高校科研档案管理体系构建的系统管理研究

彭插三

摘要：在国内高校科研档案工作尚无固定模式的情况下，本文就高校科研档案管理面临的挑战，在借鉴系统管理分析的基础上，提出从制度规范体系、过程管理体系以及信息资源管理体系三个方面对高校科研档案管理体系进行系统管理。

关键词：科研档案管理体系系统管理

近年来，科研经费和科研项目的快速增加，使得科研成果转化和科技平台申报成效显著。在这个过程中，科研档案管理工作虽然获得了一定程度的发展，但是仍然存在“重收集、轻利用”、开发利用率低等问题。鉴于此，本文就高校科研档案管理面临的挑战，在借鉴系统管理分析的基础上，提出从制度规范体系、过程管理体系以及信息资源管理体系三个方面，对高校科研档案管理体系进行系统管理。其中，所涉科研档案主要是指在科研活动中形成的大量具有归档保存价值的文字、图表、数据、照片、声像等各种形式载体的文件材料。

一、高校科研档案管理面临的挑战

（一）缺乏规范化和标准化的科研档案管理制度

科学技术研究活动中产生的数字档案尤为宝贵，需要制定相应的标准与规范来保护和利用重要的档案资源。[1]然而，目前科研和科技领域针对档案管理的法规和规范主要有1987年原国家科委、国家档案局发布的《科学技术研究档案管理暂行规定》、1992年国家档案局批准实施的《科学技术研究课题档案管理规范》以及2008年国家档案局修订的《科学技术档案案卷构成的一般要求》等，这些制度制定的时间相对较早，难以适应信息技术发展带来的诸如数字档案管理、保存和利用方面的挑战。同时，大多数高校并没有制定专门的科研档案管理规范，对科研档案的管理通常依据上述通用性行政规范文件，这些文件大多只是一般性规定，缺乏明确、可操作性的具体规定，难以实现对科研档案的有效管理。

（二）未能构建科学合理的管理过程体系

高校科研文件的管理仍然处于被动的管理状态，一是科研项目和科研档案管理截然分开，不能在科研活动各阶段同步提出归档的要求。同时，基于科研项目长期性和成套性的特点，在科研项目结束之后开展的科研档案收集和整理工作模式，造成很多过程性材料难以收集。二是只重视收集整理，而忽视开发利用的管理模式，难以建立和形成科研档案管理整体流程的有效控制机制。三是没有对归档范围做出明确要求，即使有相关要求，其执行力度也相对较弱。四是在档案数字化的趋势下，高校电子文件仍然实行纸质和电子双轨制管理，导致大量重复劳动。并且由于二者在管理标准上存在不一致性，使得其难以实现电子科研档案形成、保管与利用的有效管理体系。

（三）缺乏有效的信息资源管理体系

科研档案管理的核心功能在于从归档的科研档案材料中，开发出有效信息资源并提供利用。当前高校科研档案管理难以发挥其利用功能，主要原因在于深层次的信息化建设严重不足。虽然大多数高校已经开始着手信息化科研档案建设工作，但是缺乏深层次的信息加工，尚停留在开发科研档案检索工具体系的初级加工阶段，亟须开展更深层次的信息资源高级加工工作，即“根据科研档案信息内容的联系，以内容主题为线索进行整合、改编或浓缩，对特定科研档案信息进行详细介绍或深入分析”。[2]

二、高校科研档案管理的系统管理分析

高校科研档案管理“无统一管理机构、无统一管理法规和无统一管理标准规定”[3]的现状，导致我国高校科研档案管理不能受到足够重视，开发和利用情况也不尽如人意。针对这种情况，笔者建议借助系统管理的方法来实现对科研档案的有效管理，即借助系统理论对管理体系进行分析，达到优化高校科研档案管理的目的。

（一）高校科研档案管理应符合系统有序性要求

系统管理理论是管理学科的重要理论。在系统理论看来，管理中的每一个基本要素都不是孤立的，它既有自身内在的系统，又与其他系统发生联系。[4]它强调系统是由若干相互依存、相互作用的要素构成的具有一定功能和性质的统一整体。对于科研档案管理工作来说，就是科研档案管理系统各项要素之间要具有有序性。换句话说，科研档案管理系统要符合有序性的要求，科研档案系统之间的各个构成要素之间必须保持一定的有机联系，即科研档案管理系统的各项要素需要围绕系统目标，按照资源的收集、整理和保管，开发和利用的顺序，实现有序的排列组合，以便为后续工作创造条件。

（二）高校科研档案管理应符合系统整体性要求

高校科研档案管理应符合系统整体性要求，这就要求高校科研档案工作在实践中应注意以下几点：一是紧密关注高校科研活动的发展规律，对科研档案信息提供分析、归纳和加工。二是遵循逻辑学的规律对各种档案文件加以分类、著录和标引，以提高科研档案利用服务的质量。三是根据实际利用需求，设计符合心理学原理的科研档案提供服务利用的方式。四是关注国家政策法规对管理工作提出的保密及知识产权保护的要求。在科研档案的提供利用服务中，按照相关法律规定的科研档案的开放范围和保密范围，保证科研档案的完整和安全；在提供具有知识产权性质的科研档案信息利用时，要特别注意知识产权专属权利的保护，以免引起侵权纠纷或造成经济损失。

三、高校科研档案管理体系的系统构建与控制

（一）制度规范体系的构建与控制

首先，在国家立法层面，有关部门要适应科研档案数字化的发展趋势，按照数字化、电子化科研档案的管理需求，修订相应的档案管理标准与规范。其次，在学校制度规范层面，要根据学校科研项目实际情况，按照学校科研项目档案管理现实需求，修订专门的档案管理标准与规范，细化和标准化业务规范与技术标准，在完善通用管理规范的同时，区分不同科研计划项目，并制定与其相符合的档案管理标准与规范。对于涉及国家、学校保密技术和高新科技的项目，做好档案的保管与信息的长期保存和共享工作。

（二）管理过程体系的构建与控制

科研档案管理的过程体系主要是按照“四同步”的要求，对科研项目的立项、执行、结项以及推广应用各个阶段形成的有用性资料进行收集整理并提供开发利用。一是科研档案管理部门要在科研活动各阶段同步归档，既要注意科研项目在立项、研究、评估、验收、鉴定、登记和评审等生命周期中各个阶段的文件都能得到及时保存和有效管理，更要注重成果推广应用阶段相关科研文件的管理，确保过程性材料收集完整。二是要意识到科研档案的收集和整理的最终目的是从归档的科研档案中提取有效的科研项目信息资源，因此开发利用时，既要强调学校科研活动中所产生的科研项目、科研经费、科研成果及奖励、学术交流等宏观数据的收集、分析及挖掘，又要关注科研实践全过程中实验数据、技术资料、研究报告等核心资源的收集和整理，以便推动高校科研活动的进一步发展。三是明确规定科研档案归档范围，建立档案反馈机制。针对不同类型的科研项目，详细规定其归档范围。同时，根据学校科研工作者利用科研档案信息的具体要求和侧重点，建立各种类型和多个层面的档案信息反馈机制。科研档案利用需求在很大程度上决定了归档的范围。建立档案反馈机制为改进和完善科研档案管理利用的整合功能提供保证。[5]四是顺应电子化、网络化的时代特征和科研活动的实际需求，构建动态发展的电子文件管理体系，一方面做好库藏纸质档案的信息化工作，另一方面根据国家初步建成的电子档案标准体系，规范科研电子档案的生成、使用和维护。

（三）信息资源管理体系的构建与控制

由于科研活动的创造性和知识密集型特征，科研档案管理活动中的信息资源管理体系构建是确保科研信息资源和科研活动中产生的大量知识资产能够得到有效管理和利用，推动科研活动持续创新的关键因素。一是按照学科体系、专业领域分门别类地建立各类专题、全文数据库，为利用者提供便于查询的信息资源系统。二是适应开发利用途径多元化、信息化的发展趋势，以用户需求为依据，选择典型专题，综合整理相关科研信息内容，加以研究分析，形成可供利用的专业性综述材料。同时，利用信息化技术建立相关信息之间的关联，提供高效服务利用。三是信息资源体系构建中要强调知识产权意识和保密意识。创新性的科研活动产生大量新知识、新技术，形成专利权、商标权、著作权等知识产权。知识产权信息是科研档案信息的重要组成部分，可以采取一定的技术控制措施，实现提供利用与知识产权保护、信息安全二者之间的平衡。

*本文为2015年北京工商大学科研管理研究与改革项目“学校科研档案开发和利用新体系构建研究”（项目编号：KYGL2015-15）的阶段性成果。

注释及参考文献：

[1]王新才.国家科技计划项目档案管理标准规范建设思考[J].档案学通讯， 2013（2）：86-87.

[2]王传宇，张斌.科技档案管理学[M].北京：中国人民大学出版社，2009：248.

[3]安小米.面向知识管理的国家科研项目集成化文件管理体系构建研究：背景、框架及模型[J].山西档案，2008（3）：16.

[4]闻霖.系统管理理论[J].经营与管理，1993（2）：40.

[5]汪文珍.试论高校科研档案的管理模式与利用途径[J].西北工业大学学报（社会科学版），2008（4）：93.