浅谈经开区档案馆如何实现档案信息化建设

兰红

当前，经开区档案馆实行的是定期接收归档的传统档案管理模式，既费时费力又不便提高整个部门的工作效率。21世纪是以数字化、网络化为特征的信息化技术发展的时代，此种管理模式已不能满足经开区跨越式发展的需要。因此，如何做好电子文件的归档与管理，如何强化档案管理的信息化、数字化建设，已成为经开档案人需要面对的一个崭新的课题。

一、经开区档案馆现状

（一）管辖范围增大，分类大纲依旧

2008年以来，随着经开区实施实体化管理，管辖范围从原有的5.7平方公里扩展到156.6平方公里，原有的组织机构骤增，部门已增至40多个。但是，至今仍然使用原制定的分类大纲，并缺乏相适应的全宗指南。

（二）清理库藏档案，提高整体质量

经开区档案馆现有库藏档案门类众多，近年来，档案管理人员变动频繁，应适时清点理顺库藏档案，让现有档案管理人员对库藏档案做到心中有数，了如指掌，以提高工作效率，并做到发现问题及时查缺补漏。

（三）档案设施陈旧，管理软件滞后

经开区档案馆目前的档案设施陈旧，档案管理工作无专业的、与之对口的档案管理软件，显然已不能适应新形势下档案管理的需要。

（四）档案管理制度的落实，乃当务之急

早在1998年，经开区档案馆就建立健全了档案管理各项规章制度。但制度上墙不落实、制度形同虚设直接导致同一部门规范不统一、标准不一致。

二、规范电子档案管理

面对新时期档案管理工作的需要，经开区档案馆只有创新思维、创新举措，才能在新形势下确保电子档案标准化、规范化。

（一）加大宣传、确保落实

档案馆应通过会议、培训、内网信息等多种形式，宣传电子档案具体归档要求和档案数字化、信息化管理的重大意义，不断提高干部职工的思想认识，全面推行《昆明市档案条例》和《电子文件管理与归档办法》。

（二）分门别类，整理组盘

1.文书电子档案整理。分内部和外部文件：内部文件，一按不同年代、组织机构、保管期限的文件分盘保管，以延长归档电子文件的保管寿命；二按不同年代、组织机构、保管期限进行组盘，档案部门在接收归档文件时集中完成组盘，建立盘内文件目录，便于计算机对盘内文件查找。外来文件、书面文件通过文书室处理，扫描成影像文件进入网络；电子文件的归档工作由业务部门掌握，处理完毕的文件由承办部门根据文件的重要性，确定密级和保管期限，转入档案部门，档案人员审查后，通过档案管理信息进入档案数据库。2.科技电子文件归档。科技电子文件档案种类较多，可分门别类归档管理。基建档案对纸质文件的实体进行扫描，并按案卷号、图号、序号连接起来，使终端用户直接检索到每一张图纸资料。3.会计电子文件整理。工资以光盘形式归档时，应附有纸质的每月工资汇总表，并列出单位、名称、代码、人数、明细工资等，同时还应附移交清单，作为财务和档案部门双方交接时的凭证。

（三）加强保护，延长寿命

光盘作为新型的存贮载体，有良好的抗干扰能力和结构稳定性，有利于归档电子文件的长期保存。因此，要选用耐久的光盘并且每4年转存一次。平常保管时应置于盒中直立放置，避免大量堆叠，以防光盘翘曲，在使用过程中应避免摩擦和划痕造成光盘的损伤，为防光盘氧化、变形、老化、潮湿使光盘片基霉变，存放温度宜控制在17～20℃，相对湿度35%～45%。

三、档案数字化、信息化建设的意义及内容

逐步全面实现档案数字化、信息化建设，是转变档案工作方式、促进档案工作可持续发展的关键环节，是实现档案事业跨越式发展，提高档案管理水平，促进经开区档案工作全面协调发展的重大举措。

（一）档案信息化建设的意义

当前，我国档案信息化建设是为了将档案信息资源进行整合，实现档案资源社会共享，为各级领导、机关、社会各界以及广大公民提供高效、优质的服务。

1.档案数字化是档案信息化的基础。新型的档案管理是由纸质档案管理向数字化档案管理为主转变的。全面推行电子公文，在收集和保存电子文件和电子档案方面要注意实施前端控制，使档案能够准确、及时地接收、存储、提供利用，控制和筛选无用文件，实现文档一体化管理。2.档案网络化是档案信息化的关键。档案信息服务由以往面对面服务为主向以网络服务为主转变，借阅者通过网络提交借阅申请，档案信息管理员通过网络审核并借出。整个借阅过程，借阅者无须到档案室，从而提高档案信息的利用率。3.检索自动化是档案信息化的最终目的。传统的档案管理虽然也编制有不少检索工具，但当查阅信息量较大时，使用效率会降低，而计算机检索速度快、效率高，可大大提高工作效率。

（二）档案信息化建设的内容

1.基础设施建设。主要包括计算机、路由器、存储器以及操作系统等，其核心是计算机网络。只有建设先进的计算机网络，才能充分发挥档案信息化的整体效益。2.档案信息资源建设。主要包括两方面，一是现有库藏档案的数字化，二是收集和接收各种形式的电子文件，然后集成到统一的档案数据库中。3.标准规范建设。管理规范包括数字档案相关要领定义、移交、整理、价值鉴定、安全性保证、利用方式等；业务规范包括数字档案的术语标准、资源描述、数字档案的文件格式、对象数据格式标准等；技术规范包括软硬件基础设施建设技术标准、软件系统工作平台技术标准、存储压缩格式等。4.应用系统建设。档案部门应依靠上级档案行政管理部门的有关科研院所和技术力量，选用先进、适用和可靠的档案管理软件。5.人才队伍建设。要不断提高档案人员的业务素质，一是分期分批对档案人员进行电子文件与电子档案管理的培训。二是组织档案人员去外地学习关于电子文件与电子档案管理的经验和方法，提高档案工作人员的业务素质。

四、如何逐步实现档案信息化建设

档案管理信息化是一项系统工程，涉及管理、技术、人员、资金等多方面的问题，具有一定的复杂性，需要统筹考虑。实现档案数字化，任务比较艰巨，结合经开区实际情况，坚持统筹兼顾、循序渐进的原则，分步实施，逐步实现。

（一）分段作业，循序渐进

以2015年为界，分两步走，采取老档老办法，新档新办法的档案管理模式，即2015年以前收集、接收进库的档案资料，暂以现有的实体档案保存，查找借阅采取老的档案管理模式。2015年接收进库的采用“双轨制”“两套制”保存形式，即实体移交的纸质档案与电子档案一起归档并一一对应，形成内容相同的两套档案。归档时使用不同的编目方法和存贮装具。在每一卷纸质档案的备考表或卷内目录“备注”项中注明相应的电子文件的编码及存址，同时，在电子文件归档目录“备注”项中注明相应的纸质文件的档号及存址，以便利用时参照互补。一般查询利用电子档案，快捷方便，也确保了纸质档案的保存完好。之后，再择机更新改造，逐步实现全面档案信息化建设。

（二）创新举措，确保安全

2015年档案归档实行“两套制”保存形式，1992～2014年档案，根据档案的实际利用需求，采取先部分，再全局的步骤，对利用率、利用价值高的档案资料优先考虑，优先进行数字化，满足社会利用需求。同时，充分利用数字化、网络化技术、进行计算机检索，实现远程查档、调档，在完善数字化管理系统的同时，进一步提高服务效率，改进服务质量。1992～2014年接收进库的所有库藏档案，可采取社会公开招投标形式，一次性数字化（历时长，需投入一定资金），以实现经开区档案馆档案信息化。

（作者单位为昆明经济技术开发区城市管理局）