如何做好馆室改造施工过程中档案的保护工作

徐燕莲

【摘要】本文论述了档案馆室改造对档案产生的影响，以及施工过程中档案保护的措施。

【关键词】档案馆室；改造施工；保护措施

开展档案工作的机构，大部分都设置专门的档案馆室，但有些机构没有设置，而是把档案存放在公共办公区域里。随着机构的运转，日常形成、接收的档案资料日积月累，对存储空间的要求也会越来越迫切，这时候，只有解决档案的存储问题，才能去谈档案的保护与利用问题。值得高兴的是，现在越来越多的机构，特别是企业，不管是国有企业，还是民营企业，都将档案工作纳入机构管理的重点工作，也更愿意为改善档案的存储条件而投入更多的经费。

那么，对于如何解决档案的存储问题，笔者在广西某大型国有机械设备制造企业任职时曾遇到过，档案库容严重影响到档案的接收和保管能力，最后选择对建筑面积近4000平米的四层档案大楼进行整体改造，此大楼保管着企业60年来几十万卷件的历史档案，由于大楼是按照办公楼的设计建造的，档案人员分散办公，档案也分散保管，使得大楼的空间利用率不高。为大大提高空间利用率，优化保管条件，必须重新设计大楼的平面布局，按照档案管理的要求对档案馆办公室、查阅室、库房等用房进行改造装修。由于无法转移档案，档案人员既要配合做好改造施工，又要密切关注潜在的安全隐患，做好档案安全保护工作，责任十分重大。

一、档案馆室改造对档案产生的影响

（一）改造过程中各种施工有害因素的影响。具体有以下几种：

1.粉尘。档案馆室的改造就是对原有格局进行重新设计，以达到拓宽库容的目的，所以就涉及到拆除一些隔墙、吊顶、门窗等建筑物和设备、设施，在拆除过程中会生产大量的粉尘，施工时水泥、石灰等的利用，也都能引起粉尘，粉尘漂浮在空气中，不仅对人体造成伤害，对档案的危害也不小。粉尘粘附在档案上会摩擦档案纸张和字迹，如果是光盘、磁带等载体，会造成划痕而影响信息的读取；粉尘从外界吸收水分、吸附空气中SO2、NO2 等时， 会产生腐蚀性物质，从而改变档案的酸碱性，腐蚀档案纸张；空气中的孢子会附着在粉尘上，易滋生霉菌，对档案造成严重的破坏。

2.用电。施工过程离不开用电，施工机具、电器安装、现场照明等都需要用电，但是电也是一种重大危险源。施工队伍中的施工人员良莠不齐，某些人员安全意识淡薄，不按规程，仅凭经验办事，操作不当将会造成严重的安全事故。例如施工人员擅自接拉电源、临时用电线路布设不规范、电气设备绝缘损坏漏电、使用的闸具、熔断器参数与设备容量不匹配导致用电超负荷等等都是潜在的安全隐患，用电作业如金属焊接、切割、冲击钻孔等都会产生一定的火花，如不与可燃物进行有效隔离，施工现场安全检查不到位，不及时将火花熄灭，星星之火可以燎原，可能会引发火灾。

3.虫鼠。一般来说，为便于施工材料的运输和通风散气等，建筑施工场所都是开放式的，而且工程施工都需要一段时间，这就造成了档案馆室在施工期间都是长期“开放”的。在南方，很多工程都选择在昆虫、老鼠等有害生物活动比较频繁的夏秋季节开工，开启的门窗为它们进入档案库房提供了便利。虫鼠等生物喜好躲藏在密集架、档案柜底下，以及空调、通风管等设备的夹缝中，非常不利于档案人员发现和驱赶、消灭。一旦它们啃咬档案，或将粪便等污秽物遗留在档案上，对档案造成的危害有可能是无法挽回的。

4.潮湿。档案馆室在改造装修时，室内大面积的混泥土墙面、墙面的腻子涂层、乳胶漆涂层等都含有一定的水分，这些水分蒸发会使库房的湿度增加。另外，用于降尘、除尘的水、喷雾处理措施也都会影响库房湿度的变化，潮湿的环境对档案的保管是非常不利的。

（二）施工人员不良行为导致的安全隐患。施工人员在工作中的失范行为会带来一定的安全隐患：

1.吸烟。规范管理的施工场所都是严禁烟、火的，对于档案馆室来说，这条规定更应该严格执行，但实际情况是承包建筑施工的单位大都聘用临时性的农民劳务工来从事建筑工作，而施工单位对劳务工的安全教育往往又不够重视，有些劳务工安全意识比较低，侥幸心理作用大，这就使得劳务工吸烟的随意性、流动性增大，加上档案库房空间都较大，档案柜、密集架林立具有一定的遮挡作用，档案管理人员不是那么容易发现吸烟人员，无法对吸烟人员有效地进行约束和处罚。另一方面，档案管理人员如果不认真落实对随意丢弃的烟头的检查处理，缺乏对烟头的有效管理，那么也会给档案造成极大的安全隐患。

2.偷窥。在普通大众的眼里，档案往往带有一种神秘的色彩，越是神秘的东西人们越想去揭开那层神秘的面纱。在缺乏严格的库房管理制度时，施工人员对档案的管理要求可能并不知情，于是就有可能在好奇心的驱使下，去翻阅档案，无意中获取到一些重要的信息，当这些信息被散播出去，就会给企业利益带来损害，或者对社会稳定造成威胁。在竞争较大的行业，如果施工人员中混入了竞争对手安排的人员，在档案安全防护措施不到位时，极有可能被竞争对手窃取到企业的核心商业秘密，进而使企业在行业竞争中受到重创。

二、施工过程中档案保护的措施

（一）从设计阶段就开始考虑档案的保护。既然是对原有档案馆室进行重新改造，那么，在改造设计时就应本着空间最大化使用、利于档案安全保管的原则，合理设计，减少不必要的施工，合理安排施工步骤，避免施工期人为延长，从而大大降低施工不利因素对档案的影响。

（二）从制度上加强对档案的保护。“没有规矩，不成方圆”，对档案馆室改造来说，尤其需要用全面、严格的管理制度来规范、约束施工单位的组织行为及施工人员的个人行为，与施工单位签订安全施工责任状，与建筑施工人员签订个人安全承诺书，以此来强化施工单位及施工人员的安全意识。

（三）根据施工中的各种不利因素采取相应的保护措施。主要由以下几种：

1.防治结合减少粉尘的危害。防，就是防止粉尘的产生或扬起，如在进行破除、切割、打磨作业时采取加水处理措施，以减少粉尘产生。采用隔离的方法，利用围挡墙将进行破除等作业的场所与档案及档案设备隔离，或利用大型PVC防雨篷布将档案及档案设备遮挡起来，可有效地防止粉尘与档案及档案设备接触。治，就是采取有效措施减少或清除粉尘：一是通风排尘，通过风流的流动将库房中的悬浮粉尘带出，以降低库房的粉尘浓度。二是喷雾降尘，利用喷雾器喷洒水雾，使粉尘降落在地，以便进一步清除。三是除尘器除尘，利用专用的除尘器将附着在地面、门窗、档案设备等上的粉尘吸除。

2.预防施工用电事故的办法。一是从技术上采取有效的安全用电措施，从建筑施工行业的技术角度要求，对施工现场用电实行规范化管理，要求根据施工组织设计或施工安全技术措施布设临时用电，严禁擅自拉接临时电气线路；要求各类电气设备的使用、维护和用电操作要合乎要求；临时用电的施工、维修、电气设备的操作等必须由经过培训并取得上岗证的专业人员进行，严禁无证上岗。二是在管理上采取各种保证安全用电的措施，建立健全施工用电安全管理责任制；要求并监督承包方加强对施工队伍的用电安全培训，提高安全防范意识和应急处理能力；加强施工用电检查，特别是加强对重点区域的监控，定期检查现场施工用电情况和维护情况。

3.防治虫鼠的措施。一是在库房入口设置较高的且便于移动的防鼠挡板，既便于施工人员进出，又能在一定程度上阻挡老鼠，还能保持库房的通风散气。二是因设备安装开凿的孔洞，如果暂未使用应先将其堵塞，防止虫鼠进入。档案库房的窗户、排气口等应安装纱窗、纱网，防止较小的蚊虫飞入。三是档案库房不宜堆放施工材料，施工垃圾应尽快清理出去，以免虫鼠等藏匿于其中。四是档案管理员应经常查看是否有鼠迹、虫迹，并定期翻看档案内部，档案库房应放置防虫剂和灭鼠药，必要情况下可以请专业灭鼠单位进行灭鼠。

4.施工时潮湿的环境对于档案的影响。虽然不像其他因素一样大，但是也必须采用温湿度仪检测库房的温湿度，必要时采取一些措施进行处理，如在档案柜、密集架内放置干燥剂，库房内采用空调或者除湿机进行除湿，避免潮湿的环境影响档案的寿命。

5.对吸烟行为的管理。一是根据档案库区的实际情况采取相应的禁烟措施。条件允许时，选择远离库房的区域作为“吸烟区”，制定吸烟区管理制度，严格要求必须在指定范围内吸烟。吸烟区配备有一定的防火措施和灭火设备。如条件不允许，则制定严格的禁烟制度，在施工场所入口放置“禁止吸烟”警示牌，在施工场所各处粘贴“禁止吸烟”的警示标语，发现吸烟的，对施工单位和吸烟者进行处罚。二是档案管理员要加强巡视检查，发现吸烟，立即提醒制止，并将情况反馈给施工单位，进行相应的处理与处罚。

6.对档案信息安全的保护，关键在于做好一切防护措施。第一，在必要的情况下，要求承包单位对选用的施工人员、劳务工的家庭背景、身份等信息进行审查，以防动机不纯的人员混入其中，为其窃取档案信息提供便捷途径。第二，施工期间，如档案柜、密集架上粘贴着标识敏感信息的标签，应予以掩饰或清除，以防暴露重要档案存放位置。注意将每个档案柜门锁好，密集架每一组为一个整体锁好，需要调用档案时也应在调用完毕后及时锁好门锁，并妥善管理钥匙。

总之，档案保护工作是档案管理工作的重要组成部分，档案安全是检验档案管理优劣的一项重要指标。档案管理员在积极探寻解决档案存储问题的途径时，要以安全为主要考虑因素，在档案馆室改造过程中，要肩负起监督员、安全员的职责，不断地预防、排除安全隐患，为档案的安全保驾护航。

【参考文献】

[1]JGJ25-2010.档案馆建筑设计规范[S].中华人民共和国住房和城乡建设部、国家档案局.