村级档案规范化管理工作的思考与建议

王赛春

随着新农村建设的不断深入，村级档案资料在提高村民自治组织管理水平、发展农村经济、保障公民合法权益、维护农村社会稳定、繁荣农村文化等方面具有十分重要的作用。然而，目前我国有相当一部分地区的村级档案管理工作还处于初级阶段，还未能有效服务于社会主义新农村建设，在一定程度上影响了农村工作的顺利开展和农民生产生活水平的提高。因此，改变村级档案管理工作现状、快速推进村级档案规范化管理进程势在必行。

一、村级档案管理工作的现状及问题分析

（一）档案管理工作机制虽已基本形成，但档案意识还有待提高

根据国家关于加强农村档案管理工作的指示精神，各地陆续开展了村级规范化建档工作。各级政府纷纷制发了指导意见和实施方案，成立了各级农村档案工作领导小组，基本形成了层层有人负责、级级有人落实的良好工作机制，为村级档案规范化管理工作的顺利开展奠定了基础。然而，在经济社会飞速发展的今天，各级领导主要精力都在搞好招商引资、促进经济发展、提高人民生活水平上，对于村级档案管理这一基础性工作重视程度不够，村级档案管理工作面临边缘化的危机。同时，多数村干部和村民对《档案法》等相关法律法规知之甚少，没能把档案管理工作摆在应有的高度，觉得“档案不能当钱花，也不能当饭吃”；缺乏主动利用档案发展经济、维护自身权益的意识；缺乏及时归档意识，导致有价值的档案资料大量流失，即便侥幸存留下来的，也不能有效地为新农村建设服务。

（二）部分村档案管理设施建设得到了改善，但仍有相当一部分村不具备安全保管条件

近几年，随着农村经济建设和脱贫致富脚步的加快，部分地区、部分村级办公场所和管理设施得到了进一步改善，配置档案橱柜、电脑等硬件设施，有条件的村专门设置了档案室，为档案安全保管提供了保障。但受经济条件的制约，部分地区、部分村还是一室多用，甚至是一橱多用，根本不具备档案安全保管的基本条件。一部分村将历年工作活动中形成的档案随意乱放，有的用报纸包，有的用纸箱、蛇皮袋装，还有的零乱、分散地保管在历任村干部家里，没有进行系统整理，久而久之，造成档案破损、发霉的现象很常见，并且随着村两委班子成员的频繁更换，许多有价值的材料也随之丢失。

（三）部分村实现了档案数字化，但村级档案规范化管理整体水平不高

近年来，各地区积极贯彻落实国家关于加强农村档案管理工作的意见，创新工作方法，探索工作模式，取得了一定的工作业绩，部分村实现了档案数字化，实现了实体与电脑的双轨查询、检索，管理水平明显提高。但是，纵观全国各地，由于经济发展不平衡，档案管理工作水平也相差甚远。特别是，个别村平时不注意形成档案，造成日后遇事无档可查，档案工作近乎一片空白。如：有些村干部在调解民事纠纷时，经调解协商，当事双方虽已达成协议，但由于未形成档案材料，事后有些村民还会将此项问题翻出来要求解决，给镇、村两级组织的工作造成了严重负担。个别村缺少相应的管理制度和管理办法，只注重收集，不注重归档。有的地方虽已归档，但缺乏科学的检索工具，没有贯彻落实上级档案部门的文件精神，管理制度和管理办法形同虚设。此外，各部门缺乏协调，对村级档案提出了不同的分类方法，没有形成统一的归档标准，造成村级档案员盲目地服从，做了很多重复性工作，加重了档案员的工作负担。

（四）档案的利用率逐年升高，专业管理人员严重缺乏

随着国家对“三农”的重视和投入，以及各项民生工程的落实，合同、协议、土地台账、会议记录、常住人口登记表等档案资料经常成为处理实际问题的关键凭证，村级档案在保障村民合法权益、维护村民团结和社会稳定等方面发挥了重要作用，村级档案的利用率逐年上升趋势。然而，专业管理人员的缺乏，严重制约着档案事业的发展。目前，县级档案行政管理部门人员大多在10人左右，甚至10人以下，还要同时承担“局”和“馆”两种职能，工作任务重，经费不充足，监管不到位，很大程度上影响了村级档案工作的开展；各乡镇档案工作主要由党政办分管，近年来，党政办人员身兼数职，且调整频繁，掌握档案业务知识的人几乎没有，更谈不到对村级档案管理工作的指导了；在众多的行政村中，档案员大多为村文书兼职，而且年龄普遍偏大，档案知识薄弱，业务素质低，档案虽有人管但不懂得如何管，难以适应新时期农村档案工作的需要，少数村级档案员虽是年轻人，但更换频繁，缺乏必要的档案业务知识，档案管理水平亟待提高。

二、推动新时期村级档案规范化管理的对策和建议

（一）强化宣传，营造氛围，切实增强全民档案意识

一是丰富宣传形式，加大《档案法》等相关法律法规的宣传力度，增强广大农民，特别是乡镇领导、村干部的档案意识和法制观念，自觉遵守、践行《档案法》，逐步把村级档案工作引向法制化管理轨道。二是善于抓住载体，在配合和服务中提高工作质量，拓宽服务领域，创新工作思路、方法，在“文明生态村”、“项目建设重点村”、“基层建设年示范村”、“幸福乡村”“美丽乡村”“精准脱贫村”等重点村带头开展村级档案规范化管理工作，并总结经验做法，制定出科学的工作方案，全面推进新农村档案管理工作。三是依法监督管理，建立村级档案管理网络，县级监督乡镇，乡镇监督行政村，维护档案管理秩序，建议有条件的建立村级档案室，无条件的实行村档乡代管，使档案工作真正步入法制化、规范化轨道。

（二）部门配合，协调联动，稳步推进档案管理工作

一是档案行政管理部门要积极争取涉农部门及上级领导支持，建立协调联动的长效机制。将村级档案管理工作纳入到建设社会主义新农村工作的统一部署中，切实解决档案工作所涉及的人员、经费、库房、装具等问题，从人力、物力、财力上对档案工作给予支持和保证，使村级档案管理工作逐年有所进步，逐年有所提高。二是档案行政管理部门、涉农主管部门、各乡镇、街道办要加强联系、密切配合，加强对村级档案管理工作的检查督导，一级抓一级，一级促一级，形成齐抓共管、协调联动的局面，促进村级档案工作有效开展。三是将村级档案管理纳入乡镇、村的年度考核目标，领导要经常检查和调度，落实奖惩，强化村级档案管理长效机制，使档案工作真正成为社会主义新农村建设的助推器。

（三）统一标准，完善制度，加强村级档案规范化管理

一是建立健全文件材料归档、档案保管、档案利用等村级档案管理制度。二是制定符合村级档案工作实际的业务建设规范，各部门、各乡镇的档案工作制度、规范标准必须服从档案行政管理专业要求，统一档案分类、保管期限、收集范围、安全设施、档案装具、检索工具、利用登记等业务标准。三是明确村级档案管理人员的岗位职责，确保归档及时、整理规范、保管安全，有效利用，为强化村级档案管理提供有力保障。

（四）注重实效，服务“三农”，开发利用村级档案资源

一是建立农民需求档案，确保新农村建设进程中形成的新民居、新农合、低保、农保、土地确权登记等热点、难点和焦点问题的档案及时收集，齐全归档。二是努力将村级档案室建成农民致富的信息中心和农民爱国主义教育的基地，将“死档案”变成“活思想”。三是编制检索工具，使广大干部和村民方便了解室藏，准确及时地提供利用，拓宽村民致富的思路和途径。四是鼓励有条件的行政村开发现有室藏档案，编写《村史》、《大事记》、《基础数字汇编》等编研材料，丰富村史文化，留给后人查考利用。五是对经济条件好的村提出现代化管理和利用的要求，鼓励提出超前的做法，使档案管理有效地为新农村建设服务。

（五）加强培训，提升能力，建设高素质档案干部队伍

一是按照“以干代训，以训代促，边干边学”的工作思路，针对村级档案管理人员中兼职多、文化素质低、业务知识弱等情况，利用农闲时节，采用“以会代训、集中培训、分散培训、实地指导、电话指导”等多种途径进行档案法律法规和档案业务知识培训，切实提高其实际操作技能和管理能力，进一步提高村级档案管理工作的整体水平。二是各级档案部门、涉农主管部门要深入基层，积极主动做好业务指导和技术培训，有计划地、有针对地组织外出参观学习，逐步建立一支年龄结构合理、文化素质较高的相对稳定的农村档案队伍，是档案工作获得长足发展的重要保证。三是村级档案工作要结合实际，因地制宜，注重实效，采取灵活多样的方式开展工作。

总之，村级档案规范化管理工作任重而道远，具有长期性、复杂性和紧迫性。档案管理部门要不断探索新思路、新途径，建立长效机制，确保档案工作沿着规范化、制度化、科学化的轨道健康前行。

（作者单位：秦皇岛市青龙满族自治县档案馆）