浅析工作分析的重要性

李丹

摘 要 工作分析是采用科学的方法或技术全面了解某一项工作或提取关于某一项工作全面信息的活动。分析者采用科学的手段与技术，对每个同类岗位工作的结构因素及相互关系，进行分解、比较与综合，从而确定该岗位的工作要素特点、性质与要求。

关键词 工作分析 重要性 浅析

总的来说，工作分析就是在全面了解工作（职位）的基础上提取管理有关工作方面所必需的信息，并依据战略和组织运行的要求对工作进行重新梳理分析的过程。工作分析是工作信息提取的情报手段，通过工作分析来提供有关工作的全面信息，以便对组织进行有效的管理。

一、工作分析在企业中的现状

近年来，随着人力资源管理日益得到企业和社会的重视，工作分析才开始成为企业所关注的问题。从本质上说，工作分析是一个重要的基础性管理过程，但是我们对工作分析的认识还远远不到位。很多企业管理者把它看作是一种负担甚至是可有可无的，因为工作分析是最费力、最繁琐、最难获得支持、最没有成就感的工作。但是它确实是最有效保证组织、工作系统效率和员工工作满意度的基础性工作。

目前，企业提高了对工作分析重要性的认识，但缺乏对工作分析理论和技术的了解，使本来就“痛苦不堪”的工作分析变得更加痛苦，加深了对工作分析的误解。

二、企业进行工作分析的重要性

（一）解决组织发展过程中“人”与“工作”相互适应的关系

人力资源规划虽然能够解决组织发展过程中“人”与“工作”相互适应的问题，但是如何进行人力资源规划呢？它需要通过对组织内现有工作信息的了解以及预测组织未来工作可能发生的变化，从而制定出人员的补充规划、晋升规划、人员配置与调整规划、培训与开发规划、报酬规划等，工作分析为获取这些工作信息提供了快速的途径。

（二）解决进入组织中人员质量的问题

工作执行人员的任职资格、求职者的信息提取内容、考试/面试及心理测验的内容、设计人员录用效度的检验、求职咨询、个人职业发展展望、人员的甄选/录用，解决的是进入组织中人员的质量问题，这将直接关系到组织未来的发展潜力。但我们到底需要什么样的人？我们又将如何从大量的求职者中挑选出我们所需要的人才呢？这就需要我们对职位工作的内容和执行这些工作的人员所应具备的任职资格有清晰的了解，需要我们根据这些任职要求对甄选工具（包括笔试、面试、心理测验及无领导小组讨论等）进行有效的设计，而职位说明书能够直接说明职位的工作内容和任职资格。

（三）解决员工的培训与开发、任职者的知识、技能和素质与职位相互匹配的问题

但到底应该培训开发什么？我们需要根据职位说明书对任职者做出要求，有针对性地对员工短缺的知识、技能和能力素质进行培训与开发，才能做到有的放矢，从而有效地提高员工的工作能力

（四）为职位评价提供客观依据

工作分析为工作的相对重要性提供客观依据，工作分析越详细职位评价结果就越具有可靠性，以此来确定职位的相对价值就越准确。职位评价是对组织内所有的职位的相对价值进行比较的一个过程，职位评价是薪酬管理的重要基础。但如何进行职位评价呢？不能嘴上说这个职位的价值比那个职位的价值大，必须从工作内容本身出发以职位的工作对组织的贡献来评价价值的大小。职位说明书为职位评价提供了客观的依据，工作分析越详细职位评价结果就越可靠。

三、企业如何利用工作分析开展工作

（一）确定工作分析目的

在企业管理过程中，解决不同的管理问题需要的信息及组合各不相同，因此要先明确目标，使工作分析所得信息有价值。目标明确前，需考虑顺利开展工作分析所具备的一些前提条件：企业发展战略方向明晰、现有工作流程相对清晰和稳定、近期组织结构无调整安排、有充足的人力来开展工作分析等。如果要在时机不恰当的情况下进行工作分析，效果就会大打折扣，甚至会费时费力惹得怨声载道却无法为企业管理作出应有的贡献。

（二）确定工作分析系统

企业在开展工作分析时必须考虑岗位不同所要采取哪种工作分析的技术和方法。一般来说分为工作导向性分析系统和人员导向性分析系统。选择哪种工作分析系统：一是取决于工作的结构性；二是与产业类型相关；三是工作的结果和过程特征；四是在企业价值观中对人的设想。需要说明的是，并没有哪一个工作分析系统可以适用于所有的组织，也没有哪一个工作分析系统是无可挑剔的。在管理实践中，关键是要根据工作分析的目的考虑企业自身的实际情况选择最适合的工作分析系统。

（三）确定并培训工作分析小组

企业在开展工作分析前要选择工作分析人员，可成立工作分析小组对整个工作分析的过程和结果负责。选择人员的数量、专业知识和经验结构则视为工作分析的目的、任务和工作量而定，通常工作分析人员要接受一种或多种工作分析方法的专业培训，这样就能使用一种或多种工作分析方法来搜集资料。

（四）搜集工作信息

此时，按照工作分析小组确定的分析方法，开始对需求对象（组织和个人）搜集资料。需要强调一点，对于各种信息的搜集其中很重要的一个信息来源就是调用企业原始的背景资料，如组织结构图、岗位设置情况、工作流程图以及工作说明书等。

（五）分析工作信息

第一步，通过处理所搜集的工作信息来进行整理、归纳、分析等，可以按照工作流程发生的先后顺序或者按照不同工作之间逻辑上的一致性，将整个工作团队、部门甚至是组织的全部工作信息进行梳理得到组织的工作任务清单；第二步，根据对工作任务的时间消耗和重要程度来进行评定，从而获取组织中工作任务清单的重点项；第三步，通过分析重点项来获得对学历、特定知识、特定经验以及特定能力的要求汇总归并就可得到完成某一工作所需要的学历、经验、能力等要求，最终完成工作所必需的各项任职资格。

（六）制定工作说明书

工作说明书是工作分析的最终结果，它包含了工作分析所获得的所有信息，并把它们以标准化的形式编制成文。一般来说，工作说明书主要包括工作描述和工作规范两大部分。工作描述反映的是职位所从事或承担的任务、职责以及责任的目录清单等；工作规范反映的是职位对承担这些工作活动的人的要求，是人们为完成这些工作所必须具备的知识、技能、能力和其他特征的目录清单。

四、结语

工作分析除了对企业管理起基础的支持作用外还具有一些社会意义，如培养职业化的工作人。工作分析所确定的工作说明书是培养大量忠于职业并具备特定职业素质的工作人的基础，它的广泛运用将会促进社会分工体系的合理发展，培养和造就更多职业化的工作人。

（作者单位为中铁隧道集团有限公司企划部）

参考文献

[1] 付亚和.工作分析（第2版）[M].复旦大学出版社，2009.

[2] 董克用，叶向峰.人力资源管理概论[M].中国人民大学出版社，2002.

[3] 萧鸣政.工作分析的方法与技术（第四版）[M].中国人民大学出版社，2004.