文书档案信息开发存在问题与改进对策

程文

【摘要】文书档案信息开发和利用是关系到档案能否直接服务于人民的关键，本文从文书档案之间的关系引申出我国文书档案信息开发工作中存在的一些问题和不足，从而从几方面探讨相应的对策建议，以期为档案信息开发利用提供参考。

【关键词】文书档案；存在问题；改进对策

一、文书与档案之间的联系

文书与档案从历史渊源来看，就是文书学与档案学交叉在一起产生的学科，早在20世纪80年代前，文书学一直被视为档案学的一分支，后来，随着文件、档案工作一体化的发展，档案与文书关系更为密切，才产生了文书档案这一名词。文书档案主要是政府机关、社会团体、企事业单位和其他社会组织在领导和行政管理活动中形成的具有保存价值是文件的总称。文书档案作为信息开发的基础，信息是否充分利用，直接决定着档案的利用及普及，当前，在我国无论是政府机关、还是企事业单位在文书档案的开发和利用上都存在或多或少的问题。因此，分析这些实际工作中问题所在，并寻找相应的解决方案具有重要的意义。本文重点论述文书档案在信息开发中存在问题及针对这些问题改进对策。

二、档案信息开发工作中存在的问题

（一）档案编研工作滞后

编研工作需要有大量第一手的资料，但是现在的档案材料中存在着这样的现象，文书档案大家比较看重、科技相比较看轻，历史档案看重，科研档案看轻，致使编研材料档次低，适应形势发展的编研成果少，编研成果利用率低等问题。

（二）管理结构单调

在现有档案中，文书档案数量较多，而科技类、专业性强的档案在馆藏中所占比例较少。专业性强的档案大多数散在各专业单位中，没有统一、有效的管理，馆藏文件中结构相对单一，这样的文书结构，从开发档案信息资源的角度分析，首先内容不够全面，形式不够灵活，适用范围狭窄，对档案信息资源的开发不利。因为社会对档案信息的需求量大、面全、是多方面的，而现有的文书档案中涉及经济的内容不够全面，统计数据更是前后连接不上，因而使这些档案信息直接服务于经济建设，存在着较大的难度。

（三）档案工作者服务意识不足，服务手段单一

档案管理人员向社会各界宣传档案知识很少，也没有国家确定的宣传日，所以处于封闭阶段，大众对文书档案的结构和内容更是知之甚少，而档案工作者却不主动服务，基本是被动服务方式，在思想观念上也认识不到档案信息对于市场经济意识的重要性，更没有发现档案信息处于隐蔽的、潜在的、深层次的作用，致使档案工作与经济建设和精神文明建设不同步。

（四）档案信息开发两级管理分化严重

档案信息开发需要各部门合作、配合，相互提供有价值的档案信息，为生产、建设、科研等活动提供凭证、依据和信息。但是现在的档案信息开发工作，没有把重要的信息资源合理利用，相互衔接存在着很大的不足。通常是业务档案和行政档案没有有效的融合，很多文件档案、行政档案由档案局统一管理，业务档案大多由业务部门管理，这样利用开发起来存在很多的弊端。

三、要改进这些不足现象，针对问题具体解决

（一）做好基础业务工作，为档案信息资源的开发利用提供必要的前提保障

要做好档案信息开发利用最首要任务就是要存储档案信息，从各方面收集档案信息、以增加档案信息存储量，更要持续的从数量上和内容上丰富馆藏档案，多层次、多渠道征集档案资料，还要将散在各业务单位大量的有专业性强的业务文件、数据、分析、总结、报告、化验数据等材料和大量的文件、汇编统一起来，以利于查找开发，去粗取精，去伪存真，保障最大限度得以利用。

（二）注重编研工作、全面的提供档案信息，是搞好档案信息开发利用的有效手段

档案编研就是利用现有档案信息，从中提取有意义的、有利用价值的信息进行系统化、精炼化，它是一个加工，提取的过程，主要是把庞杂的、零散的档案信息进行重新组合，找出规律，找出对生产生活有价值信息加以考订、加工 使其准确、系统、专业，形成从内容到实体信息化的深化，還要系统的发掘档案的信息资源，为各项工作服务。

（三）建立档案系统部门计算机网络、实现资源共享、加大信息资源的开发利用

随着电子时代的到来，我们的生活和计算机密不可分，当然档案管理也逐渐升级，趋于电子化，这样极大地简化了档案管理程度 ，加快了档案检索查询速度，为档案信息资源的开发利用提供有利契机，单一的，地区性信息资源毕竟有限，因此，建立档案信息网络、实现信息共享，必将大大促进档案的开发利用，促进我国各项建设事业的发展。

（四）更新观念。强化主动服务意识

观念的问题就是思想认识问题，要进一步更新思想，不能沉溺于过去的条条框框，更新观念，牢固树立信息就是服务于经济建设的中心思想，破除“等待观望、纸上谈兵”的消极观念，争取主动服务，主动参与，以新世纪新主人的姿态积极投入到档案信息资源开发工作中来，我们要服务的形式有很多种，如“电话预约”“上门服务”“全天候上网服务”等新的方式，建立健全相关制度，以满足社会各界的实际需要。

（五）加强对档案用户的宣传

要想档案信息更好的服务人民，首先主要的就是让用户知道文书档案的内容、构成和价值状况及国家各个历史阶段经济开发建设的档案种类、特点、形成过程，档案用户知晓了档案价值才能利用档案，利用档案才能发挥信息的服务作用。其次，档案检索工具及其使用方法很多用户不掌握，不同检索工具的适用范围、作用、特点及其使用方法很多用户更是一头雾水，通过宣传使他们掌握和使用检索工具，能够及时准确地查找到所需档案。再次，档案编研成果要及时通报，扩大宣传面，为政府决策、编辑各项开发建设的档案史料汇集等提供依据。

四、结束语

文书档案管理工作是各个单位都不可缺少的工作要素，除了切实的提高文书档案管理人员的综合素质外，还要加强文书档案管理工作与现代化管理手段及信息技术相融合，实现科学化文书档案管理，从而有效的提高文书档案管理的工作效率。

参考文献

[1]张宁.我国电子文件管理现状调查与思考[J].档案学通讯，2008（6）67-73.