浅谈新形势下高校教学秘书队伍的建设

郭娴娴 浙江理工大学文化传播学院



浅谈新形势下高校教学秘书队伍的建设

郭娴娴 浙江理工大学文化传播学院

摘 要：教学管理是提高高校教学质量的重要环节，而教学秘书在教学管理中起着不可忽视的作用，本文分析了新形势下教学秘书的素质要求，阐述教学管理的工作内容，探讨教学秘书发展所面临的问题。

关键词：教学秘书 教学管理 建设

高等教育的建设不仅关系着国家的强大和崛起，还是地区经济发展、社会和谐稳定的重要因素，现代社会纵观各国，没有一个国家是抛开了教育而自行走向强大的。高校的教育除了在教学质量上的优化外，也离不开建设一支优良的教学管理队伍。教学秘书作为教学管理中的基层工作者，起着承上启下、传达信息、沟通调解、协调左右的作用，是高等教育建设中必不可少的环节和关键点。

近年来，随着高校改革的深入，在调整专业布局，改变人才培养模式、课程体系、教学内容、改进教学手段等方面提出了更高要求，那么围绕着教学开展的教学管理也应跟上现代化、信息化的步伐。没有一流的教学管理队伍，就建不成一流的大学。这要求我们不仅在管理思想、管理方法、管理手段上推陈出新，同时也需要建立一支具有高素质和强大责任感的管理队伍，处在管理核心中的教学秘书，提高自身的职业能力显得尤为重要。

一、教学秘书应具备的能力

教学秘书从事教学管理工作，涉及面广、事务琐碎繁杂，从另一方面来讲，这也是一项综合性的服务工作，不但要服务于领导，教师，还要服务于学生，这势必要求教学秘书应该加强与任课老师、学生间的交流沟通，主动为他们着想。教学秘书不光是教学管理的执行者，还是教学管理效果的直接反馈者[2]，根据所掌握的教学管理知识，积累的教学管理经验，及时向系主任反馈教学效果信息，树立自觉服务的意识，真正将服务落实于各项教学管理工作中，为日常教学活动正常运作保驾护航，确保日常教学活动的顺利开展[1]。

1.教学秘书应具备基本的职业素质。教学秘书的工作千头万绪，事情琐碎繁杂，这就要求教学秘书具有高度的责任感，急师生之所急，把师生的利益放在最先。在安排课程、协调教室时间、上报调停课任一个环节发生错误，就有可能造成教学秩序的混乱，甚至造成教学事故。这就要求教学秘书事无巨细，把每一件事务都安排妥当，每一个通知都传达到位，如果没有良好的职业道德素质，没有高度地责任感和使命感，是不能很好的胜任这份工作。同时，教学秘书处于管理基层，需要面对的事务复杂繁琐，且含金量不高，在一般教师眼里，可能觉得这份工作接近于打杂，大家的目光都集中在教授为学院创造的价值，而忽略了教学秘书对学院做出的贡献。所以，教学秘书在做好本职工作的同时，一定要摆正心态，放宽胸怀，努力在本职岗位上发光发热，服务师生。

2.全面的管理能力。教学秘书最大的岗位职责就是进行日常的教学管理，管理方式的好坏决定了学院的教学秩序是否能正常运行。处于教学基层的教学秘书应该通晓各学期不同时间段的常规性事务，了解教务处的办事流程和规章制度，做好每学期的事务计划安排，统筹规划，才能遇事不乱，做事有理有据、有章有节。随着时代的发展，高校学生变得更加自主，更加自信，但是责任意识比较薄弱，依赖性强，遇到问题第一反应就是找老师，缺少自我解决问题的意识。教学秘书应加大对办事流程，规章制度的宣传，通过短信、微信、QQ等方式让学生了解，授人与鱼，不如授人以渔，教学秘书应告知学生解决问题的方法，让他们学习自主管理

3.计算机操作能力。在新形势下，日常的教学管理会累积庞大的信息数据，且更新速度很快，这就要求我们能够科学合理地对这些数据进行处理、分类和归档。传统地处理信息的方式只会使工作变得更加复杂，熟练掌握教务系统、字表处理等操作软件往往能使事半功倍，同时也要熟练使用打印机、复印机、扫描仪等现代化办公设备，必要时还能够进行简单地故障修复，单单依靠技术人员来进行故障排查，必然会影响工作进度。充分利用现代科学技术，熟练掌握计算机操作能力，可以减少出错几率，提高工作效率，并且使教学管理工作更加科学化、规范化。

4.协调沟通能力。教学秘书的职责是服务于领导、服务于老师和学生。这在工作中必然要协调教务处与学院，领导与老师，老师与学生之间的复杂关系，既要做到“上传下达”，又要做到“下情上报”[1]。教学秘书的工作能够顺利开展，也离不开老师、学生的配合，故教学秘书需要有协作意识，做好教务处与学院，师生之间的桥梁沟通作用，正确地传达教务处的要求和通知，表达师生的意愿，处理问题时应从多方面利益考虑，及时疏通异议，妥善处理好交办和催办的事情[3]，随着社会的发展，学生和老师的需求都在发生变化，这就需要教学秘书扮演好倾听的角色，了解他们的想法，站在他们的角度上思考问题，往往就能找出解决问题的最佳办法。

5.较强的科研能力。教学秘书往往疲于应付各种繁杂的教学管理工作，而不愿再在科研方面花费精力。但是在新的形势下，作为一名教学秘书缺少科研的支撑，很难将业务做的专业化，职业发展上也很难有大的跨越。教学管理的终极目的是保证和提高教学质量, 需要经常对高校专业设置、培养方案、教学安排、教学质量等开展调查研究与评估[4]，对教学管理的制度、环节、机制的现实问题进行探究。而教学秘书在日常事务中对这些方面接触较深，更能提出切实可行的新观点和新举措。

6.较强的自学能力。教学秘书不应停留在应对本职工作上，还应利用空余时间，多汲取各方面的知识，开拓自己的眼界。时代飞速发展，信息更新日新月异，要想处于时代尖端而不被淘汰，需要顺应时代所需，丰富个人见识，学习国内外的教学管理经验，多向兄弟院校的同行学习交流，取长补短。

二、教学秘书的工作内容

1.日常教学管理相关工作。教学秘书需要根据各个学期的授课计划，合理安排课程时间、上课地点、上课人员，收集教师关于课程安排方面的意见，并根据教师们的要求对排课时间做出适当调整，协调并上报教师的调停课及任课老师的更换情况；负责教材的征订和落实工作；负责教师们各个教学项目的申报工作；负责学院网站上教学板块的实时更新和维护工作；负责核算并上报全院教师的工作量；协助系领导做好毕业实习、毕业论文的布置、检查、评价[5]；协助教学院长做好各学期中教学检查、调研，检查教师的上岗、备课，是否按照授课计划进行讲授，召开青年教师、学生座谈会，收集师生的反馈意见，并将期中检查的各个环节作出总结，以书面材料写出详细的期中检查报告送教务处。学生群体也是教学秘书服务的对象之一，相关的日常工作包括开学初的报到注册、补考、处理休学、复学、退学、处分等学籍异动，组织学生网上选课、解答学生在选课过程中遇到的各种问题，及时将教务处的信息反馈给学生，将学生的需求上报给教务处，组织计算机等级、英语四、六级考试等报名工作，审核学生毕业资格，毕业证书、学位证书发放等工作，对于无法正常毕业的学生，需要做好延后毕业学生的思想工作以及后期选课等各种提醒工作。

2.协助并配合教学领导做好教学相关工作。教学秘书充当着教务处与学院教学相关职能部门之间的桥梁纽带，必须及时地向教学领导汇报学校的相关通知及教学工作，并协助主管教学领导完成学校布置地各种教学任务和检查，协助领导完成培养计划的制定、相关教学文件的制定，并提供自己的谏言意见，协助领导起草各种计划、通知、总结材料；协助领导做好各种教学竞赛的布置准备工作。

3.协助并做好办公室领导布置的日常工作。由于教学秘书岗位的特殊性质，决定教学秘书在完成教学管理工作的同时，还需要协助或承担办公室布置的各种日常工作。这种情况在一些岗位编制较少的小学院比较普遍，教学秘书需要身兼数职。

三、教学秘书队伍建设存在的问题

1.教学秘书队伍不够稳定，工作待遇相应较差。教学秘书的工作琐碎复杂，工作量庞大，时常处于超负荷工作状态；但是由于教师对教学管理系统的不了解，导致对教学秘书的工作没有做出合理、客观的评价，忽略他们的业绩。高工作量，低收入，又缺少领导的重视，这都是导致教学秘书的岗位人员流动性大的客观因素，进而影响了日常的教学运行。

2.岗位职责不明确。教学秘书在行政上属于办公室管理，在业务上又受到教学管理领导和教务处的管理，故在行政人员缺乏的学院，教学秘书还需身兼数职，完成学院的日常工作，经常处在办公事务和教学实务难以兼顾的境地。

3.缺少进修培养机会。教学秘书大多在任职前缺少相应的岗前培训，偶有培训也仅仅是和新进青年教师一起参加培训，这就导致教学秘书培训没有针对性，流于形式；而新教学秘书在接替工作时，往往缺少交接，也缺少必要的指导和帮助，需要本人在工作中一次次碰壁，一次次摸索，自我总结，自我探索，方能找到办事的技巧和规律，但是这也往往浪费了很多精力和时间。在工作中，教学秘书事情繁杂琐碎，每天都需要在办公室里处理各种通知和师生反映的问题，很少有机会能够进修、出国、学习交流，参加各种教学培训，导致了教学秘书终日在办公室打杂，视野不够宽阔，见识较浅，知识匮乏，没有能力为领导出谋划策，缺少创新能力，对自身未来的发展也是不利。一个没有进步和发展的岗位，很难适应新形势下的高等教育管理需要。

4.缺乏奖励机制。教学秘书在岗位上勤勤恳恳、任劳任怨，时常还要加班加点，但是教学秘书在学院的评优、干部聘任、职称评选等方面，往往比学院其他人员的机会要少，目前在不少高校中，教学秘书已经不能参与职称评选，这也严重地挫伤了教学秘书的工作积极性，造成人员心思浮动，队伍不稳，从业人员寻求转岗或者其他工作机会的情况也时有发生。

教学管理离不开人的参与，而教学秘书作为教学管理的主要执行者，在这个过程中起着至关重要的作用。教学秘书需要不断地学习，完善自己，充实自己，努力寻找工作规律和方法，改善工作方式，提高工作效率，寻找创新点和突破点。改变以往人们眼中的勤杂工形象；同时学校应制订一个切实可行的奖励机制，提供合理的发展空间，解决教学秘书的后顾之忧，这也是保证高效教学秘书队伍稳定的前提。

参考文献：

[1]王巧文.关于高校教学秘书工作的认识与思考[J].价值工程.2010

[2]熊红菊论教学秘书在高校教学管理中的定位与发展困境[J].淮北职业技术学院学报.2011

[3]陈文贵.教学秘书在高校教学管理工作中的作用及队伍建设[J].天津职业技术师范学院学报.2002

[4]邹白茹.论高校教学管理人员的能力培养[J].湖南师范大学教育科学学报.2007

[5]廉赢论教学秘书在高校教学管理中的作用.科教导刊.2013