会计软件助力档案管理插翅腾飞

张振杰

会计档案是记录和反映经济业务的重要历史资料和证据，也是财务管理工作的重要内容。定兴县教育局十分重视会计档案的管理工作，尤其是教育支付分中心成立之后，大量的会计档案需要一个科学合理的管理。为此，定兴县教育局结合自身特点，积极探索和完善档案的管理，使会计档案管理得到不断规范。现将我局档案管理的一些情况和做法介绍如下：

一、基本情况

2005年，为进一步规范我县教育系统财务管理工作，保证全县教育事业健康稳步发展，根据上级有关文件精神，结合当前我县教育财务管理现状，参照其他县（市）成功经验和做法，成立了教育支付分中心（当时为记账中心），教育系统各级学校所有会计档案均在教育局集中统一管理，截止目前，全县共有18531册会计档案入档管理，其中会计凭证10893册、会计分类账2202册、日记账636册、会计报表546册、其他会计资料1497册、会计交接资料134册、票据存根2623册。

二、主要做法

1.提高认识。会计档案管理是财务管理的最后环节，往往容易被忽视，形成财务管理工作的一个薄弱环节。以前教育财务分散管理的时候，教育系统各单位，尤其是乡镇学校，财务管理较为混乱，会计档案更是参差不齐，时有破损、丢失的情况发生。局领导审时度势，在实现“校财局管”的同时，及时对会计档案进行了集中管理，并成为财务管理工作中的一个亮点。

2.强化责任。教育系统会计档案规模庞大，且没有专职的档案管理人员，但为了能高规格的完成档案管理工作，支付中心所有会计既有分工，又有合作，虽然没有专职，但却有专责。会计档案从凭证、账簿、报表的准备，到收集、整理、立卷、入档，以及日常查阅等各个环节都各负其责，使档案的交接和管理工作得以顺利实施。

3.注重细节。会计档案的整理，要做到细心周到、稳妥可靠。例如，为避免凭证档案装订后由于长时间存放，铁制品对原始票据造成的损伤，平时在基层学校报账时，会计人员都会及时摘除订书钉、曲别针等金属物；大小不一的原始凭证在装订的时候，要折叠齐整，数字和内容还要避开装订线，以便翻阅、复印时保持数字和内容的完整。这些细节决定了档案的质量，也为今后档案的利用提供了保障。

4.规范程序。为使档案管理进一步规范和便捷，我们根据《会计法》、《会计档案管理办法》以及《会计基础工作规范化》的要求，自行设计开发了档案管理系统，实现了会计档案管理信息化，对支付中心会计档案分门别类进行了全面整理、归档，编制了支付中心会计档案索引、会计档案保管清册，实现了会计档案有序存放、查阅方便、规范安全的目标。

5.加强培训。会计人员是会计档案整理的第一责任人。会计人员对会计档案规范化整理的熟知、熟练程度，决定了会计档案案卷质量的高低。因此，在每年集中入档前，我们都会按照会计基础工作规范化要求，对人员进行培训。从会计档案整理的基础业务学起，使其熟练掌握会计档案管理的基本知识与操作技能，进而从源头上确保了会计档案的规范整理。

6.热情服务。会计档案的使用，在档案管理工作中举足轻重，我们每年需要配合大量的财务检查、审计等工作，还要面对基层学校，向他们提供阅档服务。面对繁琐且繁重的工作任务，档案管理人员不厌其烦，特别是党的群众路线教育实践活动开展以来，人员素质和服务水平得到进一步提高，都能准确及时的提供阅档服务，充分发掘了会计档案的价值。自有记录以来，已累计提供借阅、查阅服务231人次，涉及各种档案资料3000余册。

三、取得的成绩

通过对会计档案的科学管理，首先一点就是确保了教育系统各级各类学校财产的安全、完整；其次就是通过规范的会计档案的管理，有力提升了财务管理的水平；第三是为财政、审计等监督部门，以及基层学校提供了及时便捷的调档需要。

另外，在历年债务统计、资产清查、督导检查，以及各项涉及以前年度重大财务事项工作中，规范的档案管理，都为以上工作提供了准确的数据支撑。

四、存在的问题

虽然我们在会计档案管理上取得了一定的成绩，但在实际工作中依然存在不足之处。一是基础设施还有待进一步加强，因档案室设在办公楼的顶楼，防潮、防霉、防高温措施还有待完善；二是各项操作规程及办法，在严格执行各项法律法规的前提下，只是停留在便于实际操作中，还没有形成一套完整的制度。

总之，会计档案管理是一门学问，里面有很多东西需要会计人员去学习、去探索。通过学习和探索可以提高会计人员的业务技能和自身素质。因此，加强会计档案管理可以促进财务管理水平的提高，可以使会计档案管理工作更好地适应社会主义现代化建设和经济体制改革的需要，为全县教育健康持续发展贡献力量。

（作者单位：定兴县教育局）