彭兴军
【摘要】ERP系统是现代企业管理的重要工具,该企业的运用对企业财务管理具备重要影响。本文研究通过对ERP系统与企业财务管理内涵的介绍,初步分析ERP系统对企业财务管理的影响。进而,结合长春市崧岳钢铁有限公司在ERP系统运用下财务管理的改善情况,进一步分析ERP对企业财务管理的重要作用。重点结合企业实际,分析ERP系统在企业财务管理中应用突出的新问题及成因,针对上述问题重新思考,寻求合理解决方案。
【关键词】ERP 财务管理 新思考
一、ERP系统与财务管理相关理论
(一)ERP系统在企业财务管理中的应用情况
基于经济社会环境的较大变动情况,企业财务管理这一会计和管理领域的重要表现形式在很大程度上无法充分满足企业对信息的全部需求,并且对于企业的人事变动信息和市场占有率变动层面的信息表露存在一定的缺陷。在现代化企业的财务管理中必须将以上信息引入内容体系中,才能够形成财务管理对企业外部环境的充分重视和分析,以提升企业管理层的投资决策和管理决策的正确性等。ERP系统真正的将企业财务和非财务信息融合在一个完整体系内,这就改变了传统财务管理财务指标单一分析与管理的模式,更多的侧重财务与非财务指标的融合,推动企业综合管理的全面改善。
(二)ERP在企业财务管理运用的必要性
ERP的运用对于提升企业会计业务的数据处理效率有着重要的意义,一方面,ERP能够通过计算机系统迅速实现会计的录入、审核、修订及归档分析等,促使会计工作中数据的处理效率得到改善。另一方面,ERP软件能够通过编辑公式等自行检测数据准确性,对于明显存在录入错误或者与历史数据等存在较大出入的数据会及时提醒,进而促使会计数据的处理准确性改善。
二、企业财务管理中运用ERP的现状及出现的最新问题
(一)案例介绍
长春市崧岳钢铁有限公司成立于1999年,经历十余年发展,逐步成为颇具规模和固定市场的中小企业组织。该企业发达较为迅速,业务往来增长较快。在传统会计的效率不足的情况下,崧岳钢铁有限公司引入ERP系统软件进行财务工作,较好的提升了企业的会计处理效率。但是,在其发展中仍然存在一定的不足,需要合理的解决才能够更好促进崧岳钢铁有限公司ERP系统的使用和发展。
(二)ERP对企业财务管理的作用分析
1.ERP系统提升了企业内部控制监督职能
ERP系统的运用对于提升崧岳钢铁有限公司会计业务的数据处理效率有着重要的意义,在此基础上,企业的传统会计监督职能能够得到更好的发挥。包括:
第一,ERP系统能够通过计算机系统迅速实现会计的录入、审核、修订及归档分析等,促使会计工作中数据的处理效率得到改善。第二,ERP系统软件能够通过编辑公式等自行检测数据准确性,对于明显存在录入错误或者与历史数据等存在较大出入的数据会及时提醒,进而促使会计数据的处理准确性改善。只有ERP系统为企业监督提供全面及时且有效的财务相关信息,企业的各部门才能够更好的在会计监督体系下进行工作,不断提升企业的综合效益。
2.ERP系统对改善了崧岳钢铁有限公司的会计反映能力
传统会计的反映职能需要建立在人工的财务分析和预算制定基础上,这一工作需要大量的数据整合分析,并且效率相对较慢,往往其对企业财务活动的反映滞后于企业实际财务活动进程,这就使得传统会计的反映职能发挥不到位。一方面,ERP系统的应用打破了传统手工记账中会计核算的低效率,在ERP系统中,会计人员可以随时对账目进行核对,并且自动生成对账单,大大提升会计对账的效率。
3.ERP系统对提升了会计工作财务决策的参与能力
崧岳公司在ERP系统的运用中,2013年的管理决策中利用ERP系统的分析系统21次,每个月至少使用一次ERP系统对月度成本费用及利润变动等进行分析,并寻找企业成本增长的点,进而开展针对性的成本管理,这对于企业的财务管理决策优化和能力改进都有一定的意义。
ERP系统很好的提高了崧岳钢铁有限公司经营管理水平,提升了会计的经营决策参与度。这是因为ERP系统能够促使企业财务部门级企业管理者在会计系统中利用公式进行财务数据分析,对企业的综合财务能力形成全面的认识。在企业的投融资决策、生产计划等方面运用财务分析结果,能够促使企业决策更加科学,企业生产经营等符合企业自身财务能力,促使企业逐渐实现生产经营中的资金优化运用并促进企业实现更好发展等。
三、ERP系统在企业财务管理应用存在的问题及原因
(一)财务人员业务素质较低,能力欠缺
目前该公司的财务人员主要是专科学历,虽然这些员工的会计工作能力相对较好,但是基本都没有接受过正规的ERP系统教育和培训,因此其操作ERP系统系统的能力一般。而实施ERP系统,会计人员在整个系统运行中所起的控制作用就更加突出。一般会计人员所掌握的知识、理论仅能满足手工会计核算,而ERP系统的应用对会计人员提出了更高的要求,既要求会计人员掌握一定的会计专业知识,还要掌握相关的计算机知识、财务软件的使用技术以及保养和维护。目前我国多数企业的一般会计人员业务经验丰富,但计算机专业知识却相对匮乏,难以胜任工作。表现较为突出的是对财务软件的应用方法掌握的不够透彻和熟练,对软件的认识有局限性,对软件运行过程中出现的故障不能及时排除,导致系统不能正常运行,影响ERP系统下企业内部控制的发展。
(二)ERP系统相关制度不健全
在目前崧岳钢铁有限公司实践ERP系统的过程中,并没有建立完善的配套机制,ERP系统运作缺乏严格流畅的机制。虽然在ERP系统过程中大多数企业增加了操作人员、系统维护人员等岗位,在一定程度上视线里与ERP系统发展相配套的包括人员管理、使用操作管理、维护管理、档案管理等各种管理及控制制度。目前,大部分企业对ERP系统的内部管理仍是模仿手工记账的管理办法,结果导致了ERP系统的基础管理混乱,影响了ERP系统工作的健康发展。
(三)网络系统发展迅速但其安全性和保密性较差
崧岳公司在ERP系统上的运用很多都是直接购买ERP系统软件,但是很少注重ERP系统软件的安全及保密工作。有些软件所谓的加密,也无非是对软件本身的加密、防止盗版,不能真正起到数据的保密作用。安全性上更是难如人意,系统一旦瘫痪或者受病毒侵袭,或者突然断电等情况使重要数据很难恢复原来的内容。另一方面因为许多单位在实际运用软件的过程中,系统密码形同虚设,成为公开的秘密,使系统数据存在安全隐患;各终端用户为了便于工作相互公开密码,导致会计信息丢失、信息被篡改等严重后果;财务人员的不当操作和玩忽职守也是ERP系统会计实际使用中面临风险的重要原因。
(三)ERP系统故障风险
ERP系统软件是非常精密的信息系统,如果操作人员不能够对ERP系统进行正确的处理和定期维护,在ERP系统软件可能受到崧岳钢铁有限公司计算机系统内部未及时清理病毒或其他因素影响出现故障。由于网络黑客及病毒攻击等导致的系统风险,或由于其他原因导致的ERP系统故障,诸如临时断电或电脑死机等因素都可能影响ERP系统的正常运用。崧岳钢铁有限公司在ERP系统的运用中遇到过ERP系统软件故障、计算机系统故障等问题,导致ERP系统系统出现停止运行、自动关闭或者信息无法保存等情形,促使ERP系统的运行中出现信息安全等情况。
四、ERP运用促进企业财务管理改进的新思考
(一)转变观念,提升对ERP系统的认识
针对前文分析,崧岳钢铁有限公司的ERP系统发展中,管理者对ERP系统的重视程度并不高,财务人员对ERP系统的操作与维护能力有限,这是崧岳公司ERP系统发展中必须注重解决的问题。因此,崧岳在ERP系统的应用过程中,应该提升对ERP系统的正确认识,并提升企业内部ERP系统的规范程度。首先,注重提升企业管理者对于ERP系统的正确认识,明确ERP系统应用对于企业综合管理决策的重要性。提升财务部门对ERP系统的正确认识,并在企业财务管理等相关活动中更多的运用ERP系统,更好的发挥ERP系统对企业的正面影响,才能够促进企业综合管理的更好发展。其次,注重构建企业运用ERP系统的规范性。首先,从操作开始加强控制。这是基于上文中所述操作人员存在的人为风险而必须进行的内部控制的基础。其次,提高人员专业性和加强内部审计。实际上这和操作管理师相互配合的,内部控制制度的实现必须有专业人才进行,适应ERP系统的具体要求,保证会计的专业性的同时还需符合信息技术的使用要求。第三,充分考虑网络系统的特殊性进行内部控制。
(二)规范操作过程
ERP系统虽然要用电脑来操作,但是规范的操作能更好的让工作继续下去。要先设计好方法,然后按要求输入,在指定的位置完成输入,业务以及相关的制度都必须规范,这样才能使工作更顺利的进行。计算机设备陈旧,导致计算机运行速度的缓慢,增加会计人员处理业务的时间,时间的增加还是其次,最大的问题是计算机由于硬件陈旧,带来操作失误和不便是常有的事了。并且强化实施ERP战略,不仅要求财务人员要具有较高的会计专业知识,而且对财务人员的计算机应用能力也有较高的要求,因此必须对财务人员进行培训,崧岳公司开展了ERP的专门培训,请专业人员依靠多媒体进行讲授,系统全面的将ERP里面的各个模块进行详细的介绍,再分点对模块里面的各个小模块进行详细的阐述,在讲课过程中解决我们提出的问题,进行详细的解答,才能有利于提高财务人员的整体素质。
(三)加强复合型人才的培养
在开展ERP系统工作的过程中,必须树立以财务人员为核心的“人本主义思想”。ERP系统的巨大作用就是将广大的财会人员从繁重的算账、结帐工作解放出来,并提供及时有用的信息,以供分析决策之用,所以提到会计人员的业务素质显得尤为重要。ERP系统要求财会人员不仅掌握扎实的会计知识和技能,还应对计算机和财务管理知识有比较深刻的了解。只有如此,才能根据本单位的自身特点,利用ERP系统会计的特点,为单位预测、决策和控制等管理工作服务。因此, 崧岳公司在实行ERP系统的过程中,必须有计划、有步骤、有针对性地开展现有会计人员的继续教育和培训工作,改善会计人员的知识结构,不断进行知识更新。整个人才培训过程应该分两个层次区别开展:一方面,培养能进行ERP系统系统的实施、构建的高、中层次ERP系统人才,造就“财务——计算机——管理”综合型的专家型财务人员;另一方面,培养大量能够熟练使用财务软件的较低层次的ERP系统人才,在ERP系统普及发展阶段,通过财务人员的ERP系统技能培训,提升崧岳钢铁有限公司的ERP系统发展能力。
(四)构建完善的ERP系统内部控制机制
促进崧岳公司在ERP系统上的应用及发展,需要注重营造有利于公司运用ERP系统的内部控制机制。鉴于崧岳公司ERP系统内部控制对ERP系统的影响,崧岳公司ERP系统过程中必须加强内部控制,实现数据的及时、真实和可靠安全。首先,从操作开始加强控制。这是基于上文中所述操作人员存在的人为风险而必须进行的内部控制的基础。这样做就是提高操作人员的专业性保证信息处理的质量和效率并且减少错误事件概率。其具体做法中应该包括操作命令和设备的使用说明及重要情况处理。
五、总结
综合全文分析,ERP系统的运用对于企业财务管理功能的发挥与改进具备重要意义,在一些中小企业的发展中,运用ERP系统逐步改善的财务工作效率、提升了财务管理有效性。但是,随着中小企业竞争环境和ERP系统变革的进行,ERP系统在中小企业运行的新问题逐步形成,需要合理解决。后续发展中,中小企业需要更多的关注ERP系统在财务管理中的运用,规范ERP系统操作程序、培养复合型人才,注重加强ERP系统运用的内部控制,并强化系统安全维护等,更需要加强对ERP系统的及时更新更换,增强对ERP配套协调机制的构建等,才能更好的发挥ERP对企业财务管理的促进作用。
参考文献:
[1]高利剑.ERP对企业财务管理影响探讨[J].现代商贸工业,2011(2).
[2]李珊珊.ERP系统中财务管理模块作用的探讨[J].财务与会计,2012(7).
[3]苏国华.ERP在华北油田财务管理中的应用研究[D].河北大学,2013.