浅谈高校档案管理创新及档案管理数字化问题

一、概述

随着科技的进步和信息数字化技术的发展，高校档案管理也有了很大的创新和变化，信息化技术的融入，使高校档案信息化管理日常化，有效地提高了档案管理工作效率，服务于广大师生。但是由于目前我国关于高校档案信息数字化管理还不够完善，当前也是在不断的摸索过程中。本文就当前我国高校档案管理数字化问题展开分析研究。

二、高校档案管理的创新发展

传统档案管理方式是基于人工纸质记录，并进行归档保存的过程，有很大的局限性，工作效率低下，搜索档案不够准确，时间浪费明显，在当前时代背景下以及信息数字化迅猛发展的影响下，传统档案管理模式已经难以满足高效发展的需要。档案管理工作的重要性不言而喻，得到了国家和领导部门很大程度的重视，在资金投入和科研力度上都在不断加大。信息化时代的来临，促使高校进行不断的创新改革，高校档案数字化管理开始逐步普及。高校档案数字化管理的应用，使高校档案管理效率得到了有效提升，与此同时高校档案管理也遇到了一定的难题，这也是一个极大的挑战，需要不断克服困难不断创新完善，才能取得长足发展。同时对于档案管理工作人员也提出了更高的要求，除却以往专业的档案管理知识、保密意识、责任心外，还需要对信息化技术有一定的了解，以达到信息数字化档案管理的要求。信息数字化档案管理已经成为当今高校发展的趋势，只有不断完善，不断创新，才能跟上时代的步伐，更好的服务广大师生。

三、高校档案管理数字化发展顺应时代需求

档案管理数字化的优势在于它不被时间和空间所限制，只要用户需要，在任何地点、任何时间，都可以通过电脑联网，进行档案信息的获取使用，这与传统的档案管理有着很大的区别。

互联网在不断的普及，人们的生活方式在发生着巨大的变化，高校档案管理数字化的应用，减少了档案人员编研工作难度，只要花费一些时间进行档案数据整理即可。

此外，档案业务经过数字化处理后能够更加方便、快捷、高校的进行归档、利用、传输、储存。通过档案管理系统平台，各个部门可以根据自身权限范围进行文件的上传与传阅，并直接在网络平台中进行意见的表达以及处理上级部门的批复。这些工作最后，只需要按照要求将数据以要求的格式进行上传，就可以达到应有的效果，档案数据的录入工作得到了很大程度的减少。

人们处在网络信息时代，档案管理数字化是时代趋势的发展，人们的工作以及生活都在的更加便利，所以高校档案数字化的创新与管理应用将切实的提高工作效率，并形成一个更加崭新、高效的工作环境，并不断的提高。

四、高校档案管理数字化的重要性

《高等学校档案管理办法》（中华人民共和国教育部、国家档案局第27号令）于2008年8月20日颁布，该办法自2008年9月1日起施行，原《普通高等学校档案管理办法》同时废止。《新管理办法》明确提出了高等学校档案包括“有保存价值的各种文字、图表、声像等不同形式、载体的历史记录”，突破了高校档案原来所涵盖的以纸质、录音带、录像带、实物等传统档案载体的藩篱，突出了电子或数字载体在新时代档案物理载体中的重要地位。

高校档案管理部门在长期的档案管理工作中，大量的数字化档案信息形成并以网络数据数字格式的形式得以储存。大部分高校有自己的校园网，并与数据库对接，同时与互联网连接，这让学校师生可以通过校园网进行科研项目合作、资料查询、会议筹备、学术交流等。高校档案管理数字化的创新应用为师生营造了一种拥有先进技术并可通过更多渠道方式进行工作交流的新的网络环境，其发展意义重大。

五、我国的高校档案管理数字化存在的问题

1.档案数字信息化辅助管理问题

虽然信息数字化管理已经逐步普及，但是对于档案进行管理，信息数字化管理仍是以辅助功能的情况服务于档案实体的编目和检索方面。高校档案管理模式中一般是针对于信息载体进行管理并不是针对于信息本身。计算机只是辅助人工管理档案实体，但是需要手工进行目录的编写再录入计算机系统，这无疑加重了管理人员的工作量。编目是为了能够使档案数据在系统平台中进行排版打印后能够形成更加完善让人一目了然的案卷目录，并方便进行展示以及查阅。这使得当前档案管理工作中计算机辅助管理难以达到实际的效果。

2.高校档案管理人员素质参差不齐

高校档案管理人员的素质水平情况直接影响着档案管理工作的开展，我国档案管理人员普遍存在素质较低的情况，这对于档案管理数字化发展有着严重的影响，信息时代的洗礼使高校档案管理更上一个台阶，管理人员的各方面水平也要随之提高，才能更好地胜任档案管理的工作任务，更好的推进档案管理工作向标准化发展。档案管理并不仅仅是对于档案的收集、整理、参考、使用，档案管理是一项精密而复杂的工作，要求档案管理工作人员足够细心，有足够的耐心，并且有较强的学习能力，工作中能不断总结提高。另外从事档案管理工作的人员需要保持高度的保密意识，档案并不是可以供大部分人随意观看、查阅和使用的，很多档案信息都含有一定的隐私信息，需要自觉的保护、保密。

在当前档案管理数字化发展迅速的情况下，档案管理人员还需要熟识一些基本的办公软件以及档案管理系统的操作，并且要有一定的计算机技术能力。如今档案管理已经与计算机、网络等连接紧密，档案管理人员各方面素质水平还有待提高，建议进行定期的技术培训，总结经验，不断完善自我，提高综合素质能力水平，以避免时代的洪流所淘汰。

3.高校档案馆网络化建设缺乏统一的网络化协调机构

不同高校隶属于不同的行政主管部门，这就造成了各个高校档案馆，档案数据库各自为阵，形成独立的系统和数据库资源，此外数据库的建立标准化程度偏低，类型较为单一，而且规模小，存在数据不规范，商业服务水平差的问题，数据库仅仅供本单位使用，利用率很低，并且高效数据库以条目数据库为主，缺少全文和多媒体数据库，难以全方位的满足用户的多方面需求。这虽然更方便校方管理，但是资源难以形成共享。高校之间的互相联系以及交流难以在高速发达的网络环境中得以开展，这对高校的发展是不利的，馆际之间开展合作行动有助于高校互相取长补短，不断促进发展。目前，高校档案馆网络化建设中缺乏统一的网络化协调机构，这是需要迫切解决的问题之一。

4.经费保障不足

高效档案管理数字化仍然处在发展阶段，还需要不断的完善和进步，目前在硬件设施上也存在一定不足，硬件设施质量也在不断提高，档案馆网络化建设也需要不断的投入资金，但由于多方面原因，对于档案馆建设的经费比较有限，难以配置較为高端的硬件和软件设施。现今网络信息时代更新换代速度加快，软件系统的更新更是日新月异，经费保障不足使得高校网络档案数字化建设很难跟上时代的步伐，只能是沿用旧版的系统和硬件设施。这一定程度上影响了高校档案管理创新及发展。

5.网络安全问题

由于高校档案管理数字化建设是基于计算机技术和网络技术的应用，随之而来的是网络安全问题。高校档案数据库的建立以及与校园网的对接以及和其他单位企业机构共享资源的同时，也要积极的防范网络安全问题。首先要对服务器和其他硬件设备进行有效的防护，定期的进行病毒的查杀和木马的清理，升级病毒库。此外需要对档案管理权限进行细致的设定，避免人为的因素泄露档案信息，造成不必要的后果。要积极的进行安全培训，培养工作人员网络安全意识。保护好档案数据，使之完整、安全。

六、结束语

高校档案管理数字化模式是时代的产物，帮助我们快速、准确的找到所需档案信息，同时也降低了高校档案管理工作的成本投入，提高了工作效率。高校档案管理创新需要不断的在实践过程中摸索，总结经验教训，不断完善进步。才能使高校档案管理数字化发展不断的推进高校的发展和进步。

（作者单位：赤峰学院教务处）