年鉴索引编制研究与实践

杨天龙

摘 要：索引是打开《年鉴》的“钥匙”，是帮助读者在最短的时间内准确地找到想要查看的内容。笔者以《中国石油天然气集团公司年鉴》为例，介绍了索引编制方法和注意事项，并结合理论，对编制过程进行了分析研究，对其他年鉴索引编制具有一定指导和借鉴作用。

关键词：年鉴；索引；方法研究

年鉴记载的是一个年度内某个特定地区或行业的政治、经济、文化、科技及其他发展信息的资料性工具书，具有权威性、翔实性、及时性、连续性和全面性特点。年鉴记载的信息对某个地区、企业发展概况具有全面的总结和统计意义，还具有连续的参考作用。年鉴索引是揭示、查找年鉴中包含的情报内容，并按照不同于年鉴本身的排列方式组织的检索工具，是利用年鉴、开发年鉴信息资源的重要手段。但是，年鉴索引的编制状况却令人堪忧。有的虽有索引，但其款目的数量不多，检索途径小；一些大型的、综合性很强的省级年鉴，其发行量虽在万册左右，但编制的索引也仅为广告或彩色图片的索引；有的年鉴虽编有内容分析索引，但索引的质量却不尽人意[1]。

1 提高年鉴索引使用价值的认识

国家有明文规定，工具书无索引不准出版。这说明了索引在工具书中的重要地位和作用。年鉴既然定位于工具书，担负着为读者提供信息的任务。一年内的大量信息汇集在一起，如何让读者快速、方便、准确地查找到需要的信息才是提高年鉴使用价值的关键，因此要为每一部年鉴精心编制索引。有人认为“年鉴已有目录，何必还要编制索引”，其实，年鉴中的索引，具有与年鉴目录完全不同的性质和任务。目录只是全书内容的逻辑排列，索引则完全是根据索引规则和要求重新组织；目录的检索性大大不如索引，且局限性大，意义宽泛，不如索引精确。同时，在年鉴中，内容丰富的条目往往含有多个主题，而条目标题并不能将内容全部表达，索引能够对资料内容进行进一步揭示。索引从主题分析入手，可以涵盖一个条目中涉及的多个主题或多个条目中均涉及的某个主题，接近读者思路，可以提供比目录更为全面的信息量，揭示更为全面的信息深度，具有目录所不能取代的集合性和连续性，引导读者直接快捷地查找到信息资料的确切位置，有利于年鉴信息资源的深度开发利用。

2 索引类型及标引深度

年鉴索引类型主要有主题索引、条目索引、人物索引、机构索引、图片索引、表格索引等。例如，《中国统计年鉴》使用的是表格索引，《中国石油天然气集团公司年鉴》选用的是综合索引，这是根据《年鉴》的内容性质选取的，便于检索，读者能方便使用是第一目标。

索引标引深度=索引款目数/条目总数。《中国石油天然气集团公司年鉴》（2014年卷）索引款目数2900，条目总数1280（不含企事业单位条目），索引深度为2.2（索引篇幅33页，达到正文篇幅的4.9%），达到中等索引深度的标准。许家康建议目录和索引的篇幅占全书的8%左右为宜（目录和索引各占4%左右），《中国石油天然气集团公司年鉴》（2014年卷）索引和目录占7.5%（索引占4.9%），属于许家康推荐的标引深度[2]。

3 索引编制

3.1 编制技术选取

索引的编制技术有手工编制、索引编制软件编制和计算机辅助编制三种。目前使用较多的是借助索引编制软件编制和计算机辅助编制两种，手工编制由于工作量较大，制作卡片繁琐易出错等缺点，基本已不再使用。经过对国内部分地方年鉴、企业年鉴调研发现，较多年鉴均采用的是手工编制、计算机辅助排序的方法编制的。手工编制索引较耗时耗力，但具有主题词选取较为准确精炼、中途出现差错查找较为方便等优点，这也是众多年鉴选用该编制方法的主要原因。鉴于一年只需要编制一本年鉴的工作量情况和《中国石油天然气集团公司年鉴》的重要意义，我们采用手工编制、计算机辅助排序的索引编制方法。

3.2 编制过程

编制索引之初得有一个总体规划，首先需确定需要编制的索引类型和索引深度，从而确定索引编排内容和篇幅。《中国石油天然气集团公司年鉴》由于正文中图较少，表格大部分集中在统计数据和附录篇的特点，无需单独编制表格索引、图片索引、人物索引等，选用综合索引形式。以年鉴正文中主题词为主要单元，选取读者较为关心、意义较为重大等具有检索意义的词条形成款目，按汉语拼音声母顺序进行排列，使读者能够直接、快速地查到年鉴中相关内容，具有较强的直观性、实用性。索引组成包括索引词、页码、栏号，名称后的数字表示内容所在的页码，数字后的拉丁字母a、b 分别表示该页左右栏。排序采用人工抽取加计算机辅助排序方法编制，较为简便，此处应注意，多音字在计算机辅助排序中会出现错误，需要排序完成后人工细致检查修改。例如，会计、重庆等在计算机拍下时就会并入H、Z中。

编制索引的基础是稿件内容已经最终确定，稿件内容和页码等不能再有变动。具体编制步骤为：第一步，主题词选取。主题词索引要体现对应文献内容的主题和特征，要用高度概括、规范化的词语表述内容的主题，这就要求需熟悉所要编排的内容，哪些是具有资料性的有价值的内容，要充分体现。要仔细斟酌，权衡其信息量的大小，提炼出最能代表该条目内容的词、词组或短句（可以是一个或多个），确立主题词（即索引标目、标引词）。主题词要尽可能简短、明确，不会让人产生歧义。第二步，主题词排序。年鉴索引排序方式一般采用汉语拼音字母顺序编排，也可以按笔画编排的排序方式。使用Word软件中的排序功能，可以方便快捷地对制作好的索引条目进行自动排序。第三步，排序整理。对自动排序后的索引草稿进行调整、修改；索引排序后，可将相同或相近主题几个条目的页码合并于一个条款目之后，删除重复条目。检查多音字排序是否正确。第四步，编写使用说明、添加大类标识。

3.3 存在问题

《中国石油天然气集团公司年鉴》包含总述、油气勘探开发生产、炼油与化工、油品销售、天然气与管道等公司多方面业务内容，信息量较大，每个模块中存在较多条目名称相同的情况。部分条目是以该项工作包含的工作内容作为内容主体编写，这就存在不是一个条目对应一件事，而是一个条目下对应多项工作内容（事）情况，给索引编制增加了两方面的难度。例如，“重点项目”条目，几乎每个业务板块下面都有对应重点项目，在重点项目下介绍了该业务板块当年执行的数个重点工程情况。类似索引制作时，我们的处理方式为，首先将重点项目条目作为二级索引，在索引之前加上业务板块，让读者在索引中即可知道该重点项目是否为自己关注业务板块的重点工作。对于相对較为重要的工作，以项目名称作为主题词单独列出，方便读者通过项目名称快速找到该项事宜的具体介绍。再以后的年鉴编纂过程中，我们将鼓励撰稿人多撰写单一性条目，尽量做到一事一条，更大限度地发挥好年鉴的存史作用。

4 索引编制的重点注意事项

索引是打开《年鉴》的“钥匙”，好的索引，能使读者在最短的时间内准确地找到自己想要查看的内容。《年鉴》的信息量是巨大的，索引的篇幅也不可能无限大，因此很难达到如此理想化的效果。这就要求我们编制索引的人员对企业性质、年鉴内容有较深入的了解，要清楚的知道哪些内容是重点内容、是读者关注的内容，在制作索引时有选择的取舍，同时，选取的主题词一定要准确、规范。结合笔者编制索引的经验和学习材料的总结，认为编制索引，应重点注意以下两方面事项。

4.1 主题词选取

要选准主题词，把最准确、最能表述该部分内容、读者最可能通过该词查找相关内容的词找出来。对于复杂的主题内容可组织多个主题词，方便读者从任何一个入口检索均能找到该主题内容。对于年鉴中一些隐性的主题，要进行主题词提炼，使主题词准确、简洁。

4.2 把握适当的检索深度

年鉴是资料性工具书，必须具有信息量大和方便查阅的特点，索引的深度，按说是检索的越详细越好，但是篇幅是限制死的，索引篇幅太大，必然导致主次失衡，因此，必须找到相对最佳的检索深度。许家康建议目录和索引的篇幅占全书的8%左右为宜（目录和索引各占4%左右），企业年鉴可能根据自身实际情况有相应的增减，但是绝对不能过多或者过少。索引编制人员应该多在主题词选取方面下功夫，从而达到先篇幅一定的情况下，检索深度最优。

参考文献

[1]乌克岚.编制年鉴索引的必要性与编制方法浅议[J].年鉴信息与研究，1998，（3）：59-60.

[2]许家康.论年鉴的检索性——在第十九次全国城市年鉴研讨会上的主题报告[J].广西地方志，2010，1（160）：19-23.