浅论国企的干部人事档案管理工作

赵世敏

干部人事档案作用重要，要加强干部人事档案管理，做好档案材料的收集、整理和使用等工作，提高干部人事档案的质量。

一、干部人事档案在国有企业的作用

干部人事档案是一个以干部个人姓名为单位，便于集中保管和提供利用的整体形式。依照“《干部档案工作条例》（1991版）第1章第2条规定：干部档案是组织人事等有关部门，按照党的干部政策，在培养、选拔和任用干部等工作中，形成的记载干部经历、政治思想、品德作风、业务能力、工作表现、工作实绩等内容的文件材料，是历史地、全面地考察了解和正确选拔使用干部的重要依据，是国家档案的重要组成部分”，干部人事档案具有五个主要作用：是历史地、全面地考察了解和正确选拔、任用人才的重要依据；是鉴定干部“三龄二历一身份”的确信凭证；是研究组织干部工作规律的重要史料；是党和国家的宝贵史料；具有规范和监督干部人事工作的作用。

二、干部人事档案的收集、整理和使用

1.收集。收集工作是干部人事档案管理工作的基础性工作，收集的内容决定着干部人事档案的价值大小，关系到干部人事档案能否为利用者提供有用信息，能否发挥凭证作用。收集工作必须遵循四个原则：“真实”，档案材料由法定作者形成，材料文字清楚、所指对象明确，材料内容符合干部的客观实际；“全面”，材料齐全、系列材料成套，使得干部档案能够反映干部本人的基本面貌；“及时”，要做到随办、随收、随审、随归，严格执行《收集归档规定》相关要求；“规范”，材料要保证质量，符合《收集归档规定》入档要求。

2.整理。指按照《关于印发<干部人事档案材料收集归档规定>的通知（中组发[2009]12号）》对材料依次进行鉴别、分类、排序、编目、技术加工、装订等工作。特别注意的是鉴别环节，即对准备归档的材料进行审查，甄别材料的真伪，判定材料的保存价值，确定其是否属于归档范围，是否符合归档要求。

3.使用。主要是指干部人事档案查借阅工作和转递工作。查借阅工作即以所保管的干部人事档案为基础，通过一定的方式和方法，为社会各方面提供服务的工作，要坚持“严格管理、安全保密、规范程序、方便利用”的原则。转递工作即干部所在单位或主管部门发生变化后，干部人事档案管理部门将其档案转给新的主管单位干部人事档案管理部门的工作，要坚持 “合格、及时、安全、规范”的要求。

三、日常干部人事档案管理工作中的注意事项

由于干部人事档案的重要性，国家制定了《干部档案工作条例》、《干部档案整理工作细则》、《干部人事档案材料收集归档规定》等法规进行规范、保护，而企业一般也会在执行国家相关法规的同时制定相应的制度确保所属档案的完整性和保密性。但在实际操作中，却出现了“不尽如人意”的现象。

1.企业须注意加大对干部人事档案工作的关注度

（1）领导层面，一是重视度不足，觉得选用干部重在现实表现，干部人事档案就是简单的收存、查阅材料，没必要领导亲自抓；二是未设立专门的人事档案管理员或设立后将工作交给管理员后不管不问或仅例行性过问。这直接导致了人事档案管理工作的不规范，材料收集不及时、不全面；收集的材料未按相关规定判定、整理入档；基础配套设施不到位，保管条件落后；甚至会出现材料张冠李戴，涂改有效信息等严重现象。

（2）员工层面，一是认为干部人事档案工作是企业的事情，不重视配合有关部门补充相关的人事档案材料；二是不熟悉人事档案的归档范围和相关要求，将工作中形成的学历材料、奖惩材料、培训学习材料等有效材料长期个人保存，甚至丢失，最终导致人事档案材料不能真实地反映个人的德能勤绩等方面的综合情况，影响企业对人才进行正确地评价和使用。

2.企业须注意加大对干部人事档案管理人员的专业性培训

对于干部人事档案管理人员，在选用上，各企业一般比较谨慎，但因社会上针对干部人事档案的培训寥寥无几且“可遇不可求”，导致从业人员专业知识匮乏，或闭门造车或单纯的收存材料。

3.档案材料收集、整理过程中须特别注意的问题

（1）收集的部分材料是成套的，但因特殊原因，没有形成规定的材料，可以用性质和记载内容相同的替代材料代替，不主张重新制作。

（2）需收集入档的复制件，必须注明出处、复制时间、经办人，并加盖材料出具单位或企业组织人事部门的印章，以确保复制材料的真实、有效、可追溯。

（3）审（复）查结论、处分决定等材料应当与本人见面并由本人签字；本人见面后未签字的，由组织注明。

（4）自2006年10月15日后，凡干部本人要求确定或更改出生日期的均不再办理。依据《关于认真做好干部出生日期管理工作的通知》（组通字[2006]41号文件）。

（5）自2014年5月28日后，中共党员的培养教育考察材料须纳入个人档案。依据《中国共产党发展党员工作细则 （2014年5月28日）》第三十七条。

3.5国（境）外学历学位须有国（境）外学校学位学历证明和教育部留学服务中心出具的认定书，才能认可。

4.档案传递过程中须特别注意的问题

（1）干部工作调动或职务变动后2个月内，转出单位应完成其人事档案整理、转出工作。依据《关于做好新任中管干部档案报送工作的通知》（组通字[2014]29号）

（2）干部人事档案必须严密包封，通过机要交通转递或派专人递送，严禁邮寄或交干部本人自带。

（3）转出档案必须报本单位分管领导审批，经批准转出的档案要详细进行登记；转递干部人事档案必须统一填写“干部档案转递单”。接收单位对转来的档案审核无误后，应在干部档案转递单的回执上签名盖章，立即退回原单位；逾期一个月未退回，档案转出单位要进行催问，以防档案丢失。接收的档案，应报本单位分管领导批准后入库保管。

参考文献：

[1]关于印发《干部档案工作条例》的通知（组通字[1991]13号）

[2]《干部档案整理工作细则》（组通字[1991]11号）