电子信息时代档案管理的风险控制方法探讨

王群丽

摘要：传统档案管理已经不能够适应时代的发展需求，计算机技术引领的电子信息档案管理正在全面的推广应用。办公自动化已经成为档案管理最为明显的特点。电子信息档案管理采用的方式更加的便捷，能够避免传统纸质档案存在的问题。但是电子信息档案管理由于受到计算机技术的影响，在安全上具有较大的风险。这样会导致档案信息出现外泄情况的发生。因此，针对这种问题，制定电子信息时代档案管理风险控制方法，降低风险发生的几率，已经成为未来电子信息档案管理发展的重点。

关键词：电子信息时代；档案管理；风险控制

一、电子信息时代档案管理风险控制方法

在风险发生之前有效地规避风险是档案管理采取的首要方式。但是一旦风险发生就要根据实际情况采取措施避免电子信息档案发生泄露。保证档案内部信息的安全具有重要的意义。

先进的科技是保证电子信息档案管理安全的重要措施。计算机技术的应用应该结合多元化措施，这也是规避风险发生最为直接的方法。引进先进的技术能够使电子信息档案管理更加的安全，同时设置密码将是现代化操作的具体体现。在密码设置成功之后需要专业人员进行管理控制，这样将会避免外界因素的影响。制度的完善将会为电子信息档案管理提供保障。电子信息档案资源的安全性需要在管理制度下不断地完善。应该积极主动的制定具有针对性特点的制度有效的预防档案管理风险的发生。

当风险发生的时候需要及时地进行消除，这样能够确保档案数据的完整性，同时也能够消除潜在的风险。在计算机维修的过程中，很容易导致风险的发生，这时候就要采取主动防范措施进行完善。及时有效预防将会消除电子信息档案管理的风险因素，这也是保护电子信息档案完整性最为关键的措施。消除影响因素，使电子信息档案管理不受外界环境的影响，将会进一步地提升档案管理的可靠性。

将风险进行转移是缓解电子信息档案管理风险的重要措施。电子信息档案管理过程中要根据管理要求制定应变措施，保证恢复计划的有效性，根据资产重新布置的要求将低风险发生时候的严重后果。对于风险的缓解主要是采用事前预防、事中解决、事后完善。在风险发生的时候需要降低损失，这时候就需要事前预防措施的制定。当风险发生的时候要根据特点制定解决措施保证损失不会进一步的扩大。在解决成功之后就要完善存在的问题，避免类似问题的发生。特别要注意的是，电子信息档案管理发生风险的时候无论情况大小都要进行分积极有效的措施进行处理，这是电子信息档案管理风险控制的主要原则。

在电子信息档案管理中，还有一种经常使用的规避风险的措施就是转移策略，所以转移策略实质上是一种风险的分散，即把风险转移到其他的地方，以此来把已经存在的风险降到最低。这样的处理之后，我们可以把复杂的风险问题进行简化，再对原先实施的电子信息档案管理策略优化改进，创造更加先进的电子信息档案管理系统。此外，还可以与网络供应商互相协调，让供应商的安全服务符合电子信息档案的使用需要。另外，还要强调的是，外包同样隐含着风险，如果外包人员不符合合同的标准，那么后果会很严重。所以为了预防人为因素给企业造成损失，那么那些使用电子信息档案的人员要做的就是一定要严格遵守操作标准。

二、评估档案管理风险的措施

当风险发生的时候需要对档案管理采取积极有效的措施进行完善，降低风险的影响，避免危机的进一步扩大。风险防范的措施要具有多元特点。针对风险的性质进行风险评估，这样能够使预防措施更加的合理。电子信息时代档案风险控制要进行全面的分析，明确其中存在的联系。需要根据评估风析的结果降低危机发生的概率，并且将危机发生的严重后果控制在能够接受的范围之内。管理人员要树立风险防范观念，制定完整的风险控制防范体系。特别说明的是，档案管理过程中需要对存在的问题进行控制，这在一定程度上说明了防范工作并没有被重视。在档案管理的过程中管理人员会认为电子档案管理不存在危险性，因此不能够及时地对电子档案管理制定安全措施，这样就为以后电子档案管理发生危险带来一定的几率。档案管理人员要在工作期间对档案管理各个环节进行严格的控制，特点是评估档案管理风险作为重点。同时在评估的过程中应该保证电子档案的完整性，对于档案安全管理要注意时刻注意，对潜在的危机及时的发现并且处理，将危险扼杀在萌芽阶段。对于已经发生的风险要做好处理工作，降低危险发生的损失。管理人员在进行电子信息档案管理的过程中要清晰的认识到档案管理风险属于客观存在的问题，并且这种风险的发生具有不确定性特点，带来的风险危机较大。要时刻对于风险的发生保持警觉度，将预防风险的发生作为电子信息档案管理的重点项目。积极有效的制定风险方法措施。这样才能够提升电子信息档案管理水平，有效的降低危险发生时候的损失。评估档案管理风险发生几率对于提升档案管理水平具有重要的影响意义。

结束语

电子信息时代档案管理要特别注重安全防范工作的开展，这是保证档案管理最为关键的方面。计算机技术的普及在一定的程度上带动了档案管理的创新，能够充分应用信息技术是提升档案管理效率的重点。注重电子信息时代档案管理的风险控制方式的拓展能够避免病毒、黑客的攻击，保证电子档案的安全。档案管理人员要清楚地认识到电子信息时代对于档案管理工作的影响，树立档案管理安全价值观念，随时面对档案管理过程中出现的问题，及时有效的控制档案管理发生的危机。将风险控制工作作为电子信息时代档案管理工作的重点，制定积极有效的风险控制方式，这样才能够不断提升档案管理水平，降低风险带来的损失。

参考文献：

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