信息化在档案管理中的应用

金朝红

[摘 要]在我国社会经济不断发展的时代大背景下，纸质档案越来越多，管理难度越来越大，管理质量逐渐下降，最终导致档案的利用率逐渐下降。因此，寻找一种科学、高效的档案管理方法成为当前迫切需要解决的问题。然而，随着信息化技术的不断发展，信息化在档案管理中的应用则成为必然趋势。本文对信息化在档案管理中的应用优势、功能进行综述，进而提出信息化在档案管理中的应用对策，以期提升档案管理质量，促进信息化的广泛应用。

[关键词]信息化；档案管理；应用

doi：10.3969/j.issn.1673 - 0194.2016.08.132

[中图分類号]G270.7 [文献标识码]A [文章编号]1673-0194（2016）08-0-02

近年来，在计算机技术与信息技术不断发展的过程中，档案管理也随之发生变革，极具现代化气息的信息化被普遍应用于档案管理中，不但简化了档案管理环节，也在一定程度上提升了档案的利用率，这不仅推动了现代档案管理事业的发展，也是现代科技社会发展的必然趋势。由此可知，强化信息化在档案管理工作中的应用，非常重要也极有必要。

1 信息化在档案管理中的应用优势

1.1 提升档案的利用率

当前，诸多基层档案室所用的信息技术较单一，档案管理系统的功能较少，甚至有些档案管理系统只提供了文字录入、数据存储等简单功能，档案的利用率非常低，不但浪费了人力、物力、时间等资源，也限制了现代化设备的应用。对档案进行信息化管理，能够充分发挥现有计算机技术与信息技术的潜能，提升档案管理工作质量，促使档案利用率的提高。

1.2 提高档案信息的时效性

选题、编辑、出版等是档案信息手工操作的主要模式，在此工作模式下，从档案信息的形成到二次文献信息的开发，所需的时间极为冗长，这不仅限制了档案的利用，也容易使档案信息失效。而对档案进行信息化管理，则可让档案管理者直接以机读的方式获得档案信息，对档案信息进行二次文献编辑时，也可以直接利用计算机功能快速完成。

1.3 简化档案管理流程

实行档案的信息化管理，可以实现“一次投入、多次产出”的目的。只需对档案信息进行一次编辑，编辑完成后就可以无数次利用，而且在对档案进行加工整理时，也可免于经费的约束，这不仅简化了档案管理流程，也节约了不少时间与资源。

2 信息化在档案管理中功能

在现代科技时代中，档案内容成为了一种非常重要的信息资源，其在各行各业中的重要地位不言而喻。档案信息化管理是当前档案管理工作的重中之重。信息化在方案管理中可实现信息检索网络化、档案信息数字化等功能。

2.1 信息检索网络化

在目前的档案管理系统中，信息检索网络化的应用越越成熟，且已获得了让人满意的结果。将信息化应用于档案管理中，可在一定程度上改变档案信息的检索方式，即实现脱机检索→联机检索→网络智能检索的发展过程，这不仅简单了检索流程，也让档案信息可以快速获得共享。

2.2 档案信息数字化

纸质档案的录入比较繁琐，会浪费较多的人力、时间与纸张，而且存在后期“修改难、改后乱”的问题。而应用信息化管理档案，则可实现档案信息的数字化录入，不仅方便存储、查询、修改，也能借助网络实现档案信息的快速传递。

3 信息化在档案管理中的应用对策

3.1 改变档案管理模式

传统档案管理的对象主要是纸质档案、录音、录像、图片等资料，管理时，主要以人工查找、整理、储藏档案为主，随着档案资料的不断增加，档案管理的难度也越来越大，管理起来不但需要较多时间，其工作量也非常大。在信息技术不断发展的新形势下，各种软硬件设备、多媒体技术、云计算等，都为档案信息化管理提供了良好平台。所以，为不断提升档案管理质量，管理人员应该改变传统管理方式，将信息资料作为管理对象，进而真正将实体管理变为信息管理。

3.2 优化信息化档案管理系统

档案管理系统是实现档案管理的基本前提，高效的档案管理系统能够有效提升档案管理质量，确保档案获得有效利用。在信息化档案管理系统的建设中，应做好以下几点：第一，明确档案管理的各个步骤，以确保档案管理有序进行；第二，按照档案的性质合理设计档案管理系统的各项功能，以确保档案应用的时效性；第三，完善档案管理的相关制度，以确保档案信息的安全性。

3.3 合理利用信息化档案资料

在信息化档案资料的利用上，应做好以下几点。第一，管理人员应充分认识到信息化档案的安全性。因为在信息化时代下，档案的信息量较大、管理范围较广，在各行各业都在应用信息技术时，网络的安全性也存在一定的问题，因此，应做好全面的安全保护措施，以确保档案资料的安全。第二，确保档案资料的真实性。因为信息化档案资料从建立到归档的整个过程中，都应该确保其系统性连接，如果资料不真实，就无法和纸质档案的信息相对应，进而就失去了其利用价值。

3.4 强化档案管理队伍建设

信息化背景下，计算机技术与信息技术层出不穷，这给档案的信息化管理提出了新的高要求。为实现档案的科学化管理，首先应该从档案管理者入手。第一，档案管理部门定期为档案管理者提供信息化管理的培训机会，以不断提升档案管理者对科学化管理重要性的认识，进而强化档案管理者工作的责任心。第二，档案管理者应该具有现代的、多元化的信息知识，要与时俱进，树立科学管理理念，不断学习新的档案管理方法，以系统掌握档案管理学、目录学、文书学等档案管理理论。档案管理队伍的建设，不但能够提升档案管理的工作效率，还可促进信息化档案的科学管理。

4 结 语

在社会信息化建设不断深入发展的过程中，信息化档案的建设与管理工作遇到了新的挑战。如何在档案管理工作中合理利用信息技术与计算机技术，实现电子档案的科学化、信息化、规范化管理成为目前亟待解决的问题。为有效解决这一问题，本文分析了信息化在档案管理中的应用优势与功能，进而提出改变档案管理模式、优化信息化档案管理系统、合理利用信息化档案资料、强化档案管理队伍建设的应用对策，以确保档案管理对象从传统的纸质档案转化为信息化档案，最终实现档案管理质量的提升。

主要参考文献

[1]熊沈凡.信息化在档案管理中的应用[J].中国管理信息化，2015（19）.

[2]卢海燕，吴娟.信息化管理在部队干部档案管理中的应用分析[J].广东科技，2014（20）.