管理类档案归档常见问题探析

企业档案管理对企业起着一定的作用，而企业的科研档案更是一个企业数据的重中之重。在对档案进行一些规范化的管理的时候，能够对企业的现状做出一些了解，对当前的一些医疗工作可以做出一些改进，提高企业的科研水平。但目前，我国对于科研档案归档的管理还存在一些问题，该文就是通过对企业科研档案归档管理问题，做出一些对策的分析，希望能够为我国的医疗事业做出一定的贡献。

本文介绍了企业管理类档案的概念和来源，论述了企业管理类档案的整理职责、原则、方法和步骤，同时简述了电子文件的归档整理。

一、管理类档案归档现状

档案按照产生源可分为外部生成的档案和内部生成的档案两大类。外部生成的管理类档案：包括地物所之外形成的通过OA系统接收到的各类公文。内部生成的管理类档案：所内形成的带有公文编号的文件。

目前所内管理类档案的接收和管理存在三个比较突出的问题：一是所内公文要素不规范。在2012年度公文主题词使用上存在用词不规范现象，2013年5月之后，公文全部取消了主题词要素，但所内公文依然使用主题词，而且还存在使用不规范现象。档案归档要求保持原貌，所内公文存在的问题将如实伴随管理类档案终生。二是移交公文未进行鉴定。目前，所内当年从OA系统收到和所内生成的管理类档案在次年第一季度末由所综合管理办全部打印一份后，造册移交给数据服务中心档案管理组。由档案管理组安排专人对移交的档案进行整理、录入条目信息、粘贴条码标签、装盒归档。但归档的管理类档案未进行鉴定，所文书岗通过OA收到的公文全部移交给档案部门，不但造成打印的浪费，也给后续整理增加了工作量，占用存放空间。

以2013年和2014年接收的管理类档案为例进行分析，可以看出这个问题的具体表现：按生成单位进行统计，可以看出地物所自己生成的数量非常少，只占当年接收量的5%左右（见表1）。

再对这两年接到的研究院和油田公司（克市）的公文做进一步分析发现，接收油田公司（克市）的公文中，简报、通报类公文占了近50%（见表2）而这些公文并不直接指导地物所工作：

再对这两年接收到的公文按人事类和非人事类进行分析，发现人事类文件占的比重较大，且呈上升趋势（见表3），但这些涉及人事任免、变动的文件和地物所有直接关系的文件数量却非常有限：

所以对通过OA系统接收到的公文在归档前进行鉴定很有必要。此外，所综合办文书岗移交的公文前面均附有《新疆油田勘探开发研究院地球物理研究所收文稿纸》（以下简称：收文稿纸）及公文处理结果，一般每份公文前至少有2页，按2014年接收的384份公文计，仅打印《收文稿纸》就需近800张纸，而在公文归档时，只统计正文页数，《收文稿纸》虽然跟文件正文一并装盒，但其本身并无档案价值。

三是归档的管理类档案未开展鉴定销毁工作。地物所于2013年下发《关于成立地物所物探档案鉴定领导小组的通知》，但尚未对馆藏的档案进行鉴定，鉴于管理类档案接收中的实际情况，应该可以对之前归档的管理类档案开展鉴定工作，对不适合归档的档案进行鉴定并销毁。

二、归档范围的界定和建议

归档范围，就是归档文件整理的范围。在整理时，不是所有的文件材料都需要归档，而是要正确分析，区别对待。在确定文件材料归档范围时，既要保证归档文件的材料收集齐全，完整归档，防止“有档不归”，又要注意不该归档的文件材料就不能归档，防止“有文必档”。但是在具体执行过程中，文件产生单位不可能，或者做不到完全按照《文件材料归档和不归档的范围》来确定归档范围。所以，档案管理人员有义务去帮助文件产生单位确定归档范围。包括归档时间，既不能归档过早，文件尚处于运行和办理中，更不能归档过晚，造成文件丢失和损毁，极大地影响到档案的完整和质量。确定归档和不归档建议遵循以下原则：

1.应归档文件材料

凡是反映本机关工作活动，具有查考利用价值的文件材料均属归档范围。（1）上级文件。上级党政领导机关针对本机关工作的指示、批复、批转、通报、通知和普发的需要本机关贯彻执行的指导性文件；干部任免、启用印章和本机关上报批转、转发的以及普发的需要本机关贯彻执行的指导性文件。上级机关领导视察、检查本机关工作时的重要讲话、指示、题词照片和录音、录像材料。上级机关召开的需要贯彻执行的会议的文件材料。上级主管业务部门发来的文件。也就是你们直接上级发来的文件。（2）本级文件。本机关“红头”文件。以机关党组织和行政名义发出的指示、决定、规定、计划、总结、报告、请示、批复等。本机关内部文件。本机关内部单位形成的主要文件（如工作计划、报告、总结、总支、职代会等）会议记录，重要的电话记录，工作条例、规章制度、各种统计报表，干部、工人的行政工资和党、团、工会会员、关系转移介绍信及存根、职工离退休、退职证明、存根，本机关党、团员、职工花名册等。本机关召开各种代表会和专业会议形成的重要文件。包括召开会议的请示与批复、通知、日程安排、代表名册、工作报告、讲话发言、总结、决定、纪要、简报、典型和单位材料、先进集体和个人的名单等；本单位领导在有关会议的讲话稿。本机关编制的历史资料和编辑出版的各种书书刊的定稿和印本及本机关的宣传、报道稿；反映本机关各种活动的照片、录音带、录像带、剪报、光盘等。本机关财产、物资、档案等交接凭证、清册。重要的人民来信来访材料、领导的指示和本机关处理人民来信、来访形成的记录、摘要单、调查处理报告、统计分析材料等。技术文件。本机关在各项科学技术活动中形成的项目任务书、原始记录、工作总结、科研成果、技术标准、鉴定证书等材料；本机关在修建综合楼、办公楼、住宅楼等各项工程基建项目的审批文件、设计任务书，地质勘查材料、隐蔽工程记录、质量评定书、技术复核资料、工程预、决算、验收纪要、竣工图等材料；本机关购置设备的随机材料（包括装箱单、合格证、说明书）、运行维修记录等材料；本单位设计、生产的产品的成套文件材料。本机关形成的财务预、决算、财务分析、会计月、季、年报表，总账、各类明细账、现金（出纳）日记账、银行存款账，凭证等文件材料。（3）同级机关和非隶属机关文件。同级机关和非隶属机关发来的需要办理执行并起依据作用的文件。有关业务机关对本机关工作检查形成的重要文件。

2.不归档的文件材料

上级机关任免、奖惩非本机关工作人员的文件。上级机关普发供参阅、不办理的文件材料。上级机关征求意见未定稿的文件。本机关的重复文件。本机关无查考利用价值的事务性、临时性文件。未经会议讨论，未经领导审鉴的未生效的文件材料、草稿，一般性文件的历次修改稿（重要法规性文件定稿除外）、打印文件的各次校对稿（主要领导人亲笔修改稿和负责人签字的最后定稿除外）。从正式文件、电报上摘录的供工作参阅的非证明材料。无保存价值的信封、一般的群众来信。本机关负责人兼任外机关职务形成的与本机关无关的文件。为参考目的从各方面收集的文件材料。参加非主管机关召开的会议不需要贯彻执行和无查考价值的文件材料。同级机关发来的不需要贯彻执行和起依据性的文件。非隶属机关抄送的不需要办理的文件材料。

三、认识及结论

1.文书岗应熟悉归档要求和范围，在打印移交公文前，应先提交一份当年接收公文清单，并进行必要分析，提交所档案鉴定领导小组审定。按照所鉴定领导小组审定清单，将准备移交公文的电子文档打包交给档案管理人员。由档案管理人员归档时打印。

2.档案管理人员必须做到职能前移，在跟归档单位确定归档范围时，应对归档文件质量要求进行规定，以确保归档文件质量。

3.档案管理部门保管着归档的各类管理类档案，具备分析编研的基本条件，可以通过对已归档的管理类文件借阅使用情况和其他科研单位管理类档案的归档情况进行调研分析，提出地物所管理类档案编研和鉴定销毁意见。

（作者单位：山东省聊城市阿县民政局）