，实现公务车辆档案管理综合效益最大化。

3.提升档案管理人员素质。加强档案管理人员的政治素质和业务素质培训，提高对公务车辆档案管理重要性的认识，定期组织学习档案法，学习各地公务车辆档案管理的优秀经验，努力提高公务车辆档案管理人员的知识水平和管理水平，培养“创造型、复合型、协作型”的档案管理人才。

参考文献：

[1]《山东省党政机关公务用车配备使用管理办法》

[2]百度文库档案论文《谈档案利用工作的问题与对策》

[3]《关于加强党政机关事业单位公务车辆管理的对策和建议》

作者简介：宋强（1975.12—），性别：男，籍贯：山东省威海市乳山市 学历：大学 职务：乳山市机关事务管理局办公室主任；孙平（1973.5—），性别：女，籍贯：山东省威海市乳山市 学历：本科 职务：乳山市住房和社会保障局财务科科长。