以改革创新思维提升档案管理服务水平

杨国杰

党的十八大以来，以习近平同志为总书记的党中央从实现“两个一百年”目标和中华民族伟大复兴的“中国梦”出发，在简政放权、放管结合、优化服务等方面提出了明确要求。面对新常态、新要求和新形势，要与时俱进地改革和创新机关档案管理工作，全面提升档案管理服务化、现代化、规范化、专业化水平。

一、主动融入新常态，提升档案管理服务化水平

随着时代的进步和发展，人们法制和档案意识不断增强，档案调阅利用日益增多，这对加强档案管理、拓展档案服务领域等提出了更高要求。作为档案管理工作者，必须不断更新观念、与时俱进，提升“三种服务意识”：一要提升大局服务意识。坚持把服务稳增长、调结构作为重中之重，着力抓好项目建设、民生领域、城乡建设等领域档案指导和服务，做到经济社会发展到哪里，档案工作就服务到哪里。诸如，围绕当前土地流转、美丽乡村建设等重点，加强农业农村档案资源建设，抓好相关档案资料收集管理，切实为惠农、利农、富农搞好服务。二要提升参谋服务意识。要改变过去重管理、轻利用现象，由“封闭型”向“开放型”转变，由被动接收向主动服务转变。要整齐有序完成各类档案的分类收储工作，及时准确地为领导、单位、群众提供有价值的资料信息。作为市级政府档案室，必须为领导决策及时提供档案信息资料，做到市政府领导需要什么，第一时间就要提供到位，以更加出色的工作能力提升档案管理工作的份量和影响力。三要提升民生服务意识。按照“提供一份有价值的资政报告、建好一个为民服务窗口、举办一次展览活动、办好一个档案文化专栏、出版一批档案编研成果”的“五个一”要求，提供全方位的民生档案信息服务，努力把“死档案”变成“活信息”，把“档案库”变成“思想库”。通过不懈努力，邯郸市人民政府办公厅档案室1997年晋升省一级档案室，2007年被被评为全国档案工作优秀集体。

二、加大硬件建设投入，提升档案管理现代化水平

传统的机关档案工作以纸质文件材料为工作对象，工作效率慢，已不能适应当前政务服务和经济社会发展的需要。要提升档案管理现代化水平，必须努力实现档案管理数字化、自动化、多样化。一是馆（室）档案“数字化”。要加大对档案室基础设施投入，增加现代化管理设备，把分散于不同载体、不同地理位置的信息以数字化形式存储，以高度有序的综合档案信息资源为处理核心，向各类工作提供大规模、大信息量的分布式数字信息服务，实现档案信息资源的“数字化”。二是管理系统“自动化”。建立计算机档案管理系统，实现档案自动编目和检索、档案自动全文存储与检索、档案业务工作管理、计算机辅助立卷、档案自动标引，以及文档一体化管理，提高档案管理效率。三是存储介质“多样化”。充分利用计算机高容量的磁盘存储系统和硬盘存储系统，特别是光盘存储系统，弥补纸质档案存储缺陷，提高档案收储能力和“多重保险”。近年来，邯郸市政府办公厅在办公经费紧张的情况下，拨出专款设置档案库房150余平方米，并实施改造、维护，增大了档案容量； 印制了专用档案盒30000个；购置了密集档案柜18组、五节柜15个、消磁柜、碎纸机、刻录机以及大批消防、防盗、防虫等设施和物品，提高了安全防范能力；按行政、业务、科技三大类档案设置1台电脑作为总信息库，并与全机关300余台电脑联网，加强了内部信息联系和共享，档案管理实现上档升级，效率大大提高。

三、强化制度建设，提升档案管理规范化水平

科学规范的档案管理机制是档案管理职权明晰、运转高效、规范严谨的保障。要提高档案管理规范化水平，务必做到“三个到位”：一是管理制度落实到位。按要求制定档案管理员职责和保密、查阅利用、接收、保管、整理、登记、征集、鉴定、检查等制度，进一步规范档案管理工作程序，落实档案管理目标任务奖惩办法。二是责任制度落实到位。在机构与组织管理、基础设施、业务建设、档案信息化建设、档案信息开发利用等六方面确定目标任务，并向领导、责任科室、个人层层分解，签订目标责任书，真正做到任务、时间、人员三落实。三是程序管理落实到位。严格落实档案接收、鉴定、整理、保管“四步程序”：第一步，要及时接收。对已处理完毕的文档、图纸、图片、电子文档、实物等档案及时进入档案室，按程序处理档案；同时，广泛收集当代新政策、法律法规、理论学说、高新科技等方面的文献资料，扩大信息来源。第二步，要鉴别真伪。对接收的档案资料，要对其真实性、完整性、可用性、时限性和保密程度进行分类鉴定和处理，以利于对其实施动态管理，而后对档案进行整理、保管分类、编号、登记，增强档案的保存价值和使用价值。第三步，要科学整理。档案要按规定的分类库柜位置存放，确保档案目录、档案名称、档案存放位置、计算机管理总目录一致，便于清查、调取档案。第四步，要安全保管。加强对档案的保管、保卫和保密工作，做好防火、防盗、防虫咬、防霉变等预防工作，坚持每半年对电子文档载体和环境进行检测，及时检查信息保存情况。

四、加强人员能力培训，提升档案管理专业化水平

现代化档案管理对工作人员在业务知识、科学知识、法律知识及管理操作能力等方面要求非常高，而基层档案管理又比较薄弱。因此，必须加大对市、县、乡三级档案管理人员的培训。一是抓好继续教育培训。组织档案工作者认真学习《档案法》、《保密法》及国家关于档案管理等方面的法律法规和专业知识，做到守法、守规。二是抓好岗位专项培训。坚持“按需施教、学用结合、务求实效”的原则，按岗位、分层次、多渠道、多形式开展专项培训，为档案管理人员提供系统专业的学习机会，不断完善知识结构，提升能力素质。三是抓好考核激励。对档案管理人员进行科学考核、评估，严明奖罚，提升维护档案安全和历史真实性、服务全局的自觉性、主动性，努力造就一支政治强、业务精、作风硬、纪律严的高素质档案干部队伍。

（作者单位：邯郸市人民政府办公厅 ）