浅议设备档案的管理与利用

徐冰

随着越来越多的单位、企业信息化、自动化的发展及相关设备的应用，形成了大量的设备档案。设备档案的形成贯穿了从设备采购、运行、检维修直至报废的管理全过程，它包括设备的前期订购材料、随机材料和在服务生产生活、教学、科研以及后期维护等过程中的全部历史记录，是一种具有专有特征的特殊资料。

我们可以通过设备档案中记录的应用设备质量、运行状况和检维修等情况，了解设备的综合状况、功能效用和适用领域，以便最大限度的发挥设备档案在服务生产生活、教学科研等活动中的积极作用，设备档案的建立对设备资源的充分利用、降低运营成本和企事业单位的发展都具有十分重要的意义。

一、设备档案的形成

1.设备采购的参与工作

目前，大多数企事业单位还未能真正让档案人员参与到设备采购的全过程，这就要求档案管理人员要充分发挥自身的主观能动性，到设备采购部门收集采购的论证、合同等资料，明确购入价格在2万元以上的设备均要形成设备档案；在条件允许的情况下要积极争取参与招标采购过程，避免重复购入造成资源浪费，更好为企事业单位服务。

2.资料的收集接收工作

设备档案具有一定的特殊性，要做到一机一档。此类档案资料主要有两部分，一部分是原始材料，即大型设备采购的可行性报告、审批报告、设备样品图片、供方企业法人资料、购货合同、设备配置清单等；另一部分是随机材料，包括设备的使用说明书、线路图、安装调试、检修报告、参数变更、维修记录等。

3.使用过程的档案收集

在设备的使用过程中，使用者难免由于误操作等原因造成设备的损坏，甚至造成事故。这就需要对设备进行维修维护，此过程中形成的记录就成为了设备不可或缺的重要资料，也为企事业单位发展提供了重要的技术储备，对于这类资料也一定要认真收集归档。

4.供方资料的入档工作。

设备的采购是个长期的过程，所以务必将设备采购供应商的资质、廉洁诚信协议、商品质量、价格、售后服务等信息资料进行收集整理，建立设备供应商档案信息库，为企事业单位决策层提供设备采购诚信依据。

二、设备档案的管理

1.档案管理制度化

设备档案管理是质量管理的重要组成部分，从档案的收集、整理到最后的归档，都要制定工作程序、明确工作职责，实施严格责任管理，建立完善的设备档案管理制度，做到条理清晰、目标明确、档案保存完整，为今后设备的有效使用打下良好的基础。

2.管档人员专业化

管档人员素质的高低直接决定了档案管理水平的高低，设备档案具有较强的专业性，更需要具有一定专业知识的管档人员来管理。在日常管理中，要不断提高管理人员业务水平和专业素养，结合设备日常使用及运行的情况对设备档案进行管理，要注重设备原始资料的积累与保存，做好档案的查借阅工作，确保档案的安全和完整，保证设备信息的查询、处理及上报数据准确无误。

3.使用记录完整化

工作人员对设备的操作，要按照管理制度和操作规程，对使用情况做好详细记录，做好情况记录的归档工作。对于情况记录要编号使用，由使用者认真填写，不得随意涂改，保持记录的完整性和原始性。还要对使用情况记录妥善保管，要待设备报废一年以上才可鉴定并进行销毁。

4.维修保养规范化

设备的使用及维护规范正确，可以在很大程度上避免损耗，这就要求操作人员、设备管理者要严格参照操作、保养、维修手册进行一系列操作，及时归档此过程形成的原始档案材料，以便起到很好的参照和借鉴作用。

三、设备档案的应用

1.设备采购的合理性

为避免资源闲置浪费及节约企事业单位经费、成本，在设备采购过程中一定要参照设备档案，这不仅可以避免不必要的浪费，还能有针对性的采购适合本单位、质量信誉好的设备。正确选购设备有利于迅速投入生产产生效益，盲目和重置设备必然给企事业单位带来不必要的浪费。

2.设备维修的参考性

设备的日常使用要严格按照设备档案中的操作规程、保养手册等进行，操作人员在正常操作设备过程中的情况记入档案，可以为技术维修人员提供更好的参考价值，不仅缩短维修时间，节约了维修成本和费用，还能提高维修质量，更好地为企事业单位服务。

四、设备档案的销毁

设备档案具有其特殊性，很多设备档案都是随着设备的报废而销毁。在鉴定销毁的过程中，也要严格按照档案管理的相关规定，要在设备完全报废2年以上，对设备档案进行销毁，并登记造册以备查考。

（作者单位：唐山工业职业技术学院）