Excel在高校人事管理数据源表中的应用

2016-05-14 13:43于佳含
经济师 2016年6期

摘 要:Excel作为人事管理统计的重要工具,具有强大的数据处理功能,可以极大提高工作效率。文章对Excel的一些应用进行了探索,浅谈其在处理人事管理数据源表中需要注意的一些问题及看法。

关键词:Excel 高校人事管理 数据源表

中图分类号:F240 文献标识码:A

文章编号:1004-4914(2016)06-194-02

Excel是Microsoft office办公软件的组件之一,主要用于处理各种数据并进行统计分析和辅助决策,广泛地应用于管理、财经、金融等众多领域。高校人事管理工作中存在大量的人事信息,这些信息范围广,种类多,且随着时间流逝变化,具有动态性,在不使用人事信息管理系统的情况下,Excel被作为人事管理工具广泛使用。作为现代化办公系统的重要组成部分,Excel以其强大的处理数据功能,在极大提高工作效率的同时,也对操作人员提出了新的要求,本文以高校人事管理数据源表为例,谈谈Excel在人事管理数据源表中的综合应用问题。

一、软件版本

相较于2003版的传统菜单设计,以Excel 2007版为代表的2010版、2013版和最新的2016版均采用Ribbon菜单,实现了Excel界面设计的质的飞跃,不仅在操作上一目了然、方面快捷,配色输出愈加细腻,功能也更为强大。作为人事管理的常用工具,为进一步提高工作效率,增强可视化效果,建议使用Excel2007及以后的版本。

二、使用习惯

人事管理工作中经常会用到筛选、排序、汇总等功能,为方便操作,可以将常用的如“格式刷”、“筛选”、“自定义排序”等功能通过单击右键方式添加到“快速访问工具栏”,不仅可以节省查找按钮精力,更可以缩短操作时间。另外,记住一些基本操作的快捷键也是提高工作效率的利器之一,比如复制(Ctrl+C)、粘贴(Ctrl+V)、撤销(Ctrl+Z)和保存(Ctrl+S)等。

三、规范数据

人事管理的核心其实就是数据管理,对于Excel来说,处理好数据,关键在于设计一个标准、正确的数据源表。俗话说:“万变不离其宗”,数据源表即为“宗”。在标准、正确的数据源表基础上,可以根据工作需要生成各种各样的报表。标准、正确的数据源表,应该按照逻辑顺序设置字段,数据逐条排列,具有通用、简洁、规范三个特点,例如表1。

规范的数据源表将为以后的整理统计工作带来巨大的便利,反之,不规范的数据源表也会严重影响信息分析的准确性和操作便利性。规范数据源表应做到以下几点:

1.去除多余表头和空行。作为基础数据,数据源表并不具备展示性,无需添加表标题,页码或其他表格信息。且Excel默认第一行为标题行,多余表头严重影响Excel对数据的识别;空行则会对筛选或自动填充范围进行隔断,从而影响分类汇总的准确性,二者均应去除。

2.清除所有空格。数据源表中,同样的数据,如果其中一项多输入了空格,看起来并无差别,Excel却会认为二者为不同值,因此,为避免统计出现误差,应清除所有空格。

3.取消合并单元格和合计项。合并单元格、添加合计项确实可以让表格更加一目了然,但仅适用于打印输出,如果运用在基础数据源表中,合并单元格后,只有合并中的首个单元格有数据,其他都是空白单元格。合计项会对数据进行人为隔断,二者均对表格结构有破坏性,严重影响数据分析。因此,为保证数据之间的连续性、稳定性,绝不可以使用。

4.正确设置单元格格式。Excel中,设置单元格格式的功能非常重要,像钢筋水泥支撑房屋结构一样,单元格格式也支撑着整个数据的结构,为以后的计算和统计打下坚实基础。在人事管理数据源表的单元格格式设置中,数值和日期格式非常容易出现问题。众所周知,文本格式不参与计算,如果在统计大量数据时,本应是数值,却设置成文本格式,则会严重影响计算结果。另外,在日期格式设置方面,Excel默认的输入格式为“2015-1-1”或“2015/1/1”如果不按照Excel日期格式要求录入,例如将“2015年1月1日”输入成“2015.1.1”或“20150101”,Excel将默认该值为文本或数值,运用公式进行计算时则需要先行转换成标准日期格式方可计算,耗费精力,无形中增加了工作量。

四、完善数据

1.在人事管理数据源表中经常会出现重名情况,有些人事管理人员习惯将重复的姓名后缀字母或数字以便区分,这种方法在普通查找时可以准确定位到该人员信息,但其数据并不规范,容易给以后的处理统计工作埋下隐患,因此不建议使用。如有重名情况,使用“条件格式——突出显示单元格规则——重复项”功能,即可在不改变原始数据的情况下,快速判断该人员是否有重名情况。

2.在完善数据源表的工作中,某些信息可以靠函数公式生成,如利用出生日期计算年龄,公式为“=DATEDIF(出生日期所在单元格,TODAY(),"y")”;利用出生日期推导退休时间,则需要根据高校人事工作中各岗位的退休要求,考虑到男性均为60岁退休,管理岗位和专业技术岗位的女性55岁退休,工勤技能岗位的女性50岁退休,则公式为“=IF(岗位类别所在单元格="工勤技能岗",DATE(YEAR(出生日期所在单元格)+(性别所在单元格="男")*10+50,MONTH(出生日期所在单元格),DAY(出生日期所在单元格)),DATE(YEAR(出生日期所在单元格)+(性别所在单元格="男")*5+55,MONTH(出生日期所在单元格),DAY(出生日期所在单元格)))”。

五、生成表格

经过规范,数据源表具备了千变万化的实力,可以通过函数或数据透视表生成工作需要的各种相关表格和报表。下面以VLOOKUP和COUNTIF两个函数为例介绍其功能与使用方法。

1.VLOOKUP。VLOOKUP函数是Excel中的一个纵向查找函数,准确高效,可使人事信息筛选统计达到事半功倍的效果。例如以表1(sheet1)为数据源表,根据表2(sheet2)中的工号查找姓名,公式为“=VLOOKUP(A2,Sheet1!B:D,3,0)”,其中,“A2(工号)”为查找依据,“Sheet1!B:D”表示以sheet1中B列(工号)为首列的查找区域,“3”表示序列号,即sheet1中查找值所在列的列数,“0”表示精确查找。

2.COUNTIF。人事管理工作中,经常需要教职工专业技术职务结构,学历层次,人员比例等数据,每次全部现场筛选不仅耗费时间,而且容易出错,因此,建议在同一工作簿的新工作表中,利用COUNTIF函数建立一个随数据源表自动生成的统计表,以便随时观察、提供数据,提高工作效率。如以表1的数据源表为基础,欲做统计表如下:

A3公示为“=COUNTIF(Sheet1!F:F,A2)”,其中“Sheet1!F:F”表示计算区域,“A2”表示计算条件,解释为在表1(sheet1)的“F列(性别)”中统计性别为“A2(男)”的个数,计算结果为5,其他统计项以此类推。

综上所述,Excel具有强大的功能,可以大大提高人事管理工作的工作效率和准确性,Excel自身的使用规律中,最重要的就是数据源表的规范问题,在规范、正确的数据源表基础上可以运用各种公式变形、计算、统计,使工作事半功倍,对满足人事信息管理具有重要意义。

参考文献:

[1] 伍昊.你早该这么玩excel[M].北京:北京大学出版社,2011

(作者单位:吉林师范大学 吉林四平 136000)

(作者简介:于佳含,研究实习员,研究方向:人事管理。)

(责编:贾伟)