三级医院人事档案工作的困境及应对举措

李清 雷婷

医院人事档案在职工转正定级、人事关系调动与聘用、干部提拔与任免、专业技术职务晋升以及退休医保等方面一直发挥着无法替代的作用，但是由于社会对人事档案缺乏了解，人事档案主体和相关部门不够重视等因素，人事档案管理工作中出现了诸多问题。为此，提高个人和组织人事部门的档案意识和管理水平，配合国家现行的干部人事档案专项核查，创新人事档案工作举措，建立人事档案信息资源库势在必行。

人事档案记录了每个人的成长轨迹与工作经历，以个人为主体归档立卷并由单位集中保存，也是单位了解、考察和提拔员工的重要手段，加强人事档案管理是医院管理工作中必不可少的一项重要基础工作。我国三级医院要求病床数在500张以上，人员配备最少达800名。据不完全统计，我省最小规模的三级医院人员也有1000名之多，秦皇岛市第一医院作为秦皇岛市唯一一家综合性三甲医院，拥有员工2451人，院人事档案库存有在编人员人事档案1346卷，离退休人员人事档案375卷，非在编人员的人事档案集中保存在市人才交流中心——秦皇岛市第一医院人事档案卷宗名下。所以，如何加强人事档案的管理是院人事工作者思考的重要内容。

一、人事档案的意义

人事档案是中国人事管理制度的一项重要特色，它是个人身份、学历、资历等方面的证据，与个人工资待遇、社会劳动保障、组织关系紧密挂钩，是记载人生轨迹的重要依据，甚至具有法律效用。人事档案在人事关系调动与聘用、干部提拔与任免、专业技术职务晋升以及新参加工作人员转正定级、退休医保等方面一直发挥着无法替代的作用。其具有三个特点：其一全面性，人事档案是员工个人信息的储存库，它概括地反映员工个人全貌；其二现实性， 人事档案为人事（劳动）部门正确使用人才、合理解决工资等问题的一个重要依据，直接为现实工作服务是人事档案区别于其他档案的重要标志；其三机密性，人事档案属于党和国家的机密，任何人不得泄露和私自保存人事档案材料，不能向社会无条件地提供服务。档案主体不能查阅自己的档案，即使是档案管理人员也不能查阅自己的人事档案。人事档案凸显了其在每个人人生中的重要价值。

二、医院人事档案工作的困境及成因

1.医院对人事档案重视不够。由于医院工作主体是医疗，相对于医疗、护理、科研、教学等工作，对人事档案工作的重视是不够的。特别是前几年在人员录用与晋升提拔时，人事档案不是限制条件之一。医院方面更多的是重视员工的技术水平和新录入人员的能力，忽视人事档案的重要意义，在录用后没有及时地调动审阅就业者的人事档案。等收档时，部分人员已不知档案身在何处。

2.员工对人事档案知识知之甚少。医院员工尤其是医学院校大学毕业生都没有充分认识到人事档案有何用途。如许多的毕业学生和即将毕业的大学生不懂档案是作什么的，有些已毕业的大学生，仍将档案放在学校，有的存在自己手中，有的毕业生将档案寄放在人才市场，甚至有人完全将档案遗忘了。为什么会出现这种请况？我国的人事档案要求集中保存，且档案室为机要重地，绝大多数人基本不可能接触到本人的人事档案。所以，看不到就认为人事档案无关紧要、可有可无。

我们对近五年毕业来院的大学生们调查发现，40%的人对于档案的用途知之甚少，22%的毕业生甚至不知档案与自身有何关系，只有38%的人知道就业后要及时协调好，使自己的人事档案及时落户医院人事部门。据秦皇岛市人才服务中心人才市场的不完全统计，多年无人问津的弃档或死档已有数万册。

3.人事档案的意义没有普及。即使是人事档案主体医院员工，也认为自己的个人档案可有可无，不懂档案的价值所在，这是造成人事档案工作困境的原因之一。部分医护人员在职读书获得第二学历；获得各级政府的各种奖励；担任相关专业的学术带头人等等，证书、资料都在自己手里，不知道要放入个人的人事档案中进行保管。甚至认为放在自己手里更放心。因此，或造成有的资料不完整或丢失，或造成上级查阅考核时无法看到个人完整的资料。贻误个人发展之良机。

4.自主择业流动性强，人事档案转接不及时。尤其近年，大学生自主择业，跳槽现象时时有，人事档案的存、储、迁很频繁，有的学生干脆把人事档案随便一放，自己拿着毕业证择业，造成医院人事档案管理工作中出现了诸多问题。

5.缺少专职人事档案管理人员。《干部档案工作条例》规定：“每管理一千人的档案需配备l名专职干部”。作为三甲医院，组织人事工作较为繁重，人事档案的保存与管理在人事工作中居于辅助位置等原因，医院很难按照《干部档案工作条例》配备专职档案人员。秦皇岛市第一医院库存人事档案超过1000册，也只配一名专职管档人员，且学历偏低，因医院人事工作的忙碌还要随时抽调去别处帮忙，不能全身心地投入。另外，人事档案工作巨细无遗，干起来耗时耗力，“说起来重要，排起来次要，用起来需要，忙起来忘掉”，难以产生直接的工作成果或短期经济效益，很难吸引高学历高层次的管理人员专职从事人事档案工作，医院领导也不愿意在人事档案管理工作上大量投入，所以复合型档案管理队伍的培养建设就会迟缓和落后。

6.人事档案有不实现象。一直以来，干部人事档案造假或不实现象并不少见，在档案中修改伪造三龄二历一身份（三龄指年龄、工龄、党龄，二历指学历、工作经历，身份指干部身份）甚至出现“洗档案”这样的极端事件。医院档案管理工作中，这种极端的造假现象并不多见，但因上学、入团或工作等原因而出现年龄不符、证件缺失、经历、家庭关系更新不及时等问题也不少见，这些问题使我们在使用人事档案时要格外谨慎。

三、医院人事档案改进举措

目前，国家干部人事档案专项核查正在深入进行时，借此契机，院人事管理者把握机会，创新举措，对医院人事档案管理从意识、制度、人员与硬件配备、技术支持都上一个台阶，使人事档案工作真正成为组织人事工作的重要支撑。

1.提高个人和组织人事部门的档案重视度。

（1）是医院的组织人事部门要从思想上高度重视人事档案的管理工作，组织人事管理者的责任意识直接关系到人事档案的质量；

（2）是加强人事档案管理力度，专职管档人员对档案材料未能归档，材料手续不完备的，都要严格做到及时清查，及时收要，且记录完整。依法治档，依法管档，做到档案材料全面、真实。

（3）是达到《干部档案工作条例》中人员与档案的比例要求。目前，秦皇岛市第一医院的人事管档人员增至2人，且学历均为研究生。

（4）是人事档案管理者与组织人事部门的其他工作人员必须通过定期不定期的专门教育和学习，提高责任心，提高工作能力，提升总体素质。

（5）是加强人事档案工作的宣传教育力度，利用社会舆论和公共媒体宣传人事档案的重要性及作用。医院在每年新入职员工的岗前培训中，专门进行组织档案知识的专题培训，使其明确人事档案对个人发展的重要性，院内充分利用门户网、院刊、宣传栏等自有媒体，宣传人事档案的重要性及作用，提高全院职工的重视度。

2.以此次国家干部人事档案专项核查为契机，对医院人事档案进行认真核查，端正态度，以既对组织负责，对医院职工个人负责的态度，全面提高干部人事档案管理水平。医院领导要把好 “政策关”，档案的审查、认定都严格按照政策规定执行，保证审查工作的真实、合法、合理，明确人事档案审核要求和方法步骤，对专项审核工作进行细致安排、周密部署。把好“质量关”，开展工作前对参与审核人员进行专项培训，确保审核人员思想上重视、业务上精通，为顺利开展专项审核工作打下基础。审核人员把好“真实关”，在档案材料的甄别上，坚持实事求是原则，严格按照审核标准和审核要求，对医院职工特别是干部“三龄两历一身份”等重要信息进行核实，对材料不齐全、制作不规范、记载不一致、真实性存疑的档案，及时进行补充完善和调查核实，对每一份材料的真伪进行仔细鉴别确保每一份档案内容真实、手续完备。确保每一份材料的真实性；把好“纪律关”，严格按照政策规定和程序办事，从严把关，切实维护专项审核工作的严肃性。严格按照“谁主管谁负责、谁审核谁负责”的原则，对在审核工作中存在失职渎职行为或弄虚作假的，严格追究相关人员责任，做到边查边改，即知即改，努力维护人事档案的严肃性和公信力。

3.健全制度、规范管理，全面加强人事档案管理。医院人事部门用制度划定“红线区”，架起“高压线”，筑牢“防火墙”， 进一步健全人事档案查（借）阅、转递、检查核对、保管保密等日常管理制度，规范工作流程，建立档案材料定时、定向、跟踪收集机制，实行专人负责、责任到人，使人事档案整理工作经常化、制度化，有效维护档案工作的严肃性。健全工作机制，特别是在干部任用工作中，医院组织人事部门需完善干部任前审核机制，切实做到“不审核档案的不能上会、不解决档案存在问题的暂缓上会”，坚决维护人事档案的权威性和严肃性。医院纪委严肃责任追究制度，对人事档案违纪违规责任人从严从重追责，使其在档案上不敢造假、不能造假、无法造假，为切实选好用好管好医院人力资源提供重要保障。

4.建立医院人事档案信息资源库。以此次干部人事档案审核工作为契机，引入新的人事档案信息管理系统，利用现代设备和技术，将真实可靠的文字、图片、声像等档案资料转变成数据资料，整理后输入计算机，作为人事档案纸质卷册的辅助手段。充分利用计算机快速查询的功能，在保密的前提下，更快捷、便利地提供人才档案信息，提高了事档案工作的效率和质量，并大大提高档案的利用效率。

（作者单位：秦皇岛市第一医院）