信息化时代医院档案管理工作探讨

夏海红

摘 要 信息化时代如何加强档案管理，使档案信息成为现代化医疗卫生管理重要手段之一，这是新时代各级医院面临的新课题。本文从医院档案信息管理的实际出发，通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重要性，针对性地提出应对措施，为医院档案管理工作提出参考。

关键词 信息化 医院 档案管理

随着社会信息化的进一步发展，各行各业对档案信息的需求日渐增大。作为医疗卫生系统重要资料来源之一的医院档案部门，在实现医院档案管理现代化当中面临许多新情况、新问题和新任务。信息化时代，如何加强医院档案管理，使档案信息成为现代化医疗卫生管理重要手段之一，这是新时代各级医院面临的新课题。本文从医院档案信息管理的实际出发，通过分析信息化时代医院档案管理工作特点以及重要性，针对性地提出应对措施，为医院档案管理工作提供参考。

一、信息化时代医院档案管理工作的特点

（一）档案信息来源多元化

医院实施传统档案管理方法，由于档案处理手段的落后，加之档案存储空间十分有限，档案管理部门只能选择性地收集档案信息，档案信息来源非常有限。医院在实施信息化改造以后，各个部门之间实现互联互通档案管理部门几乎可以采集到医疗、行政、教学、财务、科研、人事和后勤等各个职能部门的所有档案信息，实现档案信息来源多元化。

（二）档案处理要求时效性

医院的档案管理部门除了要服务于其各个职能部门之外，也要为其上级主管部门和病人服务。在档案管理部门获得各个部门的信息之后，必须在最短的时间内加以处理，使其电子化、系统化，方便获取和利用。通过档案管理部门计算机管理服务、光盘存贮服务、现代通信网络服务、公共信息网服务及视听传播服务，服务对象可多途径地获取档案信息，节省了时间，提高了利用效率。

（三）档案存储方式的多样化

在传统档案管理时期，医院档案主要以文本的方式存储。随着现代档案工作的开展和信息化的普及，档案不仅以文本的方式出现，而且更多的是以为病人服务过程中产生的电子文件和视听档案的形式出现，如文本、图像、声音或影像等。档案存储方式的变化，不仅减少了档案存储的物理空间，扩大了档案存储的范围和内容，而且能做到保持档案完整性，延长档案寿命。

二、医院档案信息化建设现状

（一）档案信息化工作中技术标准不一

在当前医院的信息化建设当中，各医疗机构的卫生系统软件使用不统一，升级版本不一，缺乏统一的软件支持，亟须升级联网更新进行系统维护，特别是系统运行中出现的问题应得到及时处理。

（二）档案信息化难以满足更多利用者对档案信息的需求

档案信息化呼声越来越高，大部分单位档案工作只是停留在简单的信息录入、查询和提供利用等传统模式，档案工作与医院目前的信息化建设差距太大，档案网络信息共享问题亟须解决。

（三）档案管理人员的素质影响着档案管理水平的提高

在医院人才培养中，只重视医疗技术人员素质的培养，并没有把档案人员素质的提高和继续教育纳入计划和要求。档案工作队伍存在着专业知识老化、知识面窄、知识结构不合理、缺少高层次的档案专业人才等问题。许多档案人员的管理水平停留在传统的经验上，思想观念和管理水平跟不上时代的发展缺乏创新和活力，这些情况已严重阻碍了档案事业的发展。

三、加强医院档案的信息化建设的思考

（一）加强档案信息化建设中软件和硬件的配套工作

建立相对稳定的档案信息化管理体系，这是新时期档案部门的一项基础性业务工作，是档案工作向信息化迈进的必由之路，是档案工作实现历史与未来有机链接的战略之举。因此，要加大资金投入力度保障档案信息化建设所需的软、硬件配套设施齐全。同时，档案信息化建设应与医院的网络建设同步进行，筹划档案网络与医院网络的设密权限，以档案室为中心，将院内的相关计算机进行内部联网将信息建立在统一的管理平台上，方便使用者在任何一台计算机上查看相关资料，在实现资源共享的同时也体现了数字化档案管理的时效性，在完善档案信息网络系统的同时，逐步实现办公自动一体化。

（二）实现电子文件管理规范化、制度化和标准化

电子文件管理规范化、制度化和标准化是档案信息化建设迫切需要，它关系到档案信息化建设的方方面面。各个环节的规范化运行没有统一的标准和规范，电子文件将成一盘散沙，不便于利用也不便于保存。国家和地方各级档案部门对档案信息化建设十分重视，制订了一系列的管理制度、规范、标准。医院档案部门应根据其行业的特点，加快相关规范、制度、标准的出台。因此要遵循国家标准和规范，吸收国内相关行业的管理标准和经验，建立健全有关电子文件管理的规范、标准、制度，如电子文件的收集、归档、鉴定和销毁制度，利用和保密制度等。要根据电子文件的特点，执行相关技术标准规范电子文件的数据格式，实现电子文件、电子档案的全程管理。还要借助医院信息化建设主管部门的技术力量，制定并落实各项制度以及标准和规范，从而保证医院档案工作在医院信息化环境下有序发展。

（三）组织档案人员开展业务培训

培养懂得网络知识与档案管理的复合型人才，为档案信息化建设提供必要的人才保障。档案人员要边学边实践，不断提高档案信息化管理水平。首先，要掌握计算机理论知识和运用技能，使自己熟练使用各种现代化信息工具，特别是网络传输工具，为更快更好地开发档案信息打下牢固的技术基础。其次，档案人员要通过深入临床一线，调查研究医疗、教学和科研对档案信息的需求，并在熟悉档案室的基础上，熟练快速地提供利用。

（四）消除部门障碍，保障档案安全

现有的医院各个科室之间相对独立，组织界限分明，这不仅妨碍了各个科室之间的沟通，也给档案信息的收集与编研造成障碍。所以必须淡化科室的概念，消除医院科室之间的界限，改变各自为政的局面，加强横向联系，从封闭式、分散型走向开放式形成网络化、一体化，实现“无缝隙”管理，使医院各个部门的信息能及时汇集到档案管理部门。同时，档案管理部门必须要配备专门的档案安全人员，对档案的安全实行专业化管理。档案管理人员必须要有风险防范意识，对档案信息系统实时监控，防止电脑黑客的盗取、篡改档案信息和破坏信息系统。要给档案系统安装防病毒软件，防止电脑病毒入侵，确保医院档案信息管理的安全。

（作者单位为湖南省双峰县人民医院）

参考文献

[1] 许桂清，王志.信息化变革档案管理探析[J].档案事业管理，2014（3）.

[2] 陈爱钦.计算机在医院人事档案管理现代化中的应用[J].福建电脑，2015（1）.