中小企业会计信息系统内部控制研究

武圣彬，高馨瑜

（1.山西正裕会计师事务所，山西 太原 030002；2.山西财经大学，山西 太原 030006）

随着信息技术的快速发展，电算化会计信息系统已经逐步取代手工会计信息系统，被世界各地的大小企业广泛应用。在我国，会计信息系统始于20世纪80年代。当时财政部出于改变我国手工会计信息系统的落后局面的原因，在长春第一汽车厂拨款560万元开展计算机在会计工作中的应用试点，正式拓开了会计电算化的道路。但随着电算化工作的普及，信息技术在会计信息系统中得到了深入的应用，这改变了企业会计信息系统的生存环境，有关电脑系统的舞弊案件也时有发生。这种现象给企业的内部控制带来了一系列的影响。

1 研究目的及意义

我国中小企业的数量比重达到企业总数的99%，对GDP的贡献超过60%，吸收了75%以上的就业人员，因此中小企业的发展对我国经济的繁荣有着很大的作用。但中小企业失真且滞后的会计信息阻碍了中小企业的管理决策，因此中小企业急需建立并完善自身的会计信息系统内部控制体系，提高企业的经济效益。由于多方面的原因，中小企业在实际情况中使用会计信息系统后并不能达到预期的效果。本文仅以ERP信息系统在企业中的使用情况为例，研究会计信息系统在中小企业中应用现状，希望能为中小企业会计信息系统的实际应用提供一些意见。

2 相关理论基础

2.1 中小企业界定及特点

中小企业通常是指与行业的大企业相比，具有中下水平的人力、财力、经营规模的企业。中小企业的概念建立于规模比较的基础上，它是在经济发展到一定水平时才出现的。

2.1.1 中小企业的界定

在我国，工业和信息化部、国家统计局、国家发展和改革委员会、财政部于2011年6月18号共同发布了 《关于印发中小企业划型标准规定的通知》，规定各行业划型标准如下：

表2.1 我国中小企业界定标准

2.1.2 中小企业的特点

二十一世纪以来，随着我国中小企业数量的稳定增长，它们在国民经济发展中的地位也日益重要。相比较于大型企业，我国中小企业主要有以下几个经营特点：

1） 适应性强，小而灵活

碍于人力、财力、物力以及公司规模的限制，中小企业产品单一，在主要产品上的竞争力也远不如同行业的大型企业，所以，它们大多将有限的资源最大化的利用，主要研发一些小规模产品来增加收入，以求得长远发展。

2）行业齐全，经营广泛

虽然大型企业实力雄厚，设备利用率高，但是主营产品的大批量生产只能满足一般市场。而现今消费团体日益增长的个性化需求为中小企业的长足发展提供了途径；另一方面全国中小企业整体业务的覆盖面相当广泛，它们经营方式灵活，更贴近消费者生活。

3）生命力强，灵活创新

随着现代科技的快速发展，众多大型企业和研究所的科研人员或学者纷纷开始创业，作为企业的所有人，他们奋战在产品研发的一线，并极力把这些产品推广到全国各地的市场。

4） 抗风险能力差，资金渠道少

由于企业的资金实力薄弱、周转能力较差，研发投入和生产占用导致了流动资产变现能力下降，这很大程度地削弱企业的抗风险能力。尽管中小企业申请贷款的成功率有44%，但大部分中小企业的流动资金还是依赖于银行贷款，在一定程度上这也反映了企业的资金渠道狭窄。

2.2 会计信息系统与ERP系统

会计信息系统是运用计算机对企业的财务信息进行记录、计量、列表、分析和预测等工作的现代会计信息系统，而ERP就是为上述目标服务的一种管理平台。它是针对物资资源管理 （物流）、人力资源管理 （人流）、财务资源管理 （财流）、信息资源管理 （信息流）集成一体化的企业管理软件。在ERP系统的环境下，企业的管理内容除了生产控制、物流管理、财务管理之外，还包括了人力资源管理等。

2.3 内部控制理论

内部控制是指企业管理者出于保护资产完整、保证会计信息准确、实现经营目标、保证经营方针的有效实施以及经营活动的效率性、经济性和效果性的目的，运用的系列自我调整、约束、规划、评价和控制的方法的总称。内部控制应当包括以下要素：内部环境、风险评估、控制活动、信息与沟通和内部监督。

3 中小企业会计信息系统内部控制的现状

3.1 会计信息系统内部控制现状

会计信息系统在我国大型企业已经得到广泛应用，而在中小企业的应用情况却良莠不齐。

首先，在大多中小企业中，应用会计信息系统尚处于初始探索阶段，受会计信息系统信息安全维护成本高的限制，使得推行会计信息系统受到了一定的阻碍。很多中小企业的管理者缺乏信息安全的意识，且资金能力有限，在这种情况下，即使实现了会计信息系统，也未必能为所有者带来预期的利益。所以，要保证会计信息系统的有效的运行，企业管理者必须平衡信息安全和维护成本之间的矛盾。其次，很多企业因为没有专业的信息化人员而影响了会计信息系统的推进。虽然很多企业已经拥有自己的计算机部门，但是缺乏能熟练使用会计信息系统的会计人员，甚至企业并没有意识到建立一支信息专业队伍的重要性，这大大地影响了企业的信息化进程。第三，企业对会计信息系统的职能认识不足，导致了管理层不愿过多的投资于 “无法创收”的部门，这使得会计信息系统在中小企业中发展缓慢。除了上述因素外，企业组织结构混乱也是影响会计信息系统发展的另一个关键原因，组织结构混乱影响了会计信息的真实性。所以，出于种种原因，中小企业的会计信息系统与内部控制的配合还需要诸多方面的磨合。

3.2 ERP在中小企业中的发展及应用现状

随着信息技术的快速发展和企业的扩张，对整个供应链和生产经营过程的管理的难度也逐渐加大。会计信息系统中，企业应用最广泛的是ERP系统，但对于中小企业来说，由于使用ERP系统的使用成本高，安装时间长，人员要求高等原因，实际应用中并没有达到预期的效果。由此可见，会计信息系统在我国的中小企业中的推广面临着一些亟待解决的问题。

首先，许多企业管理者对ERP系统没有深入的了解，也许是因为ERP系统的复杂性，也许是盲目的跟随同业龙头企业，不管是出于哪种原因，这都可能是导致系统无法发挥应用效果的先导原因。事实上，管理者在引入该系统之前，应衡量企业自身的管理需求和成本负担能力，这样才不至于造成资源和资金的浪费。其次，只有管理者对系统认知充分是不够的，会计信息系统的成功应用需要的是管理人员和计算机人员以及其他相关人员的共同努力。因为ERP系统的实施将在一定程度上改变企业的经营模式和生产流程甚至是组织结构。所以，建立一支由相关人员组成的专业ERP系统开发队伍是很有必要的。第三，由于此系统关系到企业各项业务的始终，所以企业要引进的系统必须量身定做，而这需要专业的ERP系统研发队伍对企业进行详细的考察，所以，开发的公司的实力对系统的成功应用起到了决定性的作用。也正是因为这样的专业化服务使得ERP系统的价格居高不下，这对于许多中小企业而言是无力承担的。因此，引进ERP系统这一行动必须经过谨慎思考才行。

4 完善中小企业会计信息系统内部控制的建议

4.1 会计信息系统对内部控制要素的要求

4.1.1 对内部环境的要求

企业会计信息系统内部控制的实施和运行必须建立在良好的内部控制环境的基础上。一旦内部环境发生变化，内部控制的成效也将发生改变。当企业引进ERP系统后，内部控制环境随即发生变化，如企业管理结构趋于扁平化，内部控制的管理观念发生变化。

4.1.2 对风险评估的要求

企业通过风险评估可以认识到生产经营活动中不利于内部控制有效实施的风险，制定相关的政策以降低风险。在ERP系统环境下，业务发生时，系统将根据模板自动生成会计凭证，这种业务流程的自动化并不会对内部控制的目标产生任何影响。但是这种会计业务操作方式的改变也给企业带来了一些风险，所以，企业必须提升风险识别和防范的能力来确保会计信息系统在ERP环境下的合法与安全。

4.1.3 对控制活动的要求

控制活动是指企业在实施风险评估后，根据评估报告采取相应的控制措施将风险降低到可以承受的范围之内。企业实施ERP系统后，对控制活动的影响，首先体现在它强化了内部控制的预防、识别和改正的能力；其次，它简化了内部控制的程序，减轻了人的负担，使得企业更容易实现内部控制的目标；第三，在网络环境下实施ERP系统，增加了许多潜在的风险，不易于保证会计信息系统的安全性，给企业实现内部控制目标带来了挑战。

4.1.4 对信息与沟通活动的要求

在互联网平台上，ERP系统能快速更新企业数据库的各种信息，它的敏捷既能让管理者随时都能了解企业的最新信息，也能让员工更加明确自己的职责。然而，开放的网络环境也给企业数据的安全带来了威胁。所以，ERP系统促进了企业内部各部门之间的沟通与交流，有利于企业与外部进行信息传递，同时也为防范网络安全问题导致的信息安全问题提供了一种预防渠道。

4.1.5 对监督的要求

由于ERP系统大大地减轻了人员的负担，使众多业务流程自动化，这在某种程度上加重了员工对计算机系统的依赖。因此，企业需提高警惕关注信息安全，同时及时检测更新会计信息系统的控制程序。

4.2 以ERP系统为例，会计信息系统在企业内部控制中应用优势

传统的会计信息系统虽然极大地简化了人工工作，但却无法将企业的物资资源管理 （物流）、人力资源管理 （人流）、财务资源管理 （财流）、信息资源管理 （信息流）集成一体化，实现对整个供应链的高效率管理，无法满足管理者的需求。目前在ERP系统中，会计信息系统内部控制将具有以下优势：

首先，在ERP环境下，管理者将员工与财力物力同样视作企业的资源，对资源进行合理规划以期望能发挥它们的最大作用，真正做到物尽其用，人尽其才。其次，ERP系统使企业的业务流程实现自动化，从而实现资金、物流的同时性，也让企业管理者能及时了解到最新的信息，实现价值管理。第三，ERP系统能够将工作流程和企业流程紧密结合，实现了物资资源管理 （物流）、人力资源管理 （人流）、财务资源管理 （财流）、信息资源管理 （信息流）的高度集成，从而对整个供应链进行高效率管理。

信息技术的高速发展给企业的发展既带来了福音，也带来了挑战。企业的会计信息系统摆脱了最原始的手工记账系统，开始进入网络时代的信息系统。为了实现对整个供应链的高效率管理及业务活动环节的良好控制，国内外企业纷纷开始引进ERP系统。中小企业的资金实力及生产规模决定了ERP系统实施的难度。为了成功运行ERP系统，中小企业应明确自身的发展水平，并对系统进行详细的了解，在思虑周密的基础上，选择合适的软件与厂商。在建立ERP系统时，遵循构建原则，并定期进行评价与调整，才能实现物流、人流、财流、信息流的高度集成，提高企业生存经营效率。